Kilometeradministratie achteraf opstellen

Rechters mogen soms naar leuke zaken kijken. Een achteraf opgestelde kilometeradministratie wordt door de inspecteur en de rechter niet geaccepteerd.

Procedure accountant met Porsche

Hof 's-Hertogenbosch is op 12 juli 2023 (ELI:NL:GHSHE:2023:2302) van mening dat een achteraf opgestelde kilometeradministratie door een accountant niet voldoet. Er wordt een bijtelling toegepast over een Porsche Cayenne (cataloguswaarde € 121.000). De boete wordt niet opgelegd. De Hoge Raad is op 15 december 2023 (ECLI:NL:HR:2023:1745) van mening dat de cassatie procedure "niet ontvankelijk" is op grond van artikelk 6:6 AWB. Enkele leuke overwegingen:

• Kilometeradministratie sluit niet aan bij opgave van de garage, dit komt omdat de accountant ruzie heeft met de garage en de garage hem zou willen "pesten";
• Achteraf opgemaakte kilometeradministratie geeft geen betrouwbare weergave van het autogebruik;
• De accountant erkent tijdens de zitting (bij het Gerechtshpf) dat zijn woon/werk verkeer en de zakelijke ritten niet correct zijn opgenomen in zijn nieuwe kilometeradministratie; 
• Achteraf opstellen van een administratie kan problemen geven omdat deze minder betrouwbaar is en het risico in zich heeft dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven (Zie Hoge Raad d.d. 4 juni 2021 ECLI:NL:HR:2021:822 onder RO 3.4), een dergelijke administratie heeft dus minder bewijskracht dan een dagelijks bijgehouden kilometeradministratie.
• Volgens het Gerechtshof kan via een achteraf opgestelde kilometeradministratie niet snel worden voldaan aan de bewijsmaatstaf van "doen blijken". (RO 4.5)
• Geen boete omdat inspecteur opzet niet heeft bewezen;
• De accountant is te druk om prive met de auto te rijden;
• Tijdens de procedure bij het Gerechtshof wordt een herziene kilometeradministratie overlegd, deze sluit wel aan bij de opgaven van de garage, dit is niet voldoende, aldus het Gerechtshof.

De procedure over de kilometeradministratie

Een DGA (directeur-grootaandeelhouder) rijdt een auto van de zaak zonder bijtelling. Bij een boekenonderzoek bij de B.V. wordt geconstateerd dat er geen kilometeradministratie is bijgehouden. Gevolg is een naheffingsaanslag loonheffing van ruim € 10.000 bij de B.V. (met een verzuimboete van € 500 en ongeveer € 2.000 heffingsrente). In de bezwaarfase komt de DGA met een kilometeradministratie. De kilometeradministratie wordt niet geaccepteerd en partijen gaan naar de rechter. Voordat de procedure begint, herziet de inspecteur (ambtshalve) de aanslag omdat de cataloguswaarde lager blijkt te zijn.

De rechter stelt dat de B.V. (feitelijk de DGA) niet overtuigend (achteraf) heeft aangetoond dat er minder dan 500 kilometer (op jaarbasis) met de auto van de zaak is gereden. De kilometeradministratie is achteraf - op basis van een agenda - opgesteld.

De boete wordt opgelegd naar een relatief laag bedrag / percentage, namelijk 5% (artikel 67c AWR / artikel 24a lid 3d BBB), in de huidige tijd zal de boete hoger worden vastgesteld.

Reden waarom de kilometeradministratie wordt verworpen

De inspecteur is van mening dat de kilometeradministratie niet kan kloppen omdat voor een rit van 43 kilometer in de administratie 430 kilometer is opgenomen, daarnaast is er nog een rit met een onjuist aantal kilometers. Daarnaast zijn er een aantal bekeuringen (snelheidsovertredingen) opgelegd die niet in de administratie zijn terug te vinden (locatie klopt niet).

Beoordeling fiscaal jurist

De wet (artikel 13bis eerste en tweede lid wet Loonheffing) stelt eenvoudig hoe het werkt met een auto van de zaak. Er moet een bijtelling worden toegepast, tenzij ... Er hoeft geen bijtelling te worden toegepast indien uit een rittenregistratie of anderszins blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. In artikel 3.13 uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 staat dan hoe een rittenregistratie eruit moet zien. Hierin moet worden opgenomen:

• merk, type en kenteken van de auto;
• periode van terbeschikkingstelling van de auto;
• per rit:
• datum;
• beginstand en eindstand van de kilometerteller;
• beginadres en eindadres;
• de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke;
• het karakter van de rit.

In deze casus stonden er in de digitale agenda geen kilometerstanden en daarnaast stonden er fouten in de verstrekte kilometeradministratie. Hiermee wordt niet overtuigend aangetoond dat er niet privé met de auto van de zaak is gereden.

Conclusie is dat een agenda wel kan werken als basis voor een kilometeradministratie, edoch dan moeten hierin wel de kilometers worden opgeschreven en is het van belang dat de administratie sluit met overige data zoals:

• bekeuringen;
• tankbonnen;
• parkeerbonnen, etc.

Er wordt nog wel een proceskostenvergoeding verstrekt aan de B.V., de reden hiervoor is logisch. Als hoofdregel geldt dat, indien een belanghebbende bij de rechtbank in beroep is gekomen en het bestreden besluit niet in stand kan blijven, het bestuursorgaan in de kosten van het geding voor de rechtbank wordt veroordeeld (vgl. Hoge Raad 20 december 1995, nr. 30 728). Dit ongeacht of het bestuursorgaan een verwijt kan worden gemaakt (vgl. Hoge Raad 24 augustus 1995, nr. 30 416). De rechtbank ziet geen aanleiding in het voorliggende geval van die hoofdregel af te wijken. In dit geval wordt de belastingplichtige voor de hoofdzaak (bijtelling) in het ongelijk gesteld, edoch voor de ambtshalve vermindering wordt de belastingplichtige in het gelijk gesteld, de vergoeding bedraagt zo'n € 1.000.

Bron

Rechtbank Gelderland d.d. 6 augustus 2013.