Geen kilometeradministratie

Inleiding

Indien aan de belastingplichtige ook voor privédoeleinden een personen- of bestelauto (hierna: auto) ter beschikking staat, respectievelijk is gesteld (hierna: staat), wordt het voordeel op jaarbasis gesteld op 0% - 25% van de cataloguswaarde van de auto. De auto wordt in ieder geval geacht ook voor privédoeleinden ter beschikking te staan, tenzij blijkt dat de auto op jaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. In dat geval bedraagt de bijtelling nihil. De woon- / werkkilometers kwalificeren als zakelijke kilometers.

Degene aan wie de auto ter beschikking staat, moet desgevraagd laten blijken dat de auto voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. Hierbij is de vrije bewijsleer van toepassing. Daarbij zijn verschillende vormen van bewijs mogelijk. Zo kan een sluitende rittenregistratie worden bijgehouden, maar het bewijs mag ook op een andere wijze worden geleverd.

In de rittenregistratie moet de gereden route worden ingevuld, indien deze afwijkt van de gebruikelijke route. Desgewenst kan de werkgever met de werknemer een afspraak maken om het bewijs te leveren, eventueel in overleg met de inspecteur. Dit besluit geldt voor zover relevant ook voor een ondernemer, medegerechtigde, resultaatgenieter, of directeur-grootaandeelhouder (degene die een aanmerkelijk belang heeft in de vennootschap waarvan hij directeur is, hierna digra).

Kunnen over de toepassing van het autokostenforfait vooraf afspraken gemaakt worden met de inspecteur?

Over de wijze waarop aan uit de wet volgende bewijsopdrachten kan worden voldaan, kunnen belanghebbenden desgewenst afspraken maken met de inspecteur. Er is een centraal punt in Nederland (de Belastingdienst in Almelo). Zo kunnen er bijvoorbeeld afspraken gemaakt worden over de interpretatie van feiten die zich op dit moment al voordoen en die relevant zijn voor de toepassing van het autokostenforfait. Hierbij mag echter niet uit het oog worden verloren dat de belastingheffing uiteindelijk behoort aan te sluiten bij de feiten die zich daadwerkelijk hebben voorgedaan.

