Achteraf opstellen kilometeradministratie

Het Gerechtshof Arnhem - Leeuwarden (ECLI NL GHARL 2014 2679) deed op 1 april 2014 een uitspraak over een achteraf opgestelde kilometeradministratie om zo de bijtelling te voorkomen. Volgens het Gerechtshof heeft de belastingplichtige niet overtuigend aangetoond dat de DGA de aan hem ter beschikking gestelde auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometers voor privédoeleinden heeft gebruikt.

Procedure accountant met Porsche

Hof 's-Hertogenbosch is op 12 juli 2023 (ELI:NL:GHSHE:2023:2302) van mening dat een achteraf opgestelde kilometeradministratie door een accountant niet voldoet. Er wordt een bijtelling toegepast over een Porsche Cayenne (cataloguswaarde € 121.000). De boete wordt niet opgelegd. De Hoge Raad is op 15 december 2023 (ECLI:NL:HR:2023:1745) van mening dat de cassatie procedure "niet ontvankelijk" is op grond van artikelk 6:6 AWB. Enkele leuke overwegingen:

• Kilometeradministratie sluit niet aan bij opgave van de garage, dit komt omdat de accountant ruzie heeft met de garage en de garage hem zou willen "pesten";
• Achteraf opgemaakte kilometeradministratie geeft geen betrouwbare weergave van het autogebruik;
• De accountant erkent tijdens de zitting (bij het Gerechtshpf) dat zijn woon/werk verkeer en de zakelijke ritten niet correct zijn opgenomen in zijn nieuwe kilometeradministratie; 
• Achteraf opstellen van een administratie kan problemen geven omdat deze minder betrouwbaar is en het risico in zich heeft dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven (Zie Hoge Raad d.d. 4 juni 2021 ECLI:NL:HR:2021:822 onder RO 3.4), een dergelijke administratie heeft dus minder bewijskracht dan een dagelijks bijgehouden kilometeradministratie.
• Volgens het Gerechtshof kan via een achteraf opgestelde kilometeradministratie niet snel worden voldaan aan de bewijsmaatstaf van "doen blijken". (RO 4.5)
• Geen boete omdat inspecteur opzet niet heeft bewezen;
• De accountant is te druk om prive met de auto te rijden;
• Tijdens de procedure bij het Gerechtshof wordt een herziene kilometeradministratie overlegd, deze sluit wel aan bij de opgaven van de garage, dit is niet voldoende, aldus het Gerechtshof.

Procedure over bijtelling en achteraf opstellen kilometeradministratie

Er wordt door X B.V. in 2006 een auto (Mercedes Benz ML 320 CDI) ter beschikking gesteld aan de DGA. Bij een boekenonderzoek legt de inspecteur een naheffingsaanslag loonheffingen op aan X B.V. In de bezwaarfase overlegt de DGA alsnog een kilometeradministratie, hieruit volgt dat de DGA de auto voor minder dan 500 kilometer privé heeft gebruikt. De inspecteur is het niet eens met de kilometeradministratie en hij heeft de naheffingsaanslag gehandhaafd. Er wordt tevens een boete (ongeveer € 2.000) opgelegd.

De Rechtbank Gelderland vindt dat de DGA niet overtuigend heeft aangetoond dat de DGA de auto voor minder dan 500 kilometer privé heeft gebruikt. De achteraf - op grond van de agenda - gereconstrueerde kilometeradministratie is hiervoor volgens de Rechtbank niet voldoende. De Rechtbank stelt de boete wel lager vast (ongeveer € 500). De bijtelling wordt iets naar beneden bijgesteld.

De DGA gaat in hoger beroep bij het Gerechtshof. Het Gerechtshof heeft dezelfde mening als de Rechtbank. De overwegingen van het Gerechtshof zijn:

1. De kilometeradministratie is achteraf opgesteld op grond van een zakelijke agenda van de DGA.
2. In de agenda worden slechts locaties genoemd.
3. Van geen enkel moment gedurende het jaar is de feitelijke kilometerstand bekend.
4. Een aantal snelheidscontroles stroken niet met de kilometeradministratie.
5. In de administratie staan onjuiste afstanden en dus onjuiste kilometerstanden opgenomen.
6. Met de auto zijn 426 privékilometers gereden en een beperkte afwijking ervoor zal zorgen dat de grens van 500 kilometer wordt overschreden.

Procedure Rechtbank Noord Nederland (december 2014)

In deze procedure is kort en bondig sprake van het volgende:

• Aan de werknemer wordt een auto van de zaak ter beschikking gesteld.
• Er is een verklaring "geen privégebruikt" aangevraagd en verstrekt.
• De werknemer heeft geen kilometeradministratie bijgehouden.
• De kilometeradministratie wordt achteraf opgesteld.
• In de kilometeradministratie zitten fouten (4 signaleringen die niet in de administratie staan opgenomen).
• De werknemer is het niet met de inspecteur eens en geeft aan dat de signaleren abusievelijk (foutje bedankt) niet in de administratie stonden.
• Er volgt een naheffing met 100% boete (kleine € 5.000 boete).
• Rechtbank is van mening dat de rittenadministratie onnauwkeurigheden en fouten bevat. De verklaringen van de werknemer zijn niet van belang. Daarnaast is de rittenadministratie achteraf gereconstrueerd.
• Boete wordt verminderd tot 25%.

Noot fiscaal jurist

Als sprake is van een terbeschikkingstelling van een personenauto, hoeft dit niet direct te betekenen dat de werkgever ook daadwerkelijk een bijtelling voor het privégebruik van de werknemer moet toepassen. Kan de werknemer aantonen (doen blijken) dat hij in een jaar minder dan vijfhonderd kilometer privé heeft gereden, dan mag de bijtelling achterwege blijven (artikel 13bis, eerste lid, Wet op de loonbelasting 1969).

Hierboven een opmerkelijke uitspraak, edoch ook onder bijzondere en specifieke omstandigheden. De belastingplichtige stelt achteraf een kilometeradministratie op die niet juist blijkt te zijn (ritten kloppen niet) en tevens worden bepaalde ritten niet in de kilometeradministratie opgenomen (drietal snelheidsovertredingen). Al met al een procedure waar niet teveel waarde aan moet worden gehecht. In een cassatieprocedure bij de Hoge Raad (d.d. 22 oktober 2010) wordt aangegeven dat het tegenbewijs (niet meer dan 500 kilometer privé gereden) vormvrij is.

Bron

Gerechtshof Arnhem 1 april 2014 (ECLI NL GHARL 2014 2679.

Rechtbank d.d. 6 augustus 2013.

Rechtbank Noord Nederland 18 december 2014 ECLI:NL:RBNNE:2014:6741.