Achteraf opmaken rittenregistratie

Nadien gemaakte rittenadministratie wordt verworpen

Aan B.V. X wordt een aanslag loonheffing van ruim € 10.000 met een boete van een paar honderd euro opgelegd (jaar 2006). In 2009 wordt een boekenonderzoek verricht en in 2011 wordt het verslag hiervan naar de directie gestuurd. Er wordt aan de directeur een auto ter beschikking gesteld, hiervoor wordt geen bijtelling aangegeven. Vanaf 2009 is er een kilometeradministratie bijgehouden, over 2006, 2007 en 2008 niet. De directeur verstrekt geen kilometeradministraties over deze perioden. De formele fase (horen, bezwaar, beroep) wordt doorlopen en de rechter mag er nu zijn oordeel over geven.

De directeur stelt dat hij over de genoemde jaren niet meer dan 500 kilometer met de auto van de zaak heeft gereden, over 2009 kon hij dit ook (middels een gesloten kilometeradministratie) aantonen. Vanwege het ontbreken van een sluitende kilometeradministratie legt de inspecteur naheffingsaanslagen  (met verzuimboetes) op. In de bezwaarfase overhandigde de directeur alsnog een kilometeradministratie. De rechter verwerpt de kilometeradministratie vanwege de volgende gronden:

• administratie is achteraf opgesteld (op grond van agenda);
• er zitten fouten in de administratie (onder meer rit van 43 kilometer is ingevoerd als rit van 432 kilometer);
• er zitten tegenstrijdigheden in de administratie;
• diverse snelheidsovertredingen op de A2 en A9 welke niet in verband zijn te brengen met de ritten in de kilometeradministratie.

Procedure accountant met Porsche

Hof 's-Hertogenbosch is op 12 juli 2023 (ELI:NL:GHSHE:2023:2302) van mening dat een achteraf opgestelde kilometeradministratie door een accountant niet voldoet. Er wordt een bijtelling toegepast over een Porsche Cayenne (cataloguswaarde € 121.000). De boete wordt niet opgelegd. De Hoge Raad is op 15 december 2023 (ECLI:NL:HR:2023:1745) van mening dat de cassatie procedure "niet ontvankelijk" is op grond van artikelk 6:6 AWB. Enkele leuke overwegingen:

• Kilometeradministratie sluit niet aan bij opgave van de garage, dit komt omdat de accountant ruzie heeft met de garage en de garage hem zou willen "pesten";
• Achteraf opgemaakte kilometeradministratie geeft geen betrouwbare weergave van het autogebruik;
• De accountant erkent tijdens de zitting (bij het Gerechtshpf) dat zijn woon/werk verkeer en de zakelijke ritten niet correct zijn opgenomen in zijn nieuwe kilometeradministratie; 
• Achteraf opstellen van een administratie kan problemen geven omdat deze minder betrouwbaar is en het risico in zich heeft dat de werkelijkheid niet goed wordt weergegeven (Zie Hoge Raad d.d. 4 juni 2021 ECLI:NL:HR:2021:822 onder RO 3.4), een dergelijke administratie heeft dus minder bewijskracht dan een dagelijks bijgehouden kilometeradministratie.
• Volgens het Gerechtshof kan via een achteraf opgestelde kilometeradministratie niet snel worden voldaan aan de bewijsmaatstaf van "doen blijken". (RO 4.5)
• Geen boete omdat inspecteur opzet niet heeft bewezen;
• De accountant is te druk om prive met de auto te rijden;
• Tijdens de procedure bij het Gerechtshof wordt een herziene kilometeradministratie overlegd, deze sluit wel aan bij de opgaven van de garage, dit is niet voldoende, aldus het Gerechtshof.

Procedure rechtbank inzake rittenregistratie

Een werknemer die een auto van de zaak rijdt is door de rechtbank in het ongelijk gesteld in een kwestie waarbij een rittenregistratie niet aan de vereisten voldeed. Volgens de rechtbank moet de rittenregistratie de volgende onderdelen bevatten:

1. merk, type en kenteken auto
2. periode ter beschikking stelling van de auto
3. per rit : (a) datum (b) begin en eindstand (c) beginadres (d) eindadres (e) gereden route indien deze afwijkt van meest gebruikelijke route (f) karakter van de rit (prive of zakelijk).

In deze procedure stond centraal dat de adressen van de bestemmingen ontbraken en de vertrekpunten (beginadres) soms ook. Tevens is niet gemeld dat er soms een afwijkende route is gereden (en waarom). Tevens wijken de kilometerstanden op de garage bonnen af van de kilometerstanden in de rittenregistratie.

Noot fiscaal jurist

Bij fouten of onduidelijkheden in een kilometeradministratie zijn een aantal zaken van belang. De belangrijkste zijn:

• Is het bewijs van de Belastingdienst rechtmatig verkregen?
• Is er überhaupt een auto ter beschikking gesteld?
• Zijn er formele gronden om de aanslag te vernietigen (tijdig, algemene beginselen behoorlijk bestuur, etc.).
• Is de cataloguswaarde juist berekend?
• Betreffen het enkele onnauwkeurigheden welke een beperkt belang hebben?
• Kunnen de fouten / onnauwkeurigheden eenvoudig worden verklaard?
• Is er overig bewijs waardoor een bijtelling niet aan de orde is (privé auto's etc.)?

De wet is eenvoudig, artikel 13bis Wet Loonbelasting stelt dat er een bijtelling moet worden toegepast als er meer dan 500 kilometer privé met een auto van de werkgever wordt gereden. In artikel 21c uitvoeringsregeling Loonbelasting 2001 staat vervolgens hoe een dergelijke administratie eruit moet zien.

Bron rittenregistratie

Rechtbank Gelderland d.d. 6 augustus 2013.