Kleine geschenkenregeling tijdens coronacrisis

Het komt de laatste tijd steeds vaker voor. Werkgevers die hun werknemers een kleine attentie geven voor het thuiswerken tijdens de coronacrisis. Gedacht kan worden aan een bosje bloemen of een blijf-gezond-pakket. De hoofdregel is dat iedere beloning voor de werknemer loon vormt. Binnen de loonbelasting bestaat echter een bijzondere bepaling voor het geven van zogenoemde ‘kleine geschenken’ door werkgevers aan hun werknemers. De Belastingdienst heeft recent aandacht geschonken aan deze regels in het kader van corona. In dit artikel gaan wij daar nader op in.

De kleine geschenkenregeling

Wanneer een werkgever aan zijn werknemers een klein geschenk geeft, behoort dit in principe tot het belastbare loon. Als u als werkgever een attentie verstrekt aan uw werknemers die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, wordt dit niet aangemerkt als loon. Er is in dit geval geen verband met de dienstbetrekking. Als vuistregel kunt u aanhouden dat dit zich vooral voordoet in situaties waarin iemand anders dan de werkgever, ook een attentie zou geven.

Een attentie die buiten de werkgever-werknemerrelatie valt is bijvoorbeeld een fruitmand voor een zieke werknemer. Deze attentie vloeit vaak voort uit wellevendheid en sympathie vanuit de werkgever en is niet zozeer gebaseerd op de dienstbetrekking. Een ander dan de werkgever had onder deze omstandigheden ook een fruitmand gegeven.

De Belastingdienst stelt dat aan de volgende drie voorwaarden moet zijn voldaan om de kleine geschenkenregeling toe te mogen passen.

1. U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin anderen ook zo’n attentie zouden geven;
2. U geeft geen geld of een waardebon;
3. De factuurwaarde (inclusief BTW) van de attentie is maximaal € 25. Eventuele bezorgkosten hoeft u hierbij niet mee te tellen als die kosten op de factuur apart staan vermeld.

Kleine geschenkenregeling bij thuiswerken

Voor een attentie die werknemers ontvangen omdat zij thuiswerken door corona, kunt u volgens de uitleg van de Belastingdienst de kleine geschenkenregeling niet toepassen. In dit geval wordt namelijk niet aan alle genoemde voorwaarden voldaan. Dit is geen situatie waarin een ander dan de werkgever een soortgelijke attentie zou geven. De waarde van het geschenk wordt dan aangemerkt als brutoloon. Wij vragen ons af of deze redenatie altijd opgaat, omdat gedurende de coronacrisis ook buiten de relatie werkgever-werknemer mensen elkaar uit wellevendheid, sympathie of piëteit kleine geschenken, zoals boeken en bloemen, hebben gegeven. Gezien het financieel belang zal een bezwaar- en beroepsprocedure over het algemeen echter niet aantrekkelijk zijn, tenzij het een flink aantal geschenken betreft. Mocht dat het geval zijn, dan denken wij uiteraard graag met u mee.

Wij gaan hierna kort in op mogelijkheden die u hebt om kleine geschenken buiten de regeling om te verwerken.  

Mogelijkheden buiten de kleine geschenkenregeling om

De waarde van de attentie die buiten de kleine geschenkenregeling valt, vormt in beginsel loon voor de werknemer. De werkgever is hierover loonheffingen verschuldigd. Voor het berekenen van het nettoloon wordt de waarde van de attentie bij het brutoloon opgeteld. De waarde van de attentie is gelijk aan de waarde vermeld op de inkoopfactuur, inclusief BTW.

U kunt ervoor kiezen om de loonbelasting voor eigen rekening te nemen. De waarde van het geschenk wordt dan opgeteld bij het nettoloon en gebruteerd. U betaalt dan in feite de loonbelasting voor uw werknemer.

Tot slot kunt u gebruik maken van de werkkostenregeling. Aangezien attenties over het algemeen niet onder een gerichte vrijstelling vallen, bent u aangewezen op de vrije ruimte. De vrije ruimte bedraagt in 2021 3% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Dit bedrag wordt vermeerderd met 1,18% over het deel van de fiscale loonsom dat de € 400.000 te boven gaat. Wij merken op dat het bepalen van de loonsom voor de vrije ruimte enkele haken en ogen kent. Die laten wij hier buiten beschouwing.

U kunt de vrije ruimte aanwenden voor zover dat gebruikelijk is. De Belastingdienst neemt aan dat aan dit gebruikelijkheidscriterium is voldaan, indien de verstrekkingen / vergoedingen per werknemer niet meer bedragen dan € 2.400 per werknemer. Indien u het totaal van de vrije ruimte overschrijdt, bent u over de overschrijding 80% eindheffing verschuldigd.

Vragen?

Heeft u naar aanleiding van het lezen van dit artikel vragen? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met één van onderstaande auteurs.