Cafetaria regeling

Een cafetariaregeling biedt werknemers de mogelijkheid om hun arbeidsvoorwaarden aan te passen aan hun persoonlijke behoeften. Het stelt hen in staat om bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden te ruilen voor andere voordelen die beter bij hun situatie passen. Hierbij kan gedacht worden aan het ruilen van vakantiedagen tegen een hoger salaris, het leasen van een auto in plaats van een reiskostenvergoeding of het ontvangen van een telefoon als onderdeel van het beloningspakket.

Cafetariabeloningen voordelig of toch niet?

Werknemers kunnen middels cafetariaregelingen hun arbeidsvoorwaarden afstemmen op hun persoonlijke behoeften. Daarnaast kan door de uitruil van de arbeidsvoorwaarden een verlaging van de belastingdruk worden gerealiseerd doordat belast loon wordt uitgeruild tegen onbelast loon.

Wat is een cafetaria regeling

Bij cafetaria regeling kunnen werknemers belaste bronnen (zoals loon) ruilen tegen onbelaste doelen. Dit kan tot belastingvoordeel leiden maar het kent ook soms ook nadelen (lagere pensioenopbouw).

Fiscale voordelen van een cafetariaregeling

Een van de belangrijkste redenen waarom werknemers en werkgevers geïnteresseerd zijn in cafetariaregelingen zijn de fiscale voordelen die ze kunnen bieden. Door bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden te ruilen voor andere voordelen, kunnen zowel werknemers als werkgevers profiteren van fiscale voordelen.

Bijvoorbeeld, wanneer een werknemer ervoor kiest om vakantiedagen om te ruilen voor een hoger salaris, wordt dit extra salaris vaak belast volgens de schijf waarin de werknemer zich bevindt. Dit kan voor de werknemer gunstig zijn als deze in een lagere belastingschijf valt. Bovendien kan het salaris naar eigen inzicht besteed worden aan zaken die voor de werknemer waardevoller zijn.

Wat zijn de mogelijke nadelen van een cafetariaregeling?

Een mogelijke nadeel van een cafetariaregeling is dat werknemers sommige secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals pensioenregelingen of ziektekostenverzekeringen, niet kunnen ruilen. Daarnaast kan het beheer en de administratie van een cafetariaregeling ook complex en tijdrovend zijn.

Uitruil van arbeidsvoorwaarden bij cafetaria regeling

De belaste loonbestanddelen betreffen bijvoorbeeld (een gedeelte van) het brutoloon per maand, de eindejaarsuitkering, een tantième, een provisie of de vakantietoeslag, maar kan ook bestaan uit de waarde van bijvoorbeeld vakantiedagen. Onder het regime van de werkkostenregeling kunnen cafetariaregelingen voorzien in een keuze waarbij de werkgever de heffing bij de werknemer voorkomt.

De werkgever kan dit doen door een vergoeding of verstrekking aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel, met inachtneming van het zogenoemde gebruikelijkheidscriterium. Het kan daarbij gaan om loon dat onder voorwaarden geheel of gedeeltelijk gericht is vrijgesteld. Voor zover er geen gerichte vrijstelling van toepassing is en geen vrije ruimte resteert, komt de heffing voor rekening van de werkgever (80% eindheffing).

Realiteitswaarde loonwijziging

Een wijziging van de arbeidsvoorwaarden kan incidentele of langdurige gevolgen hebben. Van een wijziging van de overeengekomen beloning is alleen sprake als de wijziging als zodanig realiteitswaarde heeft.

De wijziging heeft deze realiteitswaarde niet, als de betrokken werkgever en werknemer in wezen geen wijziging in hun onderlinge rechtsverhouding hebben aangebracht of iets anders zijn overeengekomen. In dit verband moet een wijziging van de overeengekomen beloning worden onderscheiden van een besteding van het loon (de besteding heeft immers geen gevolg op de af te dragen loonheffing).

De realiteitswaarde van een wijziging van de overeengekomen beloning behoeft geen nadere beoordeling als het een toekomstgerichte wijziging is, die berust op een structurele regeling (zoals een cao) en als, naast eventueel beoogde gevolgen voor de loonheffingen, sprake is van wezenlijke verschillen en gevolgen.

Van belang is wel, dat inkomensafhankelijke regelingen die gevolgen verbinden aan de keuzes in het kader van de cafetariaregeling consequent worden toegepast.

Gevolgen verlaging loon en cafetariaregeling

Een verlaging van bijvoorbeeld het loon in geld, heeft in het algemeen gevolgen voor:

• de grondslag voor de loonheffingen
• de grondslag voor de berekening van de diensttijdvrijstelling;
• de pensioengrondslag en de verschuldigde pensioenpremies;
• de grondslag voor de berekening van het vakantiegeld;
• het loon tijdens ziekte of zwangerschap;
• de grondslag voor inkomensafhankelijke uitkeringen;
• de grondslag voor inkomensafhankelijke voorzieningen, zoals de huurtoeslag.

