Werkkostenregeling en de fiets van de zaak

Een fiets van de zaak kan belastingvrij worden verstrekt. De waarde van de fiets valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (1,2% van het totale fiscale loon van de werkgever).

Fiets van de zaak

Om de regeling (en bewijslast) bij een vaste reiskostenvergoeding voor situaties met een fiets van de zaak en een prive vervoermiddel eenvoudiger te maken is het mogelijk dat werkgever en werknemer hierover schriftelijke afspraken maken. De afspraken moeten worden afgestemd op de feiten en de persoonlijke omstandigheden van de werknemer. De regeling is in deze kamerbrief uitgewerkt.

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Werkkostenregeling 2020

De werkkostenregeling is op 24 april 2020 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 voor de eerste € 400.000 van 1,7% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.

• WKR was 1,7% van € 400.000 = € 6.800
• WKR 2020 wordt 3,0% van € 400.000 = € 12.000 (over meerdere 1,2%)

De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis.

Doelmatig of gebruikelijk

Tot een bedrag van euro 2.400 per werknemer per jaar wordt de vergoeding niet getoetst op gebruikelijkheid. Boven dat bedrag moet dat wel. Dit is van belang als u (duurdere) e-bikes wil vergoeden. Boven de grens van euro 2.400 loopt u het risico dat de vergoeding niet gebruikelijk is. De werkkostenregeling kan dan niet worden toegepast en de vergoeding vormt loon!

Cafetariamodel

Het cafetariseren van loonbestanddelen leidt niet tot verruiming van de ruimte van de werkkostenregeling. Waar moet u aan denken?

• Als de grens van 1,2% van het fiscale loon wordt overschreden, moet de werkgever eindheffing betalen tegen een vast tarief van 80%;
• De kosten van de werkgever worden door het cafetariseren wel beperkt: de werknemer betaalt uiteindelijk de fiets zelf;
• Cafetariseren is best ingewikkeld. De Cao biedt niet altijd de mogelijkheid om te cafetariseren.

Renteloze lening werkgever voor aankoop van de fiets

Een eenvoudig alternatief is dat de werkgever een lening verstrekt aan de werknemer om de fiets te kopen:

• De lening mag voor de belastingheffing renteloos als hij wordt gebruikt voor de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• De lening kan worden afgelost via een reiskostenvergoeding voor de fietskilometers tegen euro 0,19 per kilometer;
• Gaat de werknemer uit dienst, dan zal het restant van de lening (ineens) moeten worden afgelost uit het netto loon

Het is mogelijk om het alternatief van de lening te combineren met een (gedeeltelijke) aanwijzing van de vergoeding als eindheffingsbestanddeel onder de werkkostenregeling (binnen de vrije ruimte).

Ter beschikking gestelde fiets

Tot slot nog de ter beschikkingstelling  van een fiets aan een werknemer. De fiets blijft eigendom van de werkgever. Belastingtechnisch is er nu nog sprake van een draak van een regeling; het werkelijk voordeel van de privé met de fiets gereden kilometers, moet als loon worden belast.

Fiets van de zaak

Sinds 2020 is er ook een eenvoudige regeling voor de fiets van de zaak. Als de werkgever de fiets koopt moet de werknemer 7% van de aanschafwaarde als inkomen rekenen. Een fiets van € 2.000 kost de werknemer dan slecht € 70 per jaar. . Privégebruik wordt dan belast voor 7% van de waarde van de fiets. Deze regeling is op dit moment van toepassing !