Minder onkostenvergoedingen door de werkkostenregeling

In het kort de onkostenvergoeding

• Ook onder de werkkostenregeling kunt u een (maandelijkse) belastingvrije onkostenvergoeding verstrekken aan uw werknemer. Hieraan zijn wel voorwaarden verboden, deze zijn:
• De werkgever moet deze vergoeding regelmatig (zeg eens per jaar gedurende 2 maanden) controleren middels bonnen (en betaalbewijzen)
• Stel een specificatie van de onkosten op en bezwaar deze bij de loonadministratie.
• Vergeet niet de onkostenvergoeding jaarlijks te verhogen (index)
• Maak indien gewenst een afspraak met de belastingdienst via uw fiscalist

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

Werkgevers moeten fors snijden in extra's voor personeel

Heel veel ondernemers / werkgevers stappen per 1 januari 2015 over naar de werkkostenregeling (de WKR). Een simpele berekening zal leren dat werkgevers fors moeten snijden in hun onkostenvergoedingen, personeelsfeestjes, kerstborrels en bonussen. De arbeidsvoorwaarden moeten dus worden aangepast.

De werkgever mag per jaar belastingvrij 1,2% van zijn totale fiscale loonsom uitbetalen aan de werknemers, de rest wordt belast tegen een tarief van 80% (een flinke kostenpost).

Nieuws werkkostenregeling 2020

De werkkostenregeling is op 24 april 2020 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 voor de eerste € 400.000 van 1,7% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.

• WKR was 1,7% van € 400.000 = € 6.800
• WKR 2020 wordt 3,0% van € 400.000 = € 12.000 (over meerdere 1,2%)

De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis.

Een voorbeeld voor de werkkostenregeling

U heeft een loonsom van € 500.000. U mag dus in 2015 maximaal 1,2% van € 500.000 belastingvrij vergoeden, dit is € 6.000. Bij uw bedrijf werken 15 mensen, ze ontvangen allemaal een onkostenvergoeding van € 50 per maand. En toen?

• Onkostenvergoedingen € 9.000 (15 x € 50 x 12 maanden).
• Personeelsfeest € 1.500.
• Kerstcadeau € 1.000.
• Zomerborrel € 1.500.
• Eten op kantoor € 1.000.
• Totaal € 14.000.

Belastingvrij mag u € 6.000 betalen, over het meerdere van € 8.000 moet u 80% belastingheffing betalen (dus € 6.400). Bij een gelijk beleid en gelijke arbeidsvoorwaarden kost u dit dus € 6.400 extra per jaar (als werkgever).

Mag een werkgever de arbeidsvoorwaarden aanpassen?

Lastige vraag en sterk afhankelijk van de afspraken binnen uw bedrijf. Als er een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsvoorwaarden staat, kunt u de regels en voorwaarden voor uw werknemers aanpassen, mits er sprake is van een zwaarwichtig belang. Dit zal afhangen van de financiële situatie binnen uw bedrijf.

Sommige arbeidsovereenkomsten kennen ook een bepaling dat bepaalde onkostenvergoedingen kunnen worden aangepast bij gewijzigde omstandigheden, dan heeft de werkgever dus meer mogelijkheden. Daarnaast kunt u de feestjes binnen uw bedrijf goedkoper organiseren of een ander doel geven (zakelijk feestje).

Soms is ook toestemming van de ondernemingsraad nodig.