Vaste onkostenvergoeding en werkkostenregeling

Vaste (onbelaste) kostenvergoedingen

De werkkostenregeling is ooit geïntroduceerd als een belangrijke vereenvoudiging van de loonbelasting. Het tegendeel lijkt in de praktijk het geval te zijn. In dit artikel behandelen wij een casus die voor de rechter kwam. Een accountantskantoor betaalde onbelaste vaste kostenvergoedingen aan werknemers. De vraag was ... mag dit belastingvrij?

De procedure handelt over de vaste onkostenvergoedingen en over vergoedingen aan werknemers voor netwerkverenigingen en businessclubs, de werkgever had geen (of een slechte) onderbouwing en er was geen steekproef genomen. Al met al ... dit kon alleen maar fout gaan.

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

In het kort de onkostenvergoeding

• Ook onder de werkkostenregeling kunt u een (maandelijkse) belastingvrije onkostenvergoeding verstrekken aan uw werknemer. Hieraan zijn wel voorwaarden verboden, deze zijn:
• De werkgever moet deze vergoeding regelmatig (zeg eens per jaar gedurende 2 maanden) controleren middels bonnen (en betaalbewijzen)
• Stel een specificatie van de onkosten op en bezwaar deze bij de loonadministratie.
• Vergeet niet de onkostenvergoeding jaarlijks te verhogen (index)
• Maak indien gewenst een afspraak met de belastingdienst via uw fiscalist

Fiscale risico's beperken via fiscale scan?

Wij merken in de praktijk dat veel werkgevers deze fout maken en dus een groot risico lopen. Laat eens een WKR-scan of fiscale scan door ons uitvoeren, hiermee maakt u optimaal gebruik van de fiscale mogelijkheden en beperkt u uw fiscale risico's. Stuur ons gerust een e-mail voor een vrijblijvende offerte.

Werkkostenregeling en onbelaste vergoedingen

Het uitgangspunt van de Wet op de loonbelasting is dat loon 'werknemersloon' is. Dit wil zeggen dat het loon moet worden verloond en dat de op het loon ingehouden loonbelasting door de werkgever wordt afgedragen. De wet kent hierop een belangrijke uitzondering. Loonbestanddelen kunnen worden aangewezen als eindheffingsloon. Dit wil zeggen dat, als belasting verschuldigd is, de heffing voor rekening van de werkgever komt. Het loon is voor de werknemer dan een netto component.

Binnen dit eindheffingsloon kent de wet de zogenoemde gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Een gerichte vrijstelling is bijvoorbeeld de € 0,19 per kilometer voor zakelijke kilometers met de eigen auto van de werknemer.

Is het loon niet gericht vrijgesteld, dan kan de werkgever dit toch aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Deze vrije ruimte bedraagt in 2021 maximaal 1,7% van de loonsom tot € 400.000 en voor de loonsom boven deze grens 1,18% (normen 2022). De werkgever betaalt over eindheffingsloon buiten de vrije ruimte 80% eindheffing.

Onbelaste vaste kostenvergoeding en WKR

Ook onbelaste vaste kostenvergoedingen kunnen gericht vrijgesteld zijn. De wet eist in dat geval dat aan de kostenvergoeding een onderbouwing naar aard en veronderstelde omvang ten grondslag ligt op basis van een steekproef (naar de aard en omvang van die kosten). Het ontbreken van een dergelijke steekproef, en dus het niet voldoen aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling, leidt niet direct tot belastingheffing ten laste van de werknemer. De werkgever kan immers de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte.

Toch gaat dit nog wel eens mis, zoals onlangs bleek uit een procedure over een accountant en belastingadvieskantoor (uiteraard niet Jongbloed Fiscaal Juristen). De procedure handelt over de vaste onkostenvergoedingen en over vergoedingen aan werknemers voor netwerkverenigingen en businessclubs.

Fiscale procedure over vaste onkostenvergoeding

De Belastingdienst had een boekenonderzoek ingesteld bij het accountantskantoor naar de aanvaardbaarheid van de aangiften Loonheffing. Tijdens het boekenonderzoek werd vastgesteld dat het kantoor een maandelijkse vaste kostenvergoeding aan haar werknemers had uitbetaald. De belastinginspecteur was van mening dat de vaste kostenvergoeding onvoldoende onderbouwd was. Als gevolg van deze onvoldoende onderbouwing van de vaste kostenvergoeding is de gehele uitbetaalde kostenvergoeding over de gecontroleerde periode tot het eindheffingsloon voor de werkkostenregeling (WKR) gerekend.

Voor het oudste jaar van de controle (2014) stelde het accountantskantoor dat de vaste kostenvergoeding in een eerdere belastingcontrole was goedgekeurd. Deze stelling werd door de Inspecteur betwist. Omdat het accountantskantoor geen bewijs van de goedkeuring kon overleggen, kon de vaste kostenvergoeding niet onbelast worden verstrekt.

Voor de latere jaren (2015 - 2018) verwees het accountantskantoor naar het Handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Hierin stond vermeld:

• U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragen of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.

