Vereisten rittenregistratie auto van de zaak

Rechter maakt gehakt van standpunten Belastingdienst bij beoordelen rittenregistratie. Nadat een rittenregistratie is gestolen, stelt de DGA een tweede (reconstructie) rittenregistratie op.

Voorwaarden rittenregistratie om bijtelling te voorkomen

In dit artikel bespreken wij een procedure bij de Rechtbank (oktober 2022) waarbij de rechter het standpunt van de Belastingdienst eens scherp tegen het licht heeft gehouden. De rechter is scherp en maakt redelijk gehakt van het standpunt van de Belastingdienst. De bijtelling (en aanslagen van ruim € 50.000) gaan in de prullenbak.

Procedure slechte rittenregistratie

Een DGA heeft 2 prive auto's en een auto van de zaak waarvoor hij een (slechte) rittenregistratie heeft bijgehouden. Zowel de rechtbank als het gerechtshof zijn van mening dat niet is voldaan aan de (verzwaarde) bewijslast dat slecht beperkt (maximaal 500 kilometer per jaar) met de auto van de zaak is gereden, ook de verzuimboete is terecht. Ook de nadere rittenregistratie brengt de rechter niet tot een ander inzicht. Aan een eerder boekenonderzoek kunnen geen rechter worden ontleend, omdat de rittenregistratie toen niet is onderzocht. De uitspraak is in lijn met een eerder arrest uit 2010 van de Hoge Raad.

Procedure rechtbank inzake rittenregistratie

Een werknemer die een auto van de zaak rijdt is door de rechtbank in het ongelijk gesteld in een kwestie waarbij een rittenregistratie niet aan de vereisten voldeed. Volgens de rechtbank moet de rittenregistratie de volgende onderdelen bevatten:

1. merk, type en kenteken auto
2. periode ter beschikking stelling van de auto
3. per rit : (a) datum (b) begin en eindstand (c) beginadres (d) eindadres (e) gereden route indien deze afwijkt van meest gebruikelijke route (f) karakter van de rit (prive of zakelijk).

In deze procedure stond centraal dat de adressen van de bestemmingen ontbraken en de vertrekpunten (beginadres) soms ook. Tevens is niet gemeld dat er soms een afwijkende route is gereden (en waarom). Tevens wijken de kilometerstanden op de garage bonnen af van de kilometerstanden in de rittenregistratie.

Bijtelling auto van de zaak voorkomen

In 2019 wordt een boekenonderzoek uitgevoerd bij X B.V. Er worden naheffingsaanslagen loonheffingen opgelegd omdat de rittenregistratie van de DGA niet juist is. De DGA hielt op papier een rittenregistratie bij die uiteindelijk wordt gestolen, de DGA doet hiervan aangifte bij de politie. De DGA stelt een reconstructie op van de rittenregistratie. De inspecteur schiet er gaten in en legt naheffingsaanslagen op.

De inspecteur komt tot het volgende

• De reconstructie van de rittenregistratie bevat (teveel) fouten / onnauwkeurigheden.
• De routes die zijn gereden wijken af van de routes die zouden moeten worden gereden via Google Maps of de ANWB routeplanner.

De rechter komt tot het volgende

• Bijtelling 2017 is onjuist berekend, dit was 22% i.p.v. 25%.
• Een DGA moet overtuigend aantonen dat de auto van de zaak minder dan 500 kilometer privé is gebruikt. Dit kan via een rittenregistratie, maar het kan (volgens de wet) ook op andere manieren.
• Per rit van de werknemer / DGA moeten in elk geval de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, begin- en eindadres en de reden (privé / zakelijk) van de rit duidelijk zijn. Bij het rijden van een andere of afwijkende route moet dit worden gemeld.
• Een kleine afwijking is niet direct fataal, bewijs kan immers ook op een andere wijze worden geleverd.
• Het is geen eis dat de privékilometers exact juist zijn (van elke afzonderlijke rit). Er moet immers worden aangetoond dat het totaal in een jaar minder is dan 500 kilometer.
• Doordat de DGA vaak met een aanhanger heeft gereden, gebruikte hij niet altijd de snelste route, vaak koos de DGA voor de grotere (snel-)wegen.
• De rechter vindt de reconstructie prima en overtuigend.
• Het is beschamend dat over een afwijking van 1 of 2 kilometer een opmerking wordt gemaakt.
• Rittenregistraties hoeven niet exact te kloppen.
• Bestemmingen van privéritten hoeven niet te worden opgeschreven. Eis is immers 'minder dan 500 kilometer op jaarbasis privé rijden'.

Noot fiscaal jurist inzake voorkomen bijtelling

De voorwaarden voor een rittenregistratie zijn redelijk bekend (kijk hier). Kleine afwijkingen komen in de praktijk vaker voor en zijn dus niet direct fataal. Regelmatig is er discussie met de Belastingdienst over de inhoud en samenstelling van een rittenregistratie. Het uitgangspunt is echter dat er een vrije bewijsleer geldt. Het is aan belastingplichtige helder te maken dat er minder dan 500 kilometer met een zakelijke auto privé is gereden. Het vooraf afstemmen met de Belastingdienst is wel aan te bevelen. Als u discussie heeft met de Belastingdienst, laat u dan bijstaan door één van onderstaande specialisten, zij kennen de wetgeving en de actuele jurisprudentie.

Bron bijtelling en kilometerregistratie

Rechtbank Noord Nederland d.d. 12 oktober 2022 ECLI:NLRBNNE:2022:4000

Rechtbank Den Haag d.d. 20 oktober 2022 ECLI:NL:RBDHA:2022:11324