Kantoorruimte thuis aftrekbaar

Als een DGA vanuit een niet zelfstandig kantoor in zijn eigen woning werkt kan de BV verder geen kosten vergoeden. Betreft het een zelfstandige kantoorruimte (met eigen toilet en ingang, zoals een huisje in de tuin of garage) dan is een speciale regeling (de TBS regeling) van toepassing. Eventueel kan er ook voor worden gekozen om de economische eigendom van het kantoordeel aan de BV over te dragen, hiermee voorkom je de (vaak ongunstige) TBS regeling. Feitelijk zijn er dus 3 opties:

• Niet zelfstandige kantoorruimte (voorbeeld de zolderkamer) : 100% eigen woning
• Zelfstandige kantoorruimte (voorbeeld garage of tiny house) : kosten in BV aftrekbaar en in prive belast
• Economische eigendom overdragen aan de BV (kosten in de BV aftrekbaar)

De aanleiding voor dit artikel is een uitspraak van de Rechtbank Zeeland West Brabant d.d. 10 januari 2025 ECLI:NL:RBZWB:2025:97 en het feit dat de fiscale wetgeving per 2025 is aangepast, zogenaamde huurderslasten zijn vanaf 2025 niet meer aftrekbaar.

Op 6 februari 2025 is naar aanleiding van een WOO verzoek een document bekend gemaakt inzake de werkruimte van ondernemers en resultaatgenieters (ROW). In dit document kunt u het beleid van de belastingdienst over de kantoorruimte lezen, weinig bijzonders.

Fiscale criteria bij kantoorruimte voor DGA

Als voldaan is aan het inkomens- en zelstandigheidscriterium kunnen kosten van de kantoorruimte / werkruimte, belastingvrij worden vergoed:

• Inkomenscriterium bij kantoorruimte: De DGA moet fysiek een deel van de werktijd in de werkruimte zitten of werken. Als de DGA elders ook een kantoor heeft dan moet de DGA aannemelijk make dat hij/ zij tenminste 70% van zijn inkomen fysiek in de kantoorruimte thuis heeft verdiend. Als de DGA elders geen kantoorruimte heeft is dit percentage 30%.
• Zelfstandigheidscriterium bij kantoorruimte: Het moet gaan om een zelfstandig deel van de eigen woning. De DGA zou het dus ook extern moeten kunnen verhuren. Indicaties voor een zelfstandige ruimte zijn (a) eigen sanitair (b) keuken (c) eigen toegang/ voordeur.

Wat is aftrekbaar bij zelfstandige kantoorruimte en wat niet?

Stel dat er sprake is van een zelfstandige ruimte dan spelen er nog een paar zaken:

• Huur: is belast in box 1 (op grond van zakelijke vierkante meterprijs bepalen)
• Eigenwoningforfait: enkel toepassen op het woningdeel (en niet op kantoordeel)
• Financiering: deze moet worden gesplitst over het woningdeel (aftrek box 1 bij eigen woning) en kantoordeel (TBS regeling, wel aftrekbaar, aflossing is niet nodig en geen bijleenregeling)
• Energie: de energiekosten voor de kantoorruimte is aftrekbaar binnen de TBS regeling (vanaf 2025 niet meer)
• Zakelijke kosten: aftrekbaar
• Verzekering: aftrekbaar
• Deel tuinonderhoud: aftrekbaar, mits betrekking op kantooruimte
• Onderhoudskosten: aftrekbaar
• Afschrijving kantoordeel: aftrekbaar
• Huurderslasten: niet aftrekbaar (sinds 2025) , hierbij moet u denken aan de kosten voor de inrichting
• Inrichtingskosten: niet aftrekbaar, tenzij ARBO voorzieningen

Overige aandachtspunten bij zelfstandige kantoorruimte thuis

De huur wordt dus belast en de kosten zijn aftrekbaar. Er gelden nog een aantal aandachtspunten:

