Bijtelling auto van de zaak

Er komen steeds meer onderzoeken naar de bijtelling van de auto van de zaak. Meestal zal dit eenvoudig beginnen via een briefje van de belastingdienst met het verzoek om de kilometeradministratie te overleggen. Deze wordt dan onderzocht en vergeleken met de informatie van de belastingdienst over het gebruik van uw auto van de zaak (garage bezoek, APK, boetes, flits auto's bij meubel pleinen en attractieparken, grensovergangen, etc.). Bij onjuistheden kan er over 5 jaar worden nageheven, met boetes en belastingrente. In dit artikel een uitgebreide uitleg over de mogelijkheden en onmogelijkheden bij de bijtelling van de auto van de zaak. Leestijd is ruim 5 minuten.

Bijtelling auto van de zaak

Als u een auto van de zaak mag rijden krijgt u te maken met de regels voor een bijtelling in de loonbelasting. Als u meer dan 500 kilometer per jaar privé met de auto heeft gereden moet u rekening houden met de bijtelling. Het percentage bedraagt in de basis 22% van de cataloguswaarde maar kan per auto (elektrisch, waterstof) en per bouwjaar verschillen. Als u onder de bijtelling wilt uitkomen moet u een kilometeradministratie bijhouden. Ook zal de belastingdienst vragen om uw agenda en de facturen van uw garage.

Verklaring geen privé gebruik auto van de zaak

Werknemers die minder dan 500 kilometer per jaar privé rijden met de auto van de zaak kunnen een verklaring geen privé gebruik invullen via de site van de belastingdienst. Op grond van deze verklaring mag de werkgever de bijtelling achterwege laten. Voordeel hiervan is dat de werkgever geen naheffing ontvangt (de werknemer wel). Ook de inkomensafhankelijke bijdrage inzake de zorgverzekeringswet komt op het bordje van de werknemer. De belastingdienst kan bij het opleggen van een naheffing/ navordering en boete kiezen aan wie die wordt opgelegd, bij een verklaring geen prive gebruik moet de belastingdienst de aanslag opleggen bij de werknemer. Soms worden aanslagen aan de werknemer opgelegd, zie Hof Den Haag 29 maart 2023, ECLI:NL:GHDHA:2023:612. Als u een andere auto gaat rijden moet de verklaring worden aangepast (site belastingdienst).

Schatting kilometers of daadwerkelijke kilometers bij rittenregistratie?

U moet de daadwerkelijk gereden kilometer registreren en dus niet een schatting hiervan, zie Hof Arnhem-Leeuwarden 31 maart 2015, ECLI:NL:GHARL:2015:2564.

Achteraf opstellen van de kilometeradministratie, mag dit?

Meestal gaat het fout als u achteraf een kilometeradministratie zou opstellen. In sommige gevallen is het bewijs met verklaringen voldoende om een bijtelling - ook zonder rittenregistratie - te voorkomen, zie Hof Arnhem-Leeuwarden 26 mei 2020, ECLI:NL:GHARL:2020:4170. Een slechte kilometeradministratie hoeft dus nog niet fataal te zijn (artikel). Belastingplichtige heeft wel de schijn tegen en moet echt aan het werk. In deze casus hadden belastingplichtige en diens partner beide ook een prive auto. Het opstellen van een rittenregistratie is geen verplichting, het kan ook dat uit andere info volgt dat de auto niet prive is gebruikt HR 22 oktober 2010, ECLI:NL:HR:2010:BO1395 en deze uitspraak van het Gerechtshof Den Haag Hof Den Haag 9 november 2005, ECLI:NL:GHSGR:2005:AV7144. Ook zijn soms de feiten en verklaringen van werknemers voldoende om een bijtelling te voorkomen Hof Den Bosch 17 oktober 2013, ECLI:NL:GHSHE:2013:4821. Hierbij kan een vergelijking worden gemaakt met het besluit dat geldig is voor politiemensen en beveiligers, MvF 6 september 2022, nr. 2022-192540.

Wat zijn prive ritten en wat zijn zakelijke ritten bij een rittenregistratie?

