Kantoor thuis en Belastingdienst, wat is aftrekbaar?

Door de huidige coronaperikelen is thuiswerken de norm. Naar verwachting zal menigeen ook nadat alles weer in ere is hersteld vaker thuis blijven werken dan voorheen. Met dien verstande is het gespreksonderwerp over de fiscale aangelegenheden van een kantoor aan huis weer terug van weggeweest. Alle reden dus om hier een artikel aan te wijden.

1. Inleiding fiscaal vriendelijk thuiswerken
2. Algemene fiscale spelregels bij kantoor aan huis
3. Thuiswerken als IB-ondernemer
4. Thuiswerken als werknemer
5. Thuiswerken als DGA
6. Werken vanuit gehuurde woning
7. Kantoor aan huis en omzetbelasting 
8. Welke kosten van de kantoorruimte zijn fiscaal aftrekbaar?

1. Fiscaal vriendelijk thuiswerken

Het lijkt in beginsel aantrekkelijk, wonen én werken in één pand. Maar uw kantoor aan huis is lang niet altijd ook fiscaal zo aantrekkelijk. Er is onder meer een verschil in de behandeling van een kwalificerende en een niet-kwalificerende werkruimte. Daarnaast gelden er voor ondernemers met een eenmanszaak, een VOF of een maatschap andere regels dan voor een ondernemer met een B.V. Wanneer is uw werkplek ook voor de fiscus een werkruimte? Waar moeten u, uw bedrijf en uw werkruimte dan aan voldoen? En hoe zit het eigenlijk met de btw? Bent u geïnteresseerd in de antwoorden op deze vragen, leest u dan vooral verder.

2. Algemene fiscale spelregels bij kantoor aan huis

De wettelijke regeling heeft tot doel om zoveel mogelijk werkruimten onder het regime van de eigenwoningregeling te brengen en te houden. Dit is doorgaans voor veel belastingplichtigen ook de meest gunstige situatie. Er hoeft dan namelijk geen onderscheid gemaakt te worden tussen een box 1- en box 3-gedeelte van de eigen woning. Eventuele rente blijft dan als zijnde eigenwoningrente aftrekbaar en de vermogenswinst op de werkruimte is onbelast.

Dit is echter anders als de werkruimte, naar verkeersopvattingen, een zelfstandig gedeelte van de woning vormt (zelfstandigheidscriterium). Dan kan sprake zijn van ondernemingsvermogen of kan de terbeschikkingstellingsregeling van toepassing zijn. Naast het zelfstandigheidscriterium moet er ook sprake zijn van intensief gebruik (inkomenscriterium). Bij een ondernemer zijn bepaalde kosten dan aftrekbaar en voor een werkgever is het dan soms mogelijk een onbelaste kostenvergoeding te verstrekken.

2a. Zelfstandigheidscriterium

De werkruimte moet een zodanige zelfstandigheid bezitten, dat de ruimte duidelijk te onderscheiden is door uiterlijke kenmerken. Daarbij kan gedacht worden aan een eigen opgang of ingang, maar daarnaast kunnen ook de voorzieningen in de werkruimte van belang zijn. Gedacht kan in dat verband bijvoorbeeld worden aan eigen sanitair. De achterliggende gedachte is steeds geweest dat alleen de werkruimte die een dusdanige zelfstandigheid bezit, dat zij ook als zodanig verhuurd zou kunnen worden aan derden, fiscaal kwalificeert als werkruimte. Een werkplek in de woonkamer, een slaapkamer of een zolderkamer kan fiscaal niet meer als werkruimte worden behandeld. In dergelijke situaties loopt de kamer gewoon mee in de fiscale behandeling van de eigen woning. Kort en goed:

• Eigen ingang is noodzakelijk
• Eigen sanitaire voorzieningen is noodzakelijk
• Wasbak / keuken is wenselijk

2b. Inkomenscriterium

Als er dan naar verkeersopvattingen sprake is van een zelfstandige werkruimte, moet aan het tweede criterium worden getoetst: het inkomenscriterium. Daarbij is dan weer van belang of degene die de werkruimte gebruikt ook elders nog over een werkruimte beschikt. Als die er namelijk is, moet het gezamenlijke bedrag van de winst uit onderneming, belastbaar loon en resultaat uit overige werkzaamheden, hoofdzakelijk (>70%) in de werkruimte in de eigen woning worden verdiend. Is er geen externe werkruimte, dan moet het hiervóór genoemde gezamenlijke bedrag hoofdzakelijk in of vanuit de werkruimte zijn verdiend én in belangrijke mate (>30%) in de werkruimte zijn verdiend.

Als zowel aan het zelfstandigheidscriterium als aan het inkomenscriterium wordt voldaan, is er in fiscale zin sprake van een kwalificerende werkruimte.

Kort samengevat:

• 30% Van de inkomsten van uw onderneming wordt in of vanuit deze werkruimte verdiend; en 
• In het geval u naast een werkruimte thuis ook een kantoor buiten het huis hebt, moet u minimaal 70% van uw inkomen in of vanuit de werkruimte verdienen. 