Voorbeelden van aanvaardbaar bewijs

• Een werknemer houdt een sluitende kilometeradministratie bij doordat hij in aanvulling op zijn agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten; de maandstaten levert hij normaliter bij zijn werkgever in (HR 13 september 1989, V-N 1989/2853).
• Een werkgever en een werknemer hebben een schriftelijke overeenkomst getroffen (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privégebruik niet is toegestaan, terwijl de werkgever een betrouwbare controle uitoefent op het autogebruik. Tevens is de werknemer bij privégebruik niet verzekerd. Voorts beschikt de werknemer in privé ook over een auto (Hof Arnhem 8 oktober 1992, V-N 1993/312).
• Een politierechercheur mag de auto privé niet gebruiken op straffe van disciplinaire maatregelen. Het Rijk is eigenrisicodrager voor eventuele aansprakelijkheid. Bij privégebruik is de rechercheur niet verzekerd. Uit veiligheidsoverweging maakt de rechercheur voor privédoeleinden gebruik van z'n eigen auto (Hof Amsterdam 23 september 1997, V-N 1998/59.14). Zo is in de jurisprudentie (Hof 's-Gravenhage, EK VI, 2 maart 1982, rolnr. 268/81) bijvoorbeeld als bewijs aanvaard de combinatie van een eigen auto en gescheurde en met vet besmeurde bekleding van de stoelen in de auto van de zaak, en ook de combinatie van een eigen auto en het niet verzekerd zijn van de auto van de zaak buiten de door de werkgever gecontroleerde dienstreizen.
• Een werkgever heeft aan een werknemer in de bouw een auto ter beschikking gesteld met de afspraak dat de auto buiten werktijd wordt gestald op het bedrijfsterrein van de werkgever. Hierdoor is er in principe geen privégebruik buiten werktijd. Essentieel is dat de werkgever de hand er aan houdt dat de werknemers na werktijd de auto stallen op het bedrijfsterrein, bijvoorbeeld door controle op het achterlaten van de autosleutels. De Belastingdienst kan het toezicht door de werkgever steekproefsgewijs toetsen aan de hand van de registratie door de werkgever en de daadwerkelijke aanwezigheid van de auto's op het bedrijfsterrein.
• Een werkgever heeft aan een werknemer een auto ter beschikking gesteld met de afspraak dat privégebruik door de werknemer niet is toegestaan. Een in de auto gemonteerde black-box registreert het feitelijke gebruik. In deze situatie ligt de nadruk op het feit dat de werkgever aantoonbaar toezicht moet houden op het overeengekomen autogebruik. Een enkel verbod op privégebruik, al dan niet met een sanctie, volstaat niet. Ook een enkele vastlegging van kilometerstanden voorafgaand en na afloop van vakantieperiodes volstaat niet. Een in overleg met de Belastingdienst vast te stellen periodieke controle op en vastlegging van de kilometerstanden (laatste werkadres - woning eerste werkadres) door de werkgever verdient hierbij de voorkeur.
• Voor de volgende categorieën auto's mag, tenzij anders blijkt, worden aangenomen dat is gebleken dat zij voor niet meer dan 500 km voor privédoeleinden aan werknemers ter beschikking worden gesteld. Het betreft personenauto's die zijn ingericht en als zodanig uiterlijk kenbaar zijn, om te worden gebruikt door de politie, door de brandweer, voor het vervoer van zieken en gewonden, voor het vervoer van stoffelijke overschotten, voor het vervoer van gevangenen, voor het vervoer van zieke of gewonde dieren, of voor geldtransport, indien zij (nog) voldoen aan de voorwaarden voor teruggaaf van de BPM. Eén van de voorwaarden daarvoor is dat de personenauto uitsluitend bedrijfsmatig wordt gebruikt voor het specifieke doel. Voor bestelauto's die door hun aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen, geldt het volgende. Hierbij wordt in ieder geval gedacht aan sommige service-auto's waarin naast de bestuurder alleen plaats is voor gereedschappen en reserveonderdelen. Voor deze auto's blijft de bijtellingssystematiek gelden zoals die gold onder de Wet op de Inkomstenbelasting 1964: werkelijk aantal kilometers maal werkelijke kilometerprijs. Opgemerkt wordt nog dat (overige) bestelauto's met twee voorstoelen of een voorbank in het algemeen niet voor toepassing van deze systematiek kwalificeren.
• Het is mogelijk een afspraak te maken dat ritten gedurende bepaalde tijden worden geacht zakelijk te zijn en de ritten buiten die tijden privé. Het blijft daarbij voorbehouden aan de inspecteur of zo'n afspraak past binnen de omstandigheden en de aard van het bedrijf. Daarvoor zal tenminste sprake moeten zijn van vaste werktijden en een rittenregistratie waarbij de afgelegde afstanden en de tijden van de ritten op een onafhankelijke en controleerbare wijze volledig worden bijgehouden.

Voorbeelden van geen aanvaardbaar bewijs

• Uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer dat ander gebruik van de auto dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, al dan niet op straffe van een sanctie (HR 15 juli 1986, V-N 1986/1980).
• Een overeenkomst die niet voorziet in enige vorm van controle op wat is afgesproken, terwijl noch gebleken is dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden (lopende procedure bij de HR naar aanleiding van Hof Amsterdam 31 augustus 2001, nr. 99/3332, Infobulletin 2002/427).
• Een gespecificeerde schatting van het zakelijke gebruik en het woon- / werkverkeer (Hof 's-Gravenhage 31 mei 1990, FED 1990/641).
• De zg. vereenvoudigde rittenadministratie (een overzicht van de privéritten en het totaal aantal gereden zakelijke kilometers) zoals die in 2001 bijgehouden mocht worden voor een bestelauto.
• Een rittenadministratie waarbij enkel de plaatsnamen van het bezoek worden gemeld (dus geen adres en reden van het bezoek) is volgens het Gerechtshof niet voldoende (Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 2 juli 2013). Het is dus van belang dat u het adres opschrijft, maar zeker ook de reden van het bezoek. In deze procedure verschilden de afstanden naar hetzelfde adres en was niet duidelijk waarom de belastingplichtige hier was geweest, dit wordt de belastingplichtige zwaar aangerekend.

Voorbeelden van mogelijke afspraken tussen de werkgever en de werknemer

In zijn algemeenheid geldt een vrije bewijsleer bij het leveren van aanvaardbaar bewijs. Hierna volgt een aantal voorbeelden van mogelijke afspraken. Deze opsomming is niet limitatief. Indien aan meer van de genoemde voorwaarden wordt voldaan, zal een afspraak tussen werkgever en werknemer eerder volstaan als aanvaardbaar bewijs.