Vaak is er discussie over zakelijke en privé ritten bij een sluitende rittenregistratie, in dit onderdeel een overzicht

Voetbal kijken in stadion: altijd gedoe, in deze uitspraak waren de ritten zakelijk Hof Den Haag 21 juni 2017, ECLI:NL:GHARL:2017:5152
Woon werk: dit is zakelijk. Soms is er discussie over de woonplaats. In deze casus had de belastingplichtige een eigen woning en verbleef hij soms ook bij zijn vriendin. Volgens het gerechtshof Den Haag op 12 maart 2024 ECLI:NL:GHDHA:2024:908 is het adres van de vriendin ook een woonadres. In dit arrest van de Hoge Raad d.d. 1 december 1999 ECLI:NL:HR:1999:AA3831 wordt uitleg gegeven over woon en werk adres. Belangrijk is dat het begrip woon-werk niet in de wet is opgenomen. Een verblijfplaats is een plek die de werknemer ter beschikking staat en waar hij of zij regelmatig verblijft. Een vast ritme of langere perioden van verblijf is geen vereiste, aldus het gerechtshof in 2024.
Verkeer rijden tijdens zakelijk rit: zijn zakelijke kilometers
Rotary of serviceclub: meestal privé ritten.
Door ziekte auto niet gebruiken kan bijtelling voorkomen (artikel)
Ziekenbezoek: meestal privé ritten
Personeelsfeest: zakelijke rit
Autorace met auto van de zaak: mooie discussie (artikel)
Rittenadministratie is vernietigd of gestolen, meestal een probleem (artikel)
Garage en bezoek dealer: noteer kilometers vervangende auto, rit is zakelijk
Uitlenen auto: wordt gezien als privé rit
Nevenfuncties : meestal zakelijk, mits ambtsgebonden
Golfbaan: altijd gedoe, in deze procedure waren 80% van de bezoeken zakelijk Hof Den Bosch, 21 juni 2018, ECLI:NL:GHSHE:2018:2707
Gecombineerde rit: altijd gedoe, bijvoorbeeld iemand met een afspraak in Oostenrijk dit dit combineert met ski vakantie was een privé rit Hof Arnhem-Leeuwarden 15 oktober 2013, ECLI:NL:GHARL:2013:7935 of een DGA die een fabriek in Italië bezoekt en ook op vakantie gaat Hof Amsterdam 18 september 2014, ECLI:NL:GHAMS:2014:3891.
Auto wordt niet ter beschikking gesteld: als een auto niet ter beschikking wordt gesteld is ook geen sprake van een bijtelling, zie deze uitspraak over een Landrover Defender (die wordt gebruikt om hotelgasten op te halen en safari tochten te houden) en een Smart die wordt gebruikt door hotelgasten, gevolg geen bijtelling Hof Arnhem-Leeuwarden 10 september 2013, ECLI:NL:GHARL:2013:6629. Als de feiten anders zijn kan de uitslag (wel bijtelling) ook anders zijn, zie hiertoe deze uitspraak inzake een bestelbus bij een tankstation Hof Den Bosch 17 mei 2019, ECLI:NL:GHSHE:2019:1877.

Bijtelling voorkomen door huren auto in de vakantie

Een werknemer past de 500 kilometer regel toe en huurt tijdens de vakantie een auto bij AVIS of dealer. De auto van de zaak wordt bij de werkgever op de parkeerplaats neergezet. De werknemer hoeft geen bijtelling toe te passen. Als de werknemer zijn eigen auto van de werkgever huurt tijdens de vakantie is het Gerechtshof van mening dat de bijtelling wel moet worden toegepast Hof Arnhem-Leeuwarden 20 september 2016, ECLI:NL:GHARL:2016:7593. Een bijzondere uitspraak waar best veel tegen in te brengen is. Ook het verhuren van de auto van de zaak aan de partner werkt meestal niet (artikel)

Controle belastingdienst van rittenregistratie

De belastingdienst krijgt alle informatie van de nationale autopas (periodiek onderhoud garage geeft dit door). Ook heeft de belastingdienst informatie van diverse flits auto's, boetes en kan op grond van uw agenda een administratie gecontroleerd worden. De grens van 500 kilometer wordt tijdsevenredig toegepast (500 kilometer per jaar is 42 kilometer per maand), zie Rechtbank Haarlem, 20 oktober 2008, ECLI:NL:RBHAA:2008:BG1712. De belastingdienst zal vaak via een ANWB routekaart of google de kilometers herrekenen, afwijkingen zijn dan wel een garantie. Dit is niet altijd een reden om de kilometeradministratie niet te accepteren, zie Rechtbank Noord-Nederland 12 oktober 2022, ECLI:NL:RBNNE:2022:4000. Het noteren van standaard kilometers is echter niet altijd voldoende, aldus Hof Arnhem-Leeuwarden 31 maart 2015, ECLI:NL:GHARL:2015:2564.