Nu er geen sprake was van een eerder onderzoek, kon het accountantskantoor zich uiteraard niet op deze passage van het Handboek loonheffingen beroepen.

Saillant detail: de fiscus heeft het accountantskantoor de kans gegeven om achteraf de vaste vergoeding te onderbouwen, terwijl hij hier op grond van wet en jurisprudentie helemaal niet toe verplicht was. Deze onderbouwing werd door de inspecteur als onvoldoende beoordeeld.

Vergoedingen voor netwerkverenigingen en businessclubs

Het uitgangspunt van de Wet op de loonbelasting is, dat alles wat aan een werknemer wordt verstrekt of vergoed in het kader van zijn dienstbetrekking loon is. Aangezien de lidmaatschappen, waarvan de Belastingdienst de kosten heeft gecorrigeerd, persoonsgebonden zijn, acht de rechtbank het niet aannemelijk dat deze kosten een puur zakelijk karakter hebben.

Het had dan op de weg van het accountantskantoor gelegen haar standpunt dat geen sprake was van een belastbare looncomponent verder te onderbouwen. Nu zij dit heeft nagelaten, heeft het accountantskantoor naar het oordeel van de rechtbank niet aannemelijk gemaakt dat de vergoedingen van kosten van lidmaatschappen buiten het loonbegrip vallen.

Daarbij merkt de rechtbank op dat de wet niet voorziet in een gerichte vrijstelling voor (persoonlijke) lidmaatschappen van netwerkverenigingen en businessclubs, hetgeen een bewuste keuze van de wetgever impliceert. De correcties blijven derhalve in stand.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Noot fiscaal jurist inzake onkostenvergoedingen

Deze procedure is onder het mom 'leuker kunnen we het niet maken, ook niet makkelijker' , waarbij moet worden aangetekend dat het accountantskantoor kennelijk wel heel makkelijk concludeert tot het niet belastbaar zijn van de vaste kostenvergoeding en ook de vergoeding van lidmaatschappen. Deze procedure lijkt ook te zijn gevoerd door een minder deskundige fiscalist. Los van de naheffing wordt ook nog een vergrijpboete van 25% opgelegd !

Dit neemt niet weg dat de werkkostenregeling best complex kan zijn vanwege de vele voorwaarden voor de diverse gerichte vrijstellingen.

Voor vaste kostenvergoedingen geldt dat daaraan op basis van een steekproef een onderbouwing naar aard en veronderstelde omvang aanwezig moet zijn, wil deze gericht zijn vrijgesteld. In haar arrest uit 2009 heeft de Hoge Raad beslist dat voor de toepassing van de zojuist genoemde bepalingen de vaste kostenvergoedingen per kostencategorie vooraf of uiterlijk op het moment van betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang dienen te zijn gespecificeerd.

Dat kan best arbeidsintensief zijn, maar veelal is de vrije ruimte van werkgevers onvoldoende om - samen met andere vergoedingen en verstrekkingen in deze ruimte - niet tot eindheffing bij de werkgever te leiden. En bij de huidige tariefstructuur is 80% eindheffing best een pittig tarief.

De werkgever doet zichzelf daarom een groot plezier door te toetsen of vergoedingen en verstrekkingen voldoen aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstellingen. Immers, hiermee wordt de vrije ruimte van de werkkostenregeling niet verbruikt. Maak dus een specificatie van de onkostenvergoeding en laat al uw werknemers eens per jaar de onkostenvergoeding met bonnetjes onderbouwen. Bij grotere organisaties is het sterk te overwegen om de onkostenvergoeding vooraf af te stemmen.

Fiscale risico's beperken via fiscale scan?

Wij merken in de praktijk dat veel werkgevers deze fout maken en dus een groot risico lopen. Laat eens een WKR-scan of fiscale scan door ons uitvoeren, hiermee maakt u optimaal gebruik van de fiscale mogelijkheden en beperkt u uw fiscale risico's. Stuur ons gerust een e-mail voor een vrijblijvende offerte.

Workshop werkkostenregeling

Wil u wat uitgebreider geïnformeerd worden over werkkostenregeling, vraag dan vrijblijvend bij ons een offerte aan voor een inhouse workshop werkkostenregeling. Wij kunnen deze in overleg helemaal op maat maken voor uw bedrijf.

Loonbelastingscan

Wil u weten of uw bedrijf voldoet aan wet- en regelgeving op het gebied van de loonbelasting / WKR? Bel ons voor een loonbelasting- of WKR-scan. We houden de fiscale verwerking van uw arbeidsvoorwaarden aan tegen het wettelijk kader. Via een beknopt verslag ziet u snel waar de verbeterpunten voor uw organisatie liggen.

Bron Onkostenvergoeding en WKR

Rechtbank Gelderland 10 juni 2022, ECLI:NL:RBGEL:2022:2926

Hoge Raad 23 januari 2009 ECLI:NL:HR:2009:BH0612

ECLI:NL:HR:2009:BH0612, voorheen LJN BH0612, Hoge Raad, 07/13576 (rechtspraak.nl)