• Eén en ander blijft afhankelijk van feiten en omstandigheden.
• Een duidelijke omschrijving van de beperkingen die aan het privégebruik worden gesteld. De wijze waarop de werkgever toeziet op de naleving. Dit hangt van het reispatroon af. Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats reist). Zo zal bij de vertegenwoordiger een wekelijkse controle bijvoorbeeld meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan in overleg met de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden, rekening houdend met de aard van de onderneming.
• De wijze waarop de werkgever de op de handhaving betrekking hebbende gegevens vastlegt.
• Bij controle door de Belastingdienst moet de werkgever zijn toezicht aannemelijk kunnen maken. De werkgever kan ondersteunend bewijs leveren, door mede andere (eventueel in overleg met de Belastingdienst te bepalen) gegevens voor controle beschikbaar te houden, bijvoorbeeld black-box-registraties, werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, garagenota's, schaderapporten, bekeuringen, e.d.
• De aard van de sanctie bij het niet nakomen van de afspraak. Als de werkgever in de arbeidsvoorwaardensfeer een sanctie verbindt aan de overtreding door de werknemer van de afspraak, kan dit bijdragen aan het bewijs. De Belastingdienst kan niet in de beoordeling treden van een eventuele sanctie (zijnde van arbeidsrechtelijke aard) die de werkgever en de werknemer willen overeenkomen, maar ziet in voorkomende gevallen wel toe op het realiteitsgehalte van een sanctie die de werkgever en de werknemer zijn overeengekomen.

Nader bewijs

Uiteraard moeten de werkgever en werknemer beiden feitelijk handelen overeenkomstig de afspraak. Indien de Belastingdienst constateert dat de afspraak door één van de betrokkenen niet wordt nageleefd, kan aan de afspraak niet het bewijs worden ontleend dat de auto niet privé wordt gebruikt. Bij gegronde twijfel aan het handhavingsbeleid kan de inspecteur naast de afspraak nader bewijs verlangen, waarbij ook het antwoord op de vraag telt hoe belanghebbende en zijn gezin de normaal te achten privékilometers afleggen als dat niet met de auto gebeurt. Aan dat nader bewijs zal het hebben van en rijden in een eigen auto, die voor privégebruik evenzeer of zelfs meer geschikt is dan de auto, sterk bijdragen. Steeds zal echter het geheel van feiten en omstandigheden in hun onderlinge samenhang moeten worden beoordeeld.

Een black-box-rapportage als rittenregistratie

De meest gangbare black-box-systemen leggen nauwkeurig de met de auto verreden kilometers vast. Veelal is in de, op deze vastleggingen gebaseerde schriftelijke rapportage, elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de black-box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd.

De aanduiding of het in casu om een zakelijke of privérit gaat, wordt aangegeven door de bestuurder zelf. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie kan daarom een relatie tussen de rapportage en andere bescheiden (agenda's, e.d.) nodig blijven.

Het samenspel van rapportage én onderliggende bescheiden vormt de (controleerbare) rittenregistratie die als bewijs van het feitelijke privégebruik dient.

Rittenregistratie bij proefritten voor auto's die mede in gebruik zijn bij werknemers van autodealers

Als een auto behalve door de vaste berijder ook door klanten wordt gebruikt om een proefrit te maken, geldt voor de registratie het volgende. Indien de rit een proefrit is, geldt het (getekende) bewijs van uitlenen aan de klant (waar begin- en eindkilometerstand op staan) als onderdeel van de rittenregistratie. Een afschrift van de rittenregistratie blijft achter in de auto, zodat door een volgende gebruiker kan worden 'doorgeschreven' tot het moment waarop de auto wordt verkocht. Controle bestaat er in dat de laatst genoteerde kilometerstand in de administratie van belanghebbende overeenkomt met de kilometerstand op datum aflevering.

Ondernemer, medegerechtigde, resultaatgenieter en directeur-grootaandeelhouder

Praktisch gesproken kunnen deze personen geen reële afspraken maken, zoals in een normale arbeidsverhouding een werkgever dat met zijn werknemer kan doen over het te leveren bewijs en kunnen zij daardoor in zoverre niet op één lijn gesteld worden met een gewone werknemer (zie ook de Hoge Raad in zijn arrest van 15 december 1999, nr. 32 263).

Het blijft voor deze personen uiteraard wel mogelijk te voldoen aan de voorwaarden die worden gesteld om af te mogen zien van de bijtelling. Op grond van punt 1 van dit besluit kunnen daarover desgewenst afspraken worden gemaakt met de inspecteur.