In de loop van het jaar een auto van de zaak en bijtelling voorkomen

Als een werknemer in de loop van het jaar een auto van de zaak gaat rijden gelden er complexe regels. De bijtelling moet per jaar worden terug gerekend naar maandbasis. Als een werknemer eerst een auto van de zaak heeft waarmee hij niet privé heeft gereden (en dus geen bijtelling heeft toegepast) en in hetzelfde jaar bij een andere auto van de zaak de kilometers niet meer gaat bijhouden moet over het gehele jaar de bijtelling worden toegepast, dus over beide auto's, zie Hof Den Haag 2 april 2015, ECLI:NL:GHDHA:2015:1029

Verbod op prive gebruik van een bedrijfsauto

Het is ook mogelijk dat een werkgever een verbod privé gebruik gaat opleggen aan de werknemer. Dit kan worden opgenomen in een aanvullende auto overeenkomst of een arbeidsreglement. Dit is opgenomen in artikel 13 bis lid 5 letter a Loonbelasting. De toepasssing geldt voor bedrijfsauto's (geen gewone personenauto's). De werkgever moet wel toezicht houden en bij overtredingen een straf, boete of sanctie kunnen opleggen. Als er geen controle door de werkgever heeft plaatsgevonden wordt een boete opgelegd Rechtbank Oost-Nederland 15 januari 2013, ECLI:NL:RBONE:2013:BY8191 en Hof Arnhem 19 februari 2013, ECLI:NL:GHARL:2013:BZ3579. Ook een sleutel in een kluisje leggen is niet voldoende HR 22 januari 2016, ECLI:NL:HR:2016:81. Er moet actief worden gecontroleerd en dit moet worden vastgelegd. De auto achter een gesloten hek plaatsen en dit controleren kan voor de werknemer (en de DGA) voldoende zijn, extra controle (via waarneming en controle in weekend en buiten werktijd) is verstandig, zie Hof Arnhem-Leeuwarden 15 april 2014, ECLI:NL:GHARL:2014:3360.

Black box en bijtelling auto van de zaak

Sommige auto's hebben een zogenaamde black box, de geregistreerde kilometers wijken dan meestal af van de kilometers op de teller in de auto. Volgens het handboek loonheffingen (onderdeel 21) moet u elke 2 maanden het verschil in afgelegde kilometers volgens de kilometerteller en de blackbox met een aparte correctierit verwerken in de rittenregistratie. Het verschil moet u evenredig verdelen tussen zakelijke en privé kilometers, aldus de belastingdienst. De vraag is of dit eerlijk en redelijk is. Een ondeugdelijke kilometeradministratie hoeft nog niet fataal te zijn, bijstand door een fiscaal jurist is dan wel noodzakelijk (artikel)

Boete bij onjuiste administratie

Een boete bij een onjuiste of onvolledige kilometeradministratie kan oplopen tot € 5.500 per jaar. Bij het vervalsen van een kilometeradministratie kan deze zelfs hoger zijn. Als een rittenadministratie is verloren, vernietigd of er gewoon niet meer is wordt meestal geen boete opgelegd maar wel een naheffing.

Noot fiscaal jurist inzake bijtelling auto van de zaak

Steeds vaker is er een discussie met de belastingdienst inzake de toepassing van de bijtellingsregels. Wij adviseren wekelijks werknemers, bedrijven en DGA's bij een (mogelijke) discussie met de belastingdienst en/of over situaties om de bijtelling te beperken en/of te voorkomen, bijvoorbeeld bij het rijden van meerdere auto's van de zaak. Vaak helpt (voor) overleg met de belastingdienst. Neem gerust contact met ons.