Belastingvrij thuiswerken

Steeds meer mensen werken thuis, maar de belastingvrije vergoedingen hiervoor zijn beperkt. De belangrijkste vergoeding is de vergoeding voor de thuiswerkplek. Deze vergoeding is thans afgeschaft. Er is wel een daggeld vergoeding voor thuiswerken sinds 2022, deze bedraagt slechts € 2 per dag.

In een procedure bij de Rechtbank wordt de belastingvrije vergoeding aan de orde gesteld. In dit artikel een weergave van de mogelijkheden en de onmogelijkheden.

Belastingvrije vergoedingen

In het kort de onkostenvergoeding

Kijk hier voor belastingvrij thuiswerken tijdens de coronacrisis

Thuiswerken in een zelfstandige ruimte

Het moet gaan om een zelfstandige werkruimte in de woning, tenminste als de vergoeding belastingvrij kan worden verstrekt. In een procedure bij het Gerechtshof in Arnhem in 2012 kwam dit aan de orde. In veel adviseringsopdrachten welke wij aan klanten geven wordt er met de klant gesproken over de eisen van de zelfstandige ruimte. Als een ruimte voldoet aan de zelfstandigheidseis en het inkomenscriterium, dan zijn de kosten aftrekbaar. Wanneer is een kamer in een woning zelfstandig, da's vaak de vraag.

Als u voor uw bedrijf een werkruimte gebruikt in uw privéwoning, dan is dit een werkkamer. De kamer moet echter aan een aantal voorwaarden voldoen om er fiscaal iets mee te kunnen. De belangrijkste eisen zijn:

1. Het moet gaan om een zelfstandig gedeelte van de eigen woning, aldus artikel 3.16 Wet op de Inkomstenbelasting.
2. Feitelijk moet de ruimte kunnen worden verhuurd aan een derde (toilet, eigen ingang, keuken, water, etc.).
3. Er moet voldoende inkomen vanuit de werkkamer worden verdiend. Heeft u elders een werkruimte, dan moet u tenminste 70% van uw inkomen vanuit de werkkamer in uw eigen woning verdienen. Als u elders geen werkkamer heeft, dan moet u 30% van uw inkomen vanuit de werkkamer verdienen (en 70% van uw inkomen in of vanuit de werkkamer).

Voldoet u aan de eisen, dan verhuist dit deel van de eigen woning naar box 3 (de hieraan gekoppelde hypotheekschuld ook). De vergoeding die de onderneming dan heeft betaald is binnen de onderneming aftrekbaar en in box 3 belastingvrij. De waardestijging van de werkkamer is belastingvrij. De hoogte van de gebruiksvergoeding (zeg de huur) is gemaximeerd, deze is maximaal het voordeel dat u aangeeft in box 3 (artikel 3.17 Wet op de Inkomstenbelasting).

Een ondernemer die werkt in de woning van zijn partner (de woning is van haar a.g.v. huwelijkse voorwaarden) kreeg ook geen aftrek van de kosten van de werkruimte. De ondernemer stelde dat hij feitelijk een ruimte bij een derde gebruikte en dat dit gelijk te stellen is met het huren van een ruimte bij een derde. In dit kader zou artikel 3.16 IB onverbindend zijn. Het Gerechtshof in Leeuwarden heeft in maart 2013 naar deze casus gekeken. De rechter houdt het simpel: "is het een zelfstandige ruimte?", dit wordt in casu onvoldoende aangetoond. Dat de ondernemer een wet aan de kaak stelt wordt ook via de achterdeur afgevoerd, de rechter zegt hierover:

• Belanghebbende beklaagt zich met zijn stelling dat artikel 3.16 Wet IB 2001 hem ongunstiger behandelt dan ondernemers met werkruimte elders, in wezen over de innerlijke waarde van artikel 3.16 Wet IB 2001. Dienaangaande oordeelt het Hof dat het de rechter op grond van artikel 11 van de Wet van 15 mei 1829, houdende algemeene bepalingen der wetgeving van het Koningrijk, niet vrij staat om formele wetgeving te toetsen op haar innerlijke waarde of billijkheid. Het Hof kan hierover dus geen oordeel geven. 

Thuiswerken in een niet zelfstandige ruimte

Als de werkruimte thuis niet zelfstandig is en dus niet aan de voorwaarden voldoet, dan is de regeling eenvoudig. Fiscaal kunt u er niks mee.

Wanneer is een ruimte zelfstandig?

Een ondernemer heeft een werkruimte in zijn garage. De woning is privévermogen. De garage was via een centrale ingang te bereiken en niet via een eigen toegangsdeur. De garage heeft mooie openslaande tuindeuren. In de hal was een toilet met wastafel. In de woning zat ook nog een tweede toilet met badkamer (ook op de begane grond). Gas, water en elektra komen via één aansluiting binnen. Volgens de rechter was geen sprake van een zelfstandige werkruimte. De werkruimte was wel af te sluiten van het woongedeelte, maar dit was niet voldoende. De werkruimte had geen eigen watervoorziening of waterafvoer (tja, ook de rechter heeft verstand van de bouw). Verhuur aan een derde is onder deze omstandigheden niet mogelijk. 
 
De Rechtbank in Den Haag deed in 2013 een uitspraak over de vergoeding van de inrichting van een werkruimte thuis. Als de werkruimte een zelfstandige ruimte is, dan is de vergoeding voor de inrichting belastingvrij en anders niet. De rechter vindt de basis voor deze uitspraak in de Wet op de Loonbelasting (artikel 30 eerste lid van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001), hierin wordt namelijk gesproken over een werkkamer en de inrichting daarvan.