• Bepaalde kosten (zoals tuin onderhoud, alarm kosten, onderhoud, etc.) kunnen wellicht evenredig worden doorbelast.
• Het kantoordeel moet bij aanvang gewaardeerd worden, voor dit bedrag komt het op de openingsbalans van de TBS regeling.
• Nadeel is dat bij verkoop van de eigen woning (en het kantoor) er winst kan worden gemaak op het kantoordeel, dit is belast in box 1.
• Voor de kosten en opbrengst verdeling kunnen zakelijke vierkante meter prijzen worden genomen en/of verdeling op grond van vierkante meters.
• Soms is de BTW op investeringen of kosten verrekenbaar

Rechtbank kun je niet om de tuin leiden

In een procedure bij de Rechtbank is gekeken naar de kosten voor de tuin en (aanleg van) parkeerplaatsen en bestrating. Een deel van de kosten is aftrekbaar en de hiermee samenhangende BTW ook. Omdat de hovenier de overeenkomst met de DGA in prive heeft gesloten is een deel van de BTW niet als voorbelasting verrekenbaar. De DGA probeerde nog via de route "pleitbaar standpunt" de BTW in aftrek te krijgen, met verwijzing naar een arrest van de Hoge Raad d.d. 29 mei 2020 (ECLI:NL:HR:2020:970) is dit door de rechtbank van tafel geveegd.

Deze uitspraak van de rechtbank Zeeland-West-Brabant toont aan hoe belangrijk het is om bij zakelijke uitgaven goed te letten op de contractuele afspraken en de afnemer van de prestaties. In deze zaak ging het om een BV die de btw op facturen van een hovenier in aftrek had gebracht, terwijl de rechtbank oordeelde dat de prestatie aan de DGA in privé was geleverd. Dit leidde tot een naheffingsaanslag, belastingrente en een boete. Hoe voorkom je als ondernemer een dergelijke situatie? In deze blog delen we praktische tips.

• Zorg voor duidelijke facturering
• Btw-aftrek is alleen mogelijk als jouw onderneming als afnemer op de factuur staat en daadwerkelijk de prestatie heeft ontvangen. Let daarom op de tenaamstelling van de factuur en degene die de overeenkomst is aangegaan.
• In deze zaak speelde mee dat de hovenier een offerte had gestuurd aan de DGA in privé en dat de facturen deels op naam van de BV en deels op naam van de DGA stonden. Dit leidde tot discussie over wie de werkelijke afnemer was.
• Uitsluitend zakelijke betalingen via de zakelijke rekening te laten lopen en contracten op de juiste wijze afsluiten en ondertekenen
• De inspecteur en de rechter beoordelen btw-aftrek mede op basis van objectieve gegevens. Zorg daarom voor schriftelijke afspraken over zakelijk gebruik van vastgoed of voorzieningen en een duidelijke onderbouwing van zakelijke noodzaak bij gemengde uitgaven.

De DGA heeft bepaalde kosten in aftrek kunnen brengen, het ging hierbij om:

• kosten aanleg parkeerplaatsen (100% aftrekbaar)
• kosten voor aanleg klinkerpad (50% aftrekbaar)
• kosten voor beplanting in de tuin (50% aftrekbaar)
• kosten voor beplanting naast de parkeerplaats (100% aftrekbaar)
• kosten oprit (50% aftrekbaar)
• kosten achtertuin i.v.m. uitzicht vanuit kantoor (25% aftrekbaar)

Noot fiscaal jurist inzake zelfstandige kantoorruimte thuis

Een kantoorruimte thuis is fiscaal een complexe regeling. Bij nieuwbouw kan het voordelig zijn om ook een kantoorruimte thuis te bouwen, hierdoor zijn bepaalde kosten aftrekbaar (en wellicht ook de hierop drukkende BTW). Wij kunnen u hierbij prima adviseren en via een rekenmodel bepalen of een kantoorruimte thuis fiscaal voordelig is (of niet). Ook nemen wij hierbij mee of het verstandiger is om de economische eigendom van het kantoor over te dragen aan de BV. Stuur ons gerust een email voor een vrijblijvende offerte. Voor een eerste indicatie kunt u prima de "belastingdienst kantoorruimte check"  gebruiken.