3. Thuiswerken als IB-ondernemer

De IB-ondernemer kan de (kwalificerende) zelfstandige werkruimte aan zijn bedrijf ter beschikking stellen. In dat geval wordt het deel dat ter beschikking wordt gesteld onder de vermogensbestanddelen van box 3 gerekend. Een bijbehorende schuld valt ook in box 3. De ondernemer kan vervolgens ten hoogste het voordeel uit sparen en beleggen dat ter zake van de WOZ-waarde (van de werkruimte) in aanmerking wordt genomen ten laste van de winst van de onderneming brengen. Er kunnen dus geen werkelijke huurkosten ten laste van de winst worden gebracht. Wel is het mogelijk overige kosten van de werkruimte, zoals energiekosten, behang- en schilderwerk, stoffering en aanwezige inventaris, op de winst in mindering te brengen.

Gebruikt de IB-ondernemer de zelfstandige (kwalificerende) werkruimte voor meer dan 10% voor zijn eigen onderneming, dan kan deze eventueel worden aangemerkt als ondernemingsvermogen (keuzevermogen). Wordt de werkruimte voor meer dan 90% voor de onderneming gebruikt, dan behoort deze verplicht tot het ondernemingsvermogen.

4. Thuiswerken als werknemer

Een vergoeding voor de kosten van een werkruimte in de woning van de werknemer of een verstrekking daarvan is in beginsel belastbaar loon voor de werknemer. Onder de Werkkostenregeling (WKR) bestaat er geen aparte mogelijkheid voor de werkruimte thuis. Wel kan de vergoeding onder de vrije ruimte worden gebracht. Daarbij is het niet relevant of de werkruimte zelfstandig is en of er sprake is van een ‘eigen woning’ of een ‘huurwoning’.

5. Thuiswerken als DGA

Als een DGA een kwalificerende werkruimte in zijn eigen woning aan zijn B.V. ter beschikking stelt, valt deze ruimte in box 1 onder het resultaat uit overige werkzaamheden. Een vergoeding voor deze terbeschikkingstelling moet op zakelijke gronden worden vastgesteld. Op het belaste inkomen in box 1 mag de DGA nog wel de terbeschikkingsvrijstelling van 12% in aftrek brengen. De vergoeding is voor de B.V. aftrekbaar van de winst.

Een niet-kwalificerende werkruimte valt onder de eigenwoningregeling: het eigenwoningforfait wordt berekend over de woning inclusief de werkruimte. Een eventuele vergoeding voor de werkruimte wordt voor de DGA behandeld als loon. Het is echter mogelijk om de vergoeding als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen in de vrije ruimte.

6. Werken vanuit een gehuurde woning

Indien er sprake is van een kwalificerende werkruimte in een huurwoning, kunt u een evenredig deel van de huur aftrekken, alsmede de op de kwalificerende werkruimte betrekking hebbende kosten. Bij een huurwoning zal in de praktijk echter niet snel aan het zelfstandigheidscriterium zijn voldaan. Het is tegenwoordig niet meer mogelijk om aftrek te krijgen voor een niet-kwalificerende werkruimte.

7. Kantoor aan huis en omzetbelasting 

Voor de btw is van belang of de zaken, zoals een werkruimte, zijn gebruikt ten behoeve van uw IB-onderneming en of u hiermee btw-belaste omzet behaalt. Als dat namelijk het geval is, kunt u deze zaken voor de btw als zakelijk etiketteren en de voorbelasting met betrekking tot het zakelijke gebruik in aftrek brengen. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan btw op energie- en onderhoudskosten.

Indien u, als DGA, de werkruimte aan uw B.V. verhuurt, kunt u de btw met betrekking tot deze werkruimte niet in aftrek brengen. Verhuur van uw werkruimte aan uw B.V. leidt namelijk niet tot ondernemerschap voor de btw.

8. Welke kosten van de kantoorruimte zijn fiscaal aftrekbaar?

Indien er sprake is van een kwalificerende werkruimte, kunnen de volgende kosten voor aftrek in aanmerking komen (afhankelijk of u IB-ondernemer of ondernemer in de B.V. bent):

1. Het voordeel uit sparen en beleggen ter zake van de WOZ-waarde van de werkruimte 
2. Evenredig deel van de kosten voor gas, elektra en water
3. Kosten telefoon en internet  (mits strikt zakelijk)
4. Verzekeringen
5. Huurkosten (bij een huurwoning het evenredig deel)
6. Afschrijvingskosten
7. Heffingen gemeente en waterschap
8. Schoonmaakkosten  
9. Afschrijving verbouwing, inrichting en aankleding

Over het deel van de eigen woning dat als kantoor wordt gebruikt hoeft geen eigenwoningforfait te worden berekend. Eventueel kan een deel van de hypotheek als zakelijke kosten worden afgetrokken.

Noot van de adviseur

Het blijft in de praktijk altijd afhankelijk van alle feiten en omstandigheden of het één voordeliger uitpakt dan het andere. Laat u daarom altijd goed adviseren vóórdat u vergaande stappen onderneemt. Wij kunnen de voordeligste optie desgewenst voor u berekenen.