Controle rittenregistratie

Het aantal controles en onderzoeken naar een rittenregistratie nemen weer toe sinds midden 2022. De belastingdienst stuurt steeds vaker aan werknemers (en ondernemers) - die geen bijtelling toepassen - een kort briefje met de tekst "wij willen graag over de laatste 2 jaar of 3 jaar uw rittenregistratie ontvangen en wil binnen 2-3 weken".

De belastingdienst kan achteraf tot 7 jaar terug uw rittenregistratie opvragen en controleren. Een naheffing met boetes kan dan redelijk oplopen. In dit artikel behandelen wij een aantal onderwerpen, vele uitspraken van rechters en de diverse grijze gebieden. Ga er maar eens rustig voor zitten.

Als u een "vragenbrief auto van de zaak" krijgt van de belastingdienst schakel dan altijd een specialist in, dit zowel voor de feiten (uw administratie) als voor de boete.

Hoe controleert de belastingdienst de kilometeradministratie?

De belastingdienst heeft diverse controlemiddelen. Kenteken worden op diverse plaatsen gescand (bijvoorbeeld bij parkeerplaatsen, grensovergangen, pretparken, toegangswegen grotere steden en winkelcentra). Deze controles worden gekoppeld aan het bestand met werknemers die geen bijtelling toepassen of een verklaring hebben getekend. Bij een "hit" op zon- en feestdagen wordt er zeker een brief gestuurd.

Wat moet je bijhouden voor een kilometerregistratie?

Volgens het model van de belastingdienst moet de volgende informatie worden bijgehouden. Allereerst is het merk en type auto (met kenteken) van belang en natuurlijk de periode van gebruik van de auto. Vervolgens moet u per rit het volgende noteren:  

1. datum 
2. begin en eindstand kilometerteller 
3. vertrekadres 
4. aankomstadres 
5. route (als het niet de meest gebruikelijke route was) 
6. privé of zakelijke rit
7. Omrij kilometers (bij gecombineerde rit, dus zakelijk en prive). De omrij kilometers naar een prive bestemming (de school van uw kind) worden gezien als prive kilometers.

Als uw rittenregistratie niet voldoet aan deze eisen of als u geen rittenregistratie hebt bijgehouden, dan is er een probleem. Het is echter wel een vrije bewijsleer. Kunt u op een andere manier aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, dan is de bijtelling ook niet van toepassing. In een procedure bij de Rechtbank Noord Nederland d.d. 12 oktober 2022 had een werknemer een gereconstrueerde rittenregistratie opgesteld, hierin zaten een paar foutjes. Dit is volgens de rechtbank geen probleem.

Wie is verantwoordelijk voor de kilometerreistratie

Een werkgever stelt een auto ter beschikking aan zijn werknenmer. De werkgever moet dan de bijtelling in de salarisadministratie verwerken en loonbelasting hierover berekenen en afdragen. Rijdt de werknemer minder dan 500 prive kilometer (aantoonbaar) in de auto van zijn werkgever dan kan de werkgever de bijtelling achterwege laten. Als de werknemer niet kan aantonen dat er minder dan 500 kilometer prive met de auto is gereden zal er een naheffingsaanslag worden opgelegd (veelal met verzuimboete). Meestal wordt de naheffing opgelegd bij de werkgever.

Als werkgever en werknemer afspreken dat niet de werkgever, maar de werknemer het bewijs gaat leveren dat per kalenderjaar niet meer dan 500 km privé wordt gereden met de auto van de zaak, dan dient de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ op te vragen bij de Belastingdienst. In dergelijke gevallen wordt een naheffing (veelal) bij de werknemer opgelegd.

Rittenregistratie systeem in de auto om bijtelling te voorkomen

Veel mensen werken met techniek om het gehele proces van registeren te vereenvoudigen. Er wordt dan een rittenregistratiestysteem in de auto geplaatst. Elke rit in de auto wordt dan geregistreerd.

