Werkkostenregeling en maaltijden

Sinds 2015 is de werkkostenregeling verplicht. Bepaalde zaken kunnen nog steeds belastingvrij worden vergoed, edoch een groot aantal belastingvrije vergoedingen is afgeschaft. Soms moet de werkgever ook normbedragen gebruiken. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• kilometervergoedingen;
• maaltijden.

Huidige wetgeving inzake gezonde lunch

Een gezonde lunch is essentieel voor werknemers. Deze kan tot 2022 belastingvrij, volgens de Hoge Raad. Onder de wetgeving tot 2022 kon dit uiteindelijk belastingvrij. De wetgeving is in 2022 aangepast. Vanaf dat moment zijn enkel verplichtige arbo voorzieningen (uit de Arbowet) gericht vrijgesteld, denk hierbij aan een veiligheidshelm of ergonomische werkplek. Gezonde maaltijden vallen hier niet meer onder. De staatssecretaris geeft in zijn beantwoording op 14 juni 2024 aan dat elke werkgever naar eigen inzicht zijn vrije ruimte van de WKR mag invullen. Omdat vrijwel alle werkgevers vlot boven de WKR drempel uitkomen is de gezonde lunch dus belast met een eindheffing. Jammer... en een gemiste kans.  

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Werkkostenregeling 2020

De werkkostenregeling is op 24 april 2020 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 voor de eerste € 400.000 van 1,7% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.

• WKR was 1,7% van € 400.000 = € 6.800
• WKR 2020 wordt 3,0% van € 400.000 = € 12.000 (over meerdere 1,2%)

De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis.

Normbedragen maaltijden en werkkostenregeling

Maaltijden op kantoor of in de bedrijfskantine staan vast (voor 2015 € 3,20 voor maaltijden). U moet dus € 3,20 tot het loon van de werknemer rekenen (en hierover loonheffing betalen) of dit bedrag in de vrije ruimte laten vallen. Als u de maaltijden binnen de vrije ruimte laat vallen, kunt u deze inboeken onder 1 grootboekkaart, administreren per werknemer hoeft dan niet. Voor elke maaltijd geldt hetzelfde bedrag (dus ontbijt, lunch, diner, etc.).

Eigen bijdrage maaltijden en werkkostenregeling

Een eigen bijdrage van de werknemer mag in mindering worden gebracht op het genoemde normbedrag (mits niet lager dan nul euro).

Belastingvrije maaltijden en werkkostenregeling

Een maaltijd tijdens een zakelijk diner of een dienstreis kan soms belastingvrij plaatsvinden. De werkgever mag de werkelijke kosten belastingvrij vergoeden. Dit kan bij:

• diner / maaltijd met klanten (buiten de werkplek);
• mee eten bij overwerken;
• diner / maaltijden buiten de vaste werkplek.