Kosten personeelsreis niet onder gerichte vrijstelling WKR
Rechtbank Zeeland–West-Brabant heeft onlangs geoordeeld dat de kosten die belanghebbende heeft gemaakt voor een personeelsreis niet onder de gerichte vrijstellingen binnen de WKR vallen. Het is de belanghebbende in deze zaak niet gelukt om voldoende aannemelijk te maken dat de reis een overwegend zakelijk karakter had. Hierna gaan wij op deze uitspraak nader in.
Wat probeerde de werkgever?
Belanghebbende is met zijn personeel een lang weekend op reis geweest. De kosten die voor deze reis zijn gemaakt worden in de aangifte loonheffingen aangemerkt als kosten die vallen binnen de vrije ruimte. Na het ontvangen van de aanslag loonheffingen gaat belanghebbende in bezwaar. Hij stelt dat de kosten voor de reis kwalificeren als zakelijke kosten. De kosten zijn namelijk gemaakt in het kader van de dienstbetrekking. De kosten bestaan onder andere uit reiskosten, kosten voor activiteiten en kosten voor verstrekte maaltijden.
Het doel van de reis was volgens de werkgever meerledig. De belangrijkste doelen het introduceren van nieuwe bedrijfsactiviteiten, het verbeteren van de samenwerking (teambuilding) en het opdoen van inspiratie voor de uitbreiding van de marktpositie. Een bijzaak was dat de reis tevens bedoeld was om het 25-jarig jubileum te vieren.
De WKR en gerichte vrijstellingen
Onder loon wordt verstaan al hetgeen dat uit een dienstbetrekking wordt genoten. Hieronder valt ook al hetgeen dat wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. Het op reis gaan en doen van leuke dingen zijn een voordeel voor de werknemer. Dit voordeel moet als loon worden verwerkt. De werkgever kan via de werkkostenregeling (WKR) onbelaste vergoedingen / verstrekkingen aan zijn werknemers doen, mits een en ander niet ongebruikelijk wordt. Waar precies het omslagpunt naar ongebruikelijkheid ligt, is nog immer onderwerp van discussie.
Vergoedingen / verstrekkingen die via de WKR lopen komen ten laste van de vrije ruimte, tenzij deze gericht zijn vrijgesteld. Op de gerichte vrijstellingen wordt later ingegaan. De vrije ruimte wordt gevormd door een bepaald percentage van de loonsom. Wegens coronaperikelen is dat percentage voor 2021 op 3% gesteld over de eerste € 400.000 en op 1,18% voor het meerdere. Bij overschrijding van de vrije ruimte is 80% eindheffing verschuldigd.
Onder strikte voorwaarden komen vergoedingen en verstrekkingen niet ten laste van de vrije ruimte. Dit is het geval indien één of meer gerichte vrijstellingen van toepassing zijn op de gemaakte kosten. Dat is volgens de werkgever in deze casus het geval. Hij haalt de volgende gerichte vrijstellingen aan, die van toepassing zouden zijn op de kosten voor de reis:
- Alle kosten van (openbaar) vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waarbij reiskostenvergoedingen tot € 0,19 per kilometer in aanmerking worden genomen;
- tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
- maaltijden die voor meer dan 10% een zakelijk karakter hebben;
- onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden, waarbij de kennis en vaardigheden van belang zijn voor de vervulling van de dienstbetrekking.
Wij gaan hierna in op de standpunten en op de uitspraak van de rechtbank.
Het standpunt van de inspecteur
Tijdens een vooroverleg met belanghebbende heeft de inspecteur aangegeven dat er geen gerichte vrijstelling toegepast kan worden. Dit standpunt wordt door de inspecteur ook in de bezwaarfase ingenomen. De inspecteur stelt dat de reis voornamelijk een recreatief karakter heeft en komt op basis van aangeleverde documentatie tot de conclusie dat de zakelijke elementen een aan de personeelsreis ondergeschikt nevendoel zijn. De inspecteur acht de reis dus onvoldoende zakelijk om enige gerichte vrijstelling van toepassing te laten zijn. Het standpunt van de werkgever hebben wij hiervoor reeds belicht.
Het oordeel van de rechtbank
Op belanghebbende rust de bewijslast om aannemelijk te maken dat de gerichte vrijstellingen op de gemaakte kosten van toepassing zijn. Naar het oordeel van de rechtbank heeft belanghebbende niet aannemelijk gemaakt dat de reis een overwegend zakelijk karakter had. Door belanghebbende wordt onvoldoende aannemelijk gemaakt dat de activiteiten bijdragen aan het onderhoud en de verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking. Daar komt tevens bij dat de reis door de feestcommissie was aangekondigd als een jubileumreis naar een zonnig eiland. De rechtbank komt tot het oordeel dat het zakelijke karakter ontbreekt. Dat maakt ook dat het vervoer niet gericht is vrijgesteld en dat de maaltijden een onvoldoende zakelijk karakter hebben. Er zijn dus geen gerichte vrijstellingen van toepassing. Het beroep wordt ongegrond verklaard.
Personeelsreis en WKR: mogelijkheden
Het toepassen van de gerichte vrijstellingen voor bijvoorbeeld een personeelsreis vergt een zorgvuldige planning en goede organisatie. Duidelijk moet zijn welke zakelijke elementen ten grondslag liggen aan de reis. Bij het toepassen van de gerichte vrijstelling rust de bewijslast namelijk op de werkgever om aannemelijk te maken dat de gerichte vrijstellingen inderdaad van toepassing zijn. Het is echter niet onmogelijk en komt in de praktijk nog regelmatig voor.
Een mogelijkheid om de kosten voor een personeelsreis onder de gerichte vrijstellingen van de WKR te laten vallen, is door het zakelijke karakter van de personeelsreis te benadrukken. Gedacht kan worden aan een training om de kennis en vaardigheden te verbeteren of aan een teambuilding activiteit. Het programma voor de reis kan dan nog prima een deels recreatief karakter hebben, al zullen de kosten dan in de meeste gevallen gesplitst moeten worden.
Advisering en de WKR
Wij denken graag met u mee over het optimaal gebruikmaken van de WKR en het fiscaal correct organiseren van personeelsfeesten en -reizen. Hier gaat in de praktijk regelmatig nog iets mis en aangezien deze reizen vaak duur zijn, zijn de gevolgen ook fors. Het inwinnen van passend advies en het laten meedenken van een specialist kunnen u dan een kostenbesparing opleveren. Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of bent u opzoek naar passend advies? Neem dan gerust contact op met één van onderstaande auteurs.