• Er zijn door belastingdienst erkende en niet erkende systemen. De Belastingdienst heeft een normenkader vastgesteld (keurmerk RRS). Om als ritregistratiesysteemleverancier het keurmerk RRS te verkrijgen wordt deze software leverancier gekeurd door de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Met een ritregistratiesysteem voorzien van dit keurmerk is iedere gebruiker verzekerd van een sluitende rittenregistratie. Binnen een dergelijke rittenregistratie kan geen enkele rit worden aangepast.
• De belastingdienst zal dan nog wel per rit willen weten (of onderzoeken) of een rit zakelijk of privé is geweest.  De belastingdienst kan eventueel bij een dergelijke software leverancier de kilometeradministratie opvragen via een derdenonderzoek. Het is vaak wel zo dat de dagteller zal afwijken van de GPS registratie, dit kan soms wel vragen opleveren. Volgens het handboek loonheffingen moet u dit verschil - elke 2 maanden - in een correctierit verwerken (lees onderdeel 23.3.18 van het handboek)
• Om de administratie last toch nog een beetje hoog te houden met dus nog wel per rit worden aangetoond of deze zakelijk of prive is geweest, hiervoor zijn agenda's en/of mails of orderbrieven wenselijk (en dus 7 jaar bewaren).

Gevolgen van onjuiste (of onvolledige) kilometeradministratie

Stel dat u een onjuiste of onvolledige kilomeradministratie zou voeren en/of achteraf teveel prive kilometers heeft gereden. Wat zijn dan de gevolgen? Bij een onjuiste of onvolledeige rittenadministratie wordt altijd een verzuimboete opgelegd (maximaal € 5.500 (per jaar). Als er sprake is van opzet of grove schuld (bijvoorbeeld bij vervalsen van een rittenregistratie) kan er ook een vergrijpboete worden opgelegd (lees besluit uit 2021 en het besluit bestuurlijke boeten belastingdienst) (hierna BBBB)

Privé zit, zakelijke rit of gemengde rit?

Het is meestal lastig om naheffingsaanslag of navorderingsaanslag van tafel te krijgen, tenminste als er evident meer dan 500 kilometer met een auto van de zaak is gereden. Soms ontstaat er nog wel een levendige discussie over "privé ritten en zakelijke ritten of gemengde ritten". Wij merken dat een dergelijke discussie vaak te weinig wordt gevoerd en dat de belastingplichtige zich heeft neergelegd bij een bijtelling (soms over 7 jaar). Overleg eerst met uw fiscalist hoe een rit moet worden beoordeeld en welke afstanden (evident) privé of zakelijk zijn.

Wat zeggen rechters over een boete bij slechte kilomeradministratie ?

Een boete is ook maatwerk en het (succesvol) aanvechten van een boete vereist expertise van het formele belastingrecht (artikel). Als gevolg van jurisprudentie moet de inspecteur een (maatwerk) boete opleggen en deze voldoende en zorgvuldig onderbouwen. Een paar voorbeelden over boetes - bij onjuiste rittenregistraties - uit de praktijk.

