Tax Control Framework
Hoe kunt u uw tax control vorm geven?
De belastingdienst werkt steeds vaker met een steekproef om een onderzoek rustig op te starten met beperkte arbeidsinzet. Door het nieuwe controlebeleid (en toezicht) van de belastingdienst is het noodzakelijk om over een goed en werkend tax controle framework binnen uw organisatie te beschikken. De belastingdienst heeft hier in een rapport uit 2021 al signalen voor afgegeven.
Steekproef belastingdienst
De steekproef van de Belastingdienst keek in de laatste jaren met name naar algemene kosten en loonheffingen. De laatste jaren zien wij dat de steekproef over meerdere rijksbelastingen gaat plaatsvinden. De uitkomsten van de steekproef worden dan als representatief voor uw organisatie en deze periode gezien. Door de steekproef kan de Belastingdienst per gevonden fout extreme correcties opleggen (via extrapolatie). De rechter gaat hierin steeds vaker mee en een kentering is nog niet echt te zien. De huidige controle aanpak van de belastingdienst heeft dit beeld ook bevestigd. Zelfs extrapolatie van onderzoeken wordt soms geaccepteerd.
Opzet tax control framework
De belastingdienst vereist van grotere ondernemingen (maar ook binnen het MKB) dat een belastingplichtige een eigen TCF (Tax Control Framework) opzet en implementeert. Binnen een dergelijk advies wordt vastgelegd hoe een belastingplichtige haar fiscale verplichtingen controleert en heeft vastgelegd. De basis principes bestaan uit:
- Rapportage: verstrekken van zekerheid, opstellen interne en externe rapportages en het opstellen van een leer curve.
- Monitoring: volledigheidscontrole, uitvoering en testen, controleerbare en betrouwbare info en testen en controle op juistheid en volledigheid.
- Fiscale risico analyse: uitvoeren risico analyse inclusief geven van prioriteiten.
- Fiscale beheersing inrichting: irinchting fiscale processen, beschrijven van deze processen en opstellen van werkinstructies.
- Instellen fiscale functie: benoemen verantwoordelijke collega's, onderhoud kennis, ethiek en inrichting systemen.
- De fiscale strategie: benoemen fiscale doelstellingen en een fiscale strategie.
Voor grote bedrijven heeft de belastingdienst een aantal voorbeelden gepubliceerd, dit memo kunt u hier raadplegen. Dit memo geeft heldere voorbeelden uit de praktijk zodat u intern een juist en volledig TCF kunt opstellen. De beheersing van fiscale risico's binnen uw organisatie moet op de juiste en verschillende plekken worden belegd. De interne (vier ogen) controle moet kloppen en u moet voorkomen dat het een "papieren tijger" gaat worden die onderin de lade kan belanden. Het jaarlijks monitoren is hierbij van essentieel belang, eigenlijk zou het maandelijks op de agenda van het management moeten staan. Via een TCF krijgt u een beter en vollediger beeld van de financien binnen uw organisatie.
Fiscale risico's en tax control
In belastingheffingen gaan vele fiscale risico's schuil. De exacte risico's zijn afhankelijk van de complexiteit en omvang van uw organisatie. Ook de aard van de werkzaamheden binnen uw organisatie (bijvoorbeeld export / internetverkoop) kan de complexiteit doen toenemen. De interne beheersing van de fiscale risico's worden voor de gehele organisatie geregeld in een TCF. De fiscale processen worden hiermee minder risicovol en beheersbaar. Elke TCF is dus weer anders.
Doel van een tax control framework
De organisatie moet voor haar fiscale verplichtingen en risico's in control zijn. Als hieraan voldoende prioriteit wordt gegeven zal dit bij een steekproef van de belastingdienst of een boekenonderzoek een veel betere indruk geven aan de belastingdienst. Door het TCF zorgt u ervoor dat op alle afdelingen een omgeving wordt gecreëerd waardoor fouten zo veel als mogelijk is worden voorkomen. Het TCF stelt u gehele organisatie in staat om processen beter en zorgvuldiger in te richten. Mogelijke risico's worden beheersbaar en u krijgt meer grip op uw fiscale en praktische processen. Hoe u het TCF inricht kunt u zelf bepalen en het is altijd maatwerk (open norm aldus artikel 52 lid 1 AWR). Als u wilt deelnemen aan het horizontale toezicht is een TCF eigenlijk de eerste stap.
Noot fiscaal jurist inzake tax control framework
Bij het introduceren van het horizontale toezicht lag de nadruk op wederzijds vertrouwen, transparantie en begrip. Het is dus van belang om inzicht te hebben in de fiscale standpunten en mogelijke discussiepunten of tegenstellingen. Als de belastingdienst begrip heeft voor uw fiscale merites is het eenvoudiger om elkaar te begrijpen, maar dit geldt ook voor omgekeerd. Gezamenlijk zoeken naar een oplossing die voor beide partijen aanvaardbaar is, is voor een ieder het juiste vertrekpunt.
Wij zijn regelmatig betrokken bij besprekingen met de belastingdienst en steeds vaker adviseren wij de klant om beter fiscaal in control te zijn. Een TCF kan u hierbij ontzettend helpen. Wilt u een vrijblijvend offerte of een kennismakingsgesprek? Neem gerust contact op met onderstaande adviseurs.