De vergoeding voor de thuiswerkplek (oude regeling)

Een werkgever kon belastingvrij € 1.815 aan zijn werknemer vergoeden voor de inrichting van een werkkamer thuis. Deze regeling is bij de invoering van de WKR afgeschaft.  De voorwaarden om van de oude / vervallen regeling gebruik te mogen maken waren:

1. Er moet een getekende overeenkomst zijn.
2. De overeenkomst moet worden bewaard bij de loonadministratie.
3. In de overeenkomst staan de naam en het werkadres van de werknemer.
4. In de overeenkomst staat de dag of aantal dagen waarop de werknemer thuis werkt.
5. De vergoeding mag eens per 5 jaar worden betaald.
6. De werknemer werkt tenminste 1 dag per week thuis tijdens gebruikelijke werktijden.
7. Op de werkplek staan een computer en telefoon (mobiele telefoon mag ook).
8. De inrichting van de werkruimte voldoet aan de ARBO-eisen.

Vragen en antwoorden door de Belastingdienst

De belastingdienst geeft duidelijkheid over reiskosten en thuiswerken, hieronder de vragen en antwoorden.

Vaste werkplek 

• Soms kan een werkgever vooraf niet bepalen hoeveel dagen een werknemer naar een klant zal reizen in een kalenderjaar. Als de werkgever aanneemt dat de werknemer minder dan 40 keer de klant bezoekt, ontvangt de werknemer een thuiswerkvergoeding. Achteraf blijkt dat hij de klant toch vaker dan 40 keer bezocht heeft. Moet er dan nacalculatie plaatsvinden?

Van een vaste werkplek is sprake wanneer een werknemer minimaal 40 dagen in een kalenderjaar naar die plek reist.

Als achteraf blijkt dat geen sprake was van een vaste werkplek of juist wel sprake was van een vaste werkplek, dan moet je dit corrigeren in de aangifte loonheffingen.

Ben je uitgegaan van minder dan 40 dagen en heeft de werkgever op dezelfde dag een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding verstrekt? Dan kun je op één van beide vergoedingen de gerichte vrijstelling toepassen. De andere vergoeding neem je op in de vrije ruimte.

De werkgever kan een reiskostenvergoeding ook achteraf betalen, zodat een correctie niet nodig is. Op deze manier is er meer zekerheid dat de werknemer de 40-dagengrens niet overschrijdt.

• Een werkgever gaat ervan uit dat een werknemer 30 dagen naar een klant reist. Dit is dus geen vaste werkplek. Door een nieuwe klus op het einde van het jaar bij dezelfde klant worden het 42 dagen. Er is nu wel sprake van een vaste werkplek. Moeten de oude aangiften dan worden aangepast? Correctieberichten? Of zijn de aangiften juist op basis van de veronderstelling op dat moment? 

Zie het antwoord op vraag 1.

• Wordt bij het bepalen van de gewerkte dagen bij de 128-dagenregeling rekening gehouden met verlof? 

Bij de 128-dagenregeling is ermee rekening gehouden dat de werknemer een aantal dagen niet werkt, zoals verlof, ziekte, cursus, enzovoorts. Als de werknemer 128 dagen werkt, mag de werkgever voor de vergoeding uitgaan van 214 dagen. 

• Hoe gaat een werkgever om met een OV-abonnement in combinatie met thuiswerken? 

De gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding geldt niet als de werknemer op dezelfde dag zijn OV-abonnement gebruikt om naar een vaste werkplek te gaan.

• Hoe past een werkgever de 128-dagenregeling toe als een werknemer 1 dag per week werkt? 

Voor de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en voor de gerichte vrijstelling voor reiskosten geldt de 128-dagenregeling. Als een werknemer 1 dag per week werkt, dan is de norm 1/5 van 128 dagen om te toetsen aan de 128-dagenregeling.

Bij minimaal 26 dagen thuiswerken per kalenderjaar voldoet de werknemer aan de norm van de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkvergoeding. De werkgever mag dan een thuiswerkvergoeding geven alsof de werknemer 1/5 x 214 = 43 dagen per kalenderjaar thuiswerkt.

Ook voor de vaste reiskostenvergoeding geldt een gerichte vrijstelling als de werknemer minimaal 26 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist. De werkgever mag dan een reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 1/5 x 214 = 43 dagen per kalenderjaar reist naar een vaste werkplek.

Je mag voor dezelfde werkdag niet tegelijkertijd de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor reiskosten naar de vaste werkplek toepassen.

• Mijn vraag gaat over de vaste werkplek. Als een werkgever op dezelfde dag een thuiswerk- en reiskostenvergoeding geeft, geldt maar voor 1 vergoeding een gerichte vrijstelling. Geldt dit ook voor ambulante werknemers en uitzendkrachten? 

Voor ambulante werknemers en uitzendkrachten gelden dezelfde regels.

• Hoe toetst een werkgever of een werknemer thuiswerkt of op kantoor? Bijvoorbeeld als een werknemer ook privé rijdt in een auto van de zaak of een OV-maandkaart heeft.

De werkgever moet toezien op een juiste toepassing van de regeling. Hij zal zijn administratie zo moeten inrichten dat hij dat kan toetsen.

• Een werknemer rijdt in een auto van de zaak en hiervoor geldt de bijtelling. Mag de werkgever per thuiswerkdag € 2 geven en is dit gericht vrijgesteld? 

De thuiswerkvergoeding is gericht vrijgesteld, als de werknemer op diezelfde dag de ter beschikking gestelde auto niet gebruikt om te reizen naar een vaste werkplek.

Bron werkkamer thuis

Gerechtshof Arnhem 30 mei 2012 inzake zelfstandige werkruimte of niet.

Rechtbank Den Haag 22 februari 2013 inzake inrichting zelfstandige werkruimte.

Gerechtshof Leeuwarden 26 maart 2013.