1. Boete 100% omdat adressen en omgereden kilometers ontbreken. Volgens de inspecteur is sprake van grove schuld, dus boete van 100%. Volgens de rechter heeft de deskundige accountant / adviseur de administratie gecontroleerd en hoefde de belastingplichtige hieraan niet te twijfelen. Oordeel: geen boete (Gerechtshof Leeuwarden d.d. 13 maart 2012 en Hoge Raad )
2. Werkgever wist dat kilometeradministratie slordig was en maar greep niet in. Boete 25% (Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 23 april 2014)
3. Smartphone defect waardoor de kilometeradministratie weg is. Er volgt een achteraf opgestelde kilometeradministratie, deze is niet best (slordig). Hof acht boete van 25% passend (Gerechtshof Den Haag 6 juni 2014).
4. Werknemer heeft aangegeven dat hij een sluitende rittenregistraties heeft (met verklaring geen prive gebruik). De inspecteur vraagt de rittenregistratie op. Er is geen rittenregistratie. De man maakt een reconstructie van de ritten. Inspecteur legt een verzuimboete op van € 4.900. Volgens de rechtbank mag deze maximaal 80% van € 4.900 bedragen, dit volgens het BBBB. Rechtbank Noord Nederland 18 december 2014
5. Een rittenregistratie is er wel maar voldoet niet aan de wettelijke vereisten. Daarnaast staan een aantal flitsmomenten niet in de adminstratie, gevolg boete 40%. De rechter heeft de boete tot 10% verlaagd omdat de flitsmomenten zijn veroorzaakt door ritten van de vrouw van belastingplichtige. Gerechtshof 's Hertogenbosch d.d. 13 augustus 2015. De rechtbank was het wel eens met de 40% boete (dit oordeel was dus onjuist). Rechtbank Zeeland West Brabant d.d. 6 augustus 2014.
6. Een restaurant eigenaar stelt diverse auto's aan werknemers ter beschikking (zonder bijtelling). Dit blijkt niet juist er volgen (kleine) vergrijpboetes van 20%. Volgens het Gerechtshof mocht de restaurant eigenaar vertrouwen op zijn adviseur. De inspecteur heeft niet goed bewezen dat er bij de restaurant eigenaar sprake was van grove schuld. Gerechtshof Amsterdam 11 februari 2016. De Hoge Raad doet er verder weinig mee.
7. Wegens opzet wordt een boete opgelegd van 50%, deze boete is door de inspecteur gematigd wegen onevenredigheid tot de ernst van het vergrijp. Vraag is of de werknemer zich bewust was van de fout in de kilometeradministratie. Volgens de Rechtbank is sprake van grove schuld (onder grove schuld wordt verstaan een in laakbaarheid aan opzet grenzende mate van verwijtbaarheid die mede omvat grove onachtzaamheid).  De rechtbank heeft de boetes verlaagd tot 10%, dit is volgens het Gerechtshof d.d. 21 september 2016 de enige juist conclusie.
8. Slordig handelen is iets anders dan opzettelijk een foute administratie inleveren (lees hiertoe dit artikel met een tweetal uitspraken)
9. Tijdens een boekenonderzoek wordt ook de rittenregistratie onderzocht. Deze is niet meer goed leesbaar door een softwarefout. De herstelde rittenregistratie is niet sluitend / controleerbaar. Er zitten diverse fouten in de rittenadministratie (lees rechtsoverweging 4.4 van het Gerechtshof). Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 22 maart 2022 (hoger beroep tegen Rechtbank Noord Nederland d.d. 17 december 2020, de rechtbank is het eens met de rittenregistratie over 2014 en 2015, de overige jaren zijn te slordig) . In deze casus kwam de FIOD eraan te pas, mede daarom zal er door de Belastingdienst geen boete zijn opgelegd (vermoed ik).
10. Een werknemer in de autobranche past onterecht geen bijtelling toe. De inspecteur stelt "dit had je kunnen weten als je binnen de autobranche werkzaam bent". De rechterbank is het hier niet mee eens. Betreft geen feit van algemene bekendheid. Rechtbank Zeeland West Brabant d.d. 28 april 2023.

Is een rit zakelijk, privé of is sprake van een gemengde rit?

Er kan met de belastingdienst veel discussie ontstaan over de aard van de rit. Dit kan ook grote gevolgen hebben omdat als u de rit als zakelijk zit en de belastingdienst als gemengde of privé rit kunt u eenvoudig de (tijdsevenredige) jaargrens van 500 kilometer overschrijden.

Het vertrekpunt is volgend de Hoge Raad de volgende:

• Een rit met zowel een zakelijk doel als een privédoel, waarbij niet kan worden gezegd dat een van beide het hoofddoel is, kan slechts als zakelijk worden aangemerkt als
• zij door iemand die niet een dienstbetrekking als die van de belastingplichtige vervult, doch wat inkomen, vermogen en gezin betreft in dezelfde omstandigheden verkeert, niet althans niet in dezelfde omvang zouden zijn gemaakt

Deze informatie volgt uit een niet gepubliceerd arrest van de Hoge Raad uit 1985. In deze zaak had een rij examinator ruim 5.000 kilometer "zomaar" gereden en riep toen "dit doe ik omdat ik goed mijn werk wil blijven doen". De examinator had geen prive auto en mede hierom ging dit dus niet goed, naar mijn mening terecht.