Het past bij een reële wijziging van de overeengekomen beloning dat de betrokkenen dergelijke verschillen of gevolgen, voor zover aanwezig gelet op de daarvoor geldende regeling, bewust aanvaarden (schriftelijke overeenkomst waarbij de werknemer wordt geïnformeerd over de gevolgen van de uitruil van zijn arbeidsvoorwaarden).

Voorbeeld 1 cafetariaregeling

De werknemers van een werkgever hebben recht op een dertiende maand. Deze uitkering wordt in januari van elk jaar betaald over het voorafgaande jaar. Halverwege het jaar wordt er besloten dat elke werknemer ervoor kan kiezen zijn dertiende maand geheel of gedeeltelijk in te ruilen voor een aanvullende reiskostenvergoeding die past binnen de gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling.

Als het bedrag van de dertiende maand onvoldoende is om de maximale gerichte vrijstelling voor een werknemer te benutten, kan de werknemer ook nog een deel van zijn in dat jaar resterende brutoloon inleveren. De werkgever legt dit alles vast in een cafetariaregeling. De werknemers kunnen zo hun dertiende maand en eventueel regulier brutoloon inruilen voor een onbelaste reiskostenvergoeding.

Hoogte van het loon

Een lager loon heeft gelet op het vorenstaande in beginsel gevolgen voor andere betalingen door de werkgever of uitkeringsinstanties  waarvan de hoogte op basis van het fiscale loon wordt gebaseerd. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de 13^e maand en een aan te vragen WW-uitkering. De verlaging van het loon kan ook andere effecten hebben. Denk bijvoorbeeld aan een aan te vragen hypotheek; de hoogte van de te verkrijgen financiering op een woning is mede afhankelijk van de hoogte van het salaris.

Een lager loon kan ook leiden tot ‘bijvangst’. Immers de verlaging van het salaris kan ertoe leiden dat een werknemer aanspraak kan maken op bijvoorbeeld huurtoeslag of zorgtoeslag.

Beperken nadelen uitruil

Het staat werkgever en werknemer vrij om, met inachtneming van de daarvoor geldende regelgeving, regelingen zodanig aan te passen dat keuzes in het kader van een cafetariaregeling daarop geen invloed meer hebben.

Voorbeeld 2 Cafetariaregeling

In een cao is bepaald dat een verlaging van het brutoloon via de cafetariaregeling geen invloed heeft op de grondslag van overwerktoeslagen. Zo'n bepaling heeft geen nadelig gevolg voor de realiteitswaarde van de cafetariaregeling.

Op vergelijkbare wijze kan de doorwerking van de salarisverlaging op de pensioengrondslag worden uitgesloten; de pensioenopbouw wordt alsdan door de uitruil van de arbeidsvoorwaarden niet aangetast.

Administratieve en financiele lasten

Het cafetariseren van arbeidsvoorwaarden brengt (helaas) wel de nodige administratieve lasten met zich. Zou moet worden uitgerekend en bijgehouden welk deel van de arbeidsvoorwaarden wordt ingeleverd c.q. uitgeruild tegen de waarde van andere arbeidsvoorwaarden. Met andere woorden hoeveel vrije dagen moet een werknemer inleveren om een (gratis) fiets te verwerven?

Financieel is het voor de werkgever ook geen spel zonder nieten. Immers als voor de vergoeding of verstrekking van de arbeidsvoorwaarde geen gerichte vrijstelling bestaat, kan het loonbestanddeel worden aangewezen als eindheffingsloon en daarmee worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Als de vrije ruimte van de werkkostenregeling echter wordt overschreden, is 80% eindheffing verschuldigd door de werkgever.

Hierbij dient nog de volgende kanttekening te worden gemaakt. Zoals hiervoor opgemerkt dient bij de aanwijzing van loonbestanddelen als eindheffingsloon in de vrije ruimte aan het zogenoemde gebruikelijkheidscriterium te worden voldaan.

Dit criterium komt niet aan de orde als het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen voor een werknemer per jaar minder bedraagt dan EUR 2.400 (de zogenoemde doelmatigheidsmarge). Komt het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen boven deze norm, dan dient de gebruikelijkheid van de vergoedingen en verstrekkingen te worden aangetoond.

De toets van gebruikelijkheid houdt kortgezegd in dat het aanwijzen van een loonbestanddeel als eindheffingsbestanddeel gebruikelijk moet zijn, of in ieder geval voor niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is.

Noot fiscaal jurist inzake cafetariaregeling

Er zitten de nodige haken en ogen aan het correct inrichten van een cafetariaregeling. Met name als de nadelige gevolgen van het uitruilen worden beperkt of als rekening dient te worden gehouden met (i) de voorwaarden voor de toepassing van gerichte vrijstellingen, (ii) de omvang van de vrije ruimte van de werkkostenregeling en (iii) het gebruikelijkheidscriterium. Wilt u een cafeteria regeling opzetten of uitleg hierover voor uw organisatie stuur dan gerust een e-mail en/of neem contact op met onderstaande adviseur (s).

Bronnen Cafetariaregeling

Besluit loonheffingen, wijziging beloningen, cafetariaregelingen van 23 december 2017,

Besluit loonheffingen, inkomstenbelasting. Pensioenen; verzamelbesluit diverse onderwerpen van 11 december 2018,