Kosten van tijdelijk verblijf - werkkostenregeling
In 2011 is de werkkostenregeling als keuzeregeling ingevoerd en per 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht. Het doel van de werkkostenregeling is om de systematiek van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel te vereenvoudigen en administratieve lasten te verminderen. Veel werkgevers ervaren deze vereenvoudiging echter niet en ook bij boekenonderzoeken blijkt de WKR vaak een bron van geschil. De financiële gevolgen in de vorm van naheffingen zijn dan vaak groot. In de kern is de regeling eenvoudig: de werkgever heeft een forfaitaire ruimte tot zijn beschikking om vergoedingen / verstrekkingen aan zijn werknemers toe te kennen. Die ruimte wordt aangeduid als de vrije ruimte. Daarnaast zijn er vergoedingen / verstrekkingen expliciet aangewezen die niet ten laste van de vrije ruimte komen, mits aan de voorwaarden is voldaan. Dit zijn de gerichte vrijstellingen. Dit artikel gaat over zo’n post: de verblijfkosten bij een tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking.
Wat zijn kosten van tijdelijk verblijf
Bij kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking moet u denken aan bijvoorbeeld de lunch van een vertegenwoordiger, het etentje met een zakenrelatie, het wegens overwerk niet thuis kunnen eten tussen 17.00 en 20.00 uur, etc. Wij wijzen hier reeds op de mogelijke samenloop met het normbedrag voor maaltijden die op de werkplek worden genuttigd. Voor dat type maaltijden geldt immers een normbedrag. Eet uw werknemer dus op de werkplek, toets toepassing van deze regeling dan extra kritisch. Eet uw werknemer dus op de werkplek, zorg er dan voor dat u altijd de juiste regeling toepast. Het is belangrijk om de regeling goed uit elkaar te houden. Deze bepaling is zodanig specifiek, dat het niet vreemd is dat hier in de praktijk fouten mee worden gemaakt.
Wat is tijdelijk precies?
Het begint met de term ‘tijdelijk’. De wet geeft voor deze regeling geen definitie van tijdelijk. De Staatssecretaris is hier wel op ingegaan en noemt twee (bekende) regels. Een ambulante werknemer valt onder de regeling en de werknemer die zakelijke redenen heeft om niet bij het werk te gaan wonen. Ambulant is de werknemer die steeds naar verschillende arbeidsplaatsen reist. Dit wordt bepaald aan de hand van een referentieperiode. Het is belangrijk om uw interne organisatie zo in te richten dat u dit goed in de gaten kunt houden. Zo voorkomt u mogelijke naheffingen en boetes. Bij zakelijke redenen kunt u bijvoorbeeld denken aan de werknemer in proeftijd of de werknemer die zich bezighoudt met een tijdelijk project (zoals wegenbouw).
Maaltijden in de WKR
Dan de maaltijden. Deze moeten een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben, stelt de wet. Meer dan bijkomstig betekent 10% of meer. Hiervan is in ieder geval sprake indien de werknemer door het werk ’s avonds niet thuis kan eten tussen 17.00 en 20.00 uur. Deze regel geldt ook bij maaltijden met bijvoorbeeld zakelijke relaties, of lunches in het kader van een werkoverleg. Hier ontstaat soms de eerdergenoemde samenloop met maaltijden op de werkplek.
Noot
De kosten die uw werknemer maakt wegens tijdelijk verblijf kunnen in een vaste kostenvergoeding worden ondergebracht. Dit verlicht de administratieve lasten van de werkgever aanzienlijk. Denk bijvoorbeeld aan een vaste vergoeding per dag van verblijf. Tot 1 januari 2020 kon zo een vergoeding worden gebaseerd op de Reisregelingen die de overheid hanteerde. Deze regelingen zijn echter vervallen per 1 januari 2020. In beginsel moet een vergoeding nu zijn gebaseerd op deugdelijk, eigen onderzoek naar de werkelijke kosten. Echter, de Belastingdienst maakt van deze normbedragen nog wel melding. U kunt deze dan hanteren indien uw werknemer vergelijkbaar is met een ambtenaar op dienstreis. Wij raden aan om samen met een adviseur een vaste kostenvergoeding voor te leggen aan de Belastingdienst alvorens deze in te voeren. Dit biedt u rechtszekerheid. Dit hebben wij al voor veel klanten gedaan en wij helpen u hier graag bij.