Voorbeelden privé of zakelijk rit 

1. Personeelsfeest: naar mijn mening is dit een zakelijk rit.
2. Garagebezoek: zakelijke rit, let op dat als de garage met de auto gaat rijden (voor een proef of test rit) dat deze kilometers ook geregistreerd moeten worden.
3. Ziekenbezoek werknemer: zakelijk
4. Ziekenbezoek familie: privé
5. Tijdens vakantie ook zakenrelatie bezoeken. De rit is lastig te splitsen en de centrale vraag is "wat was de hoofd reden van de rit". In een procedure bij het Gerechtshof Amsterdam d.d. 18 september 2014ging het niet goed bij een DGA die tijdens de wintersport ook nog even een fabriek bezocht.
6. Serviceclub zoals Lions of Rotary: worden in z'n algemeenheid als privé ritten gezien. Discussie hierover is redelijk. In een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d 10 september 2013 (ECLI:NL:GHARL:2013:6630) werden deze kosten namelijk als zakelijk gezien, hiermee is de rit er naar toe ook zakelijk.
7. Golfclub: idem als serviceclub, edoch in deze uitspraak van het Gerechtshof d.d 21 juni 2018 wordt een klein deel van de bezoeken als privé bezoeken aangemerkt. Dit zal dus afhangen van uw uitleg en de reden dat u de golfclub heeft bezocht. In mijn beleving is de uitspraak van het Gerechtshof niet juist, een werknemer (of directeur) die naar de golfclub is gereden dient hiermee veelal geen enkel privé doel. De directeur bezoekt de golfclub om zaken te doen (commercieel belang). Als dit anders zou zijn (dus hobby of met vrienden) dan is het wel een privé rit. Het is dus van de feiten afhankelijk of een rit privé is of niet. Dit volgt ook uit een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 21 juni 2017(bezoek voetbalclub is zakelijk). De uitspraak ligt er echter en de Hoge Raad heeft er niks mee gedaan. Dit kan vervelende gevolgen hebben bij een vragenbrief over de auto van de zaak.
8. Bezoek voetbalclub: een vastgoed ondernemer bezoek regelmatig zijn voetbalclub en ziet deze ritten als zakelijk. De inspecteur is het hier niet mee eens en stelt dat de ritten privé zijn. De rechter is het met de ondernemer eens, hij heeft business seats (en seizoenkaarten) om contacten met klanten te onderhouden en potentiële klanten te ontmoeten. De inspecteur komt verder met niks (enkel met stelling "is privé"). Het Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 21 juni 2017stelt uiteindelijk "zijn zakelijke ritten".
9. Verkeerde afslag of omrijden i.v.m. file: wel registreren maar is zakelijk.
10. Vakbond en besturen: zakelijk tenzij men er uit eigen belang (als privé persoon) naar toe zou gaan.
11. Lunch: zakelijk (zie Hoge Raad 11 november 2011)

Noot fiscaal jurist inzake bijtelling en rittenregistratie

Het volledig en juist bijhouden van een rittenregistratie is bewerkelijk en lastig. Het risico bestaat dat men achteraf nog (iets) moet reconstrueren. Dat er dan fouten worden gemaakt lijkt logisch, volgens de rechters is dit - mits beperkt - ook niet erg. Ter voorkoming van fouten worden soms GPS kastjes in de auto geplaatst (elektronische rittenregistraties). Hierbij wordt alle data van de auto opgeslagen en hoeft de belastingplichtige alleen nog maar aan te geven of een rit zakelijk, gemengd of privé was.

Het achteraf opstellen van een kilometeradministratie hoeft geen probleem te zijn (uitspraak Gerechtshof), edoch heeft de belastingplichtige wel de schijn tegen, is het veel werk en is de kans op fouten groter. Soms is een rechter ook redelijk, bij een ondernemer waarbij de kilometeradministratie was gestolen wordt achteraf een kilometeradministratie gereconstrueerd. De rechterheeft geen twijfel bij deze rittenregistratie en/of de verklaringen van de ondernemer. Het gaat dan wel om de daadwerkelijk gereden kilometers en niet de standaard kilometers (uitspraak Gerechtshof).

De belastingdienst beschikt over best veel informatie aangaande auto's in Nederland. Los van de (eigen) flitspalen verkrijgt de belastingdienst ook (indirect) informatie van uw garage (via de nationale autopas). De Belastingdienst kan ook informatie opvragen bij andere overheidsinstanties, zoals de politie (artikel 55 AWR). Dit mag echter niet altijd, aldus de Hoge Raad. Op grond van artikel 8 van het EVRM (Europees verdrag voor de rechten van de mens) is er een precieze, voldoende gemotiveerde en wettelijke grondslag vereist.

De Hoge Raad heeft op 24 februari 2017 (ECLI:NL:HR:2017:286) bepaald dat niet alle flits informatie (zoals die van de KLPD) zomaar mag worden gebruikt. Voor de controle op motorrijtuigenbelasting mogen de camera's boven de snelweg ( ANPR camera "automatic numberplate recognition") wel worden gebruikt, voor het controleren van de kilometeradministratie dus niet.

Advies of hulp bij vragenbrief belastingdienst inzake rittenadministratie

Al met al .. komt de belastingdienst met een vragenbrief of een verzoek om uw kilometeradministratie? Maak goed uw huiswerk, controleer de kilometeradministratie zorgvuldig en schakel een gespecialiseerde fiscaal jurist is, zowel de materiële kant (kilometeradministratie, soort ritten, etc.) als de formele kant (tijdigheid, boete, etc.) zijn hierbij van belang.