Kilometeradministratie DGA ondeugdelijk

Een kilometeradministratie die wordt opgesteld op basis van geschatte afstanden en / of met een routeplanner berust niet op de primaire gegevens en is voor een sluitende kilometeradministratie niet voldoende.

Procedure accountant met Porsche

Hof 's-Hertogenbosch is op 12 juli 2023 (ELI:NL:GHSHE:2023:2302) van mening dat een achteraf opgestelde kilometeradministratie door een accountant niet voldoet. Er wordt een bijtelling toegepast over een Porsche Cayenne (cataloguswaarde € 121.000). De boete wordt niet opgelegd. De Hoge Raad is op 15 december 2023 (ECLI:NL:HR:2023:1745) van mening dat de cassatie procedure "niet ontvankelijk" is op grond van artikelk 6:6 AWB. Enkele leuke overwegingen:

• Kilometeradministratie sluit niet aan bij opgave van de garage, dit komt omdat de accountant ruzie heeft met de garage en de garage hem zou willen "pesten";
• Achteraf opgemaakte kilometeradministratie geeft geen betrouwbare weergave van het autogebruik;
• De accountant erkent tijdens de zitting (bij het Gerechtshpf) dat zijn woon/werk verkeer en de zakelijke ritten niet correct zijn opgenomen in zijn nieuwe kilometeradministratie; 
• Achteraf opstellen van een administratie kan problemen geven omdat deze minder betrouwbaar is en het risico in zich heeft dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven (Zie Hoge Raad d.d. 4 juni 2021 ECLI:NL:HR:2021:822 onder RO 3.4), een dergelijke administratie heeft dus minder bewijskracht dan een dagelijks bijgehouden kilometeradministratie.
• Volgens het Gerechtshof kan via een achteraf opgestelde kilometeradministratie niet snel worden voldaan aan de bewijsmaatstaf van "doen blijken". (RO 4.5)
• Geen boete omdat inspecteur opzet niet heeft bewezen;
• De accountant is te druk om prive met de auto te rijden;
• Tijdens de procedure bij het Gerechtshof wordt een herziene kilometeradministratie overlegd, deze sluit wel aan bij de opgaven van de garage, dit is niet voldoende, aldus het Gerechtshof.

Procedure DGA en kilometeradministratie

Het Gerechtshof Arnhem - Leeuwarden wijst een kilometeradministratie van een directeur-grootaandeelhouder (DGA) af omdat deze is opgesteld op basis van schattingen. De DGA rijdt een BMW 3 serie, hiervoor wordt een bijtelling toegepast. Daarnaast heeft de DGA nog een tweetal Audi's, hiervoor wordt geen bijtelling toegepast. Er wordt iedere dag een kilometeradministratie opgesteld op basis van een routeprogramma (schatting van de kilometers). De Belastingdienst legt een naheffingsaanslag loonbelasting op van ruim € 30.000 (en 10% boete). De boete wordt door de Rechtbank vernietigd. De Belastingdienst en de DGA gaan in beroep bij het Gerechtshof, deze rechter komt tot het volgende:

• Niet in geschil is dat de Audi’s aan [A] ter beschikking zijn gesteld.
• Op belanghebbende rust de last overtuigend aan te tonen dat [A] in 2009, 2010 en 2011 de Audi S5 en Audi S4 per kalenderjaar voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden heeft gebruikt.
• De DGA heeft gesteld dat slechts de BMW voor privéritten werd gebruikt.
• De Audi’s zijn volgens de DGA nagenoeg alleen zakelijk gebruikt. Ter onderbouwing van die stelling heeft belanghebbende agenda’s, tankbonnen, een onderhoudsfactuur en maandlijsten overlegd. Naar aanleiding van het boekenonderzoek heeft de DGA aan de hand van de beschikbare gegevens rittenregistraties opgesteld.
• Ter zitting van het Hof heeft de DGA kladaantekeningen van ritten in het jaar 2010 overgelegd. De DGA heeft verklaard dat de aantekeningen in 2009 en 2011 op dezelfde wijze werden gemaakt.
• Het Hof is van oordeel dat belanghebbende niet aan de op hem rustende bewijslast heeft voldaan.
• Ter zitting van het Hof heeft de DGA verklaard dat hij in de onderhavige kalenderjaren steeds dezelfde werkwijze hanteerde. Die bestond eruit dat hij aan het einde van een werkdag op het kladblok in de auto opschreef hoeveel kilometers hij heeft gereden. Hij kende bijna alle afstanden van de ritten die hij maakte uit zijn hoofd, omdat hij veelal naar vaste klanten reed. Als hij een afstand niet uit zijn hoofd wist, zocht hij de route op de routeplanner op en noteerde die afstand. Hij noteerde de begin- en eindstand van de kilometerteller niet.
• Voorts heeft de DGA verklaard dat hij ritjes naar het tankstation in de nabije omgeving van zijn woning veelal niet noteerde, omdat hij die afstanden verwaarloosbaar achtte.
• Het Hof concludeert hieruit dat de door belanghebbende geregistreerde ritten zijn gebaseerd op door hem geschatte afstanden dan wel op met de routeplanner berekende afstanden en niet op primaire gegevens zoals de kilometerstanden in de auto.
• Voorts heeft de Inspecteur een aantal onregelmatigheden in de registraties opgemerkt, zoals dat het enkele keren voorkomt dat de door de DGA op de tankbonnen vermelde kilometerstanden volgens de maandoverzichten pas enkele dagen later worden bereikt.
• Ten slotte kon de DGA onvoldoende verklaren over hoe het mogelijk is dat het uit de door hem gepresenteerde gegevens af te leiden brandstofverbruik enorm varieert, namelijk van 1:1,36 tot 1:22,25. Dat “soms een bon zal zijn weggewaaid” of door lage bandenspanning, filerijden of slechte weersomstandigheden wisselend verbruik zal optreden, kan de grote geconstateerde verschillen naar het oordeel van het Hof niet voldoende verklaren.
• De naheffingsaanslag is terecht opgelegd.
• Geen grove schuld, dus geen boete.
• De DGA krijgt nog wel een proceskostenvergoeding van ruim € 500.

Bron kilometeradministratie DGA

Gerechtshof Arnhem - Leeuwarden d.d. 16 februari 2016 (ECLI NL GHARL 2016 1160).

Rechtbank Gelderland d.d.18 december 2014 (ECLI NL RBGEL 2014 7800).