Intermediaire kosten en werkkostenregeling
Als een werknemer of een ander kosten voorschiet, dan spreken we over intermediaire kosten. Vergoeding van intermediaire kosten zijn dus feitelijk vergoedingen die u als werkgever aan uw werknemer heeft betaald omdat de werknemer in uw opdracht een bedrag heeft voorgeschoten. Het zijn dus:
- zaken die van uw bedrijf zijn;
- zaken die van uw bedrijf zijn en ter beschikking zijn gesteld aan uw werknemer;
- kosten die samenhangen met uw bedrijf of de bedrijfsvoering (en dus niet met het functioneren van uw werknemer);
- kosten die uw werknemer maakt om uw bedrijf te vertegenwoordigen / externe representatiekosten.
Deze bedragen die uw werknemer heeft voorgeschoten mag u belastingvrij aan uw werknemer vergoeden. Deze vergoedingen van intermediaire kosten zijn dus geen loon en vallen ook niet onder de werkkostenregeling. Om het ingewikkeld te maken, op het moment dat u deze zaken aan uw werknemer of een andere werknemer verstrekt, kan er wel weer sprake zijn van loon.
Werkkostenregeling 2025
Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.
Werkkostenregeling 2024
In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.
Nieuws werkkostenregeling 2020
De werkkostenregeling is op 24 april 2020 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 voor de eerste € 400.000 van 1,7% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.
- WKR was 1,7% van € 400.000 = € 6.800
- WKR 2020 wordt 3,0% van € 400.000 = € 12.000 (over meerdere 1,2%)
De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis.
Voorbeelden intermediaire kosten
- De heer Jansen geeft een presentatie bij Grolsch, dit ten behoeve van uw bedrijf. De heer Jansen koopt voor deze presentatie een fles champagne voor Grolsch en tevens een aantal stiften en papier. De stiften komen uiteindelijk op kantoor te liggen en worden hier gebruikt. Beide bedragen vergoedt de werkgever aan de heer Jansen, beide vergoedingen zijn geen loon.
- De heer Pietersen heeft een auto van de zaak, hij tankt in het buitenland en declareert deze kosten. De benzinekosten kunnen belastingvrij als intermediaire kosten aan de heer Pietersen worden vergoed.
- De heer De Vries gaat uit eten met uw belangrijkste klant, de kosten worden bij de werkgever gedeclareerd. Voor de kosten verbonden aan het eten van de klant geldt de belastingvrije vergoeding ex de intermediaire kosten. De vergoeding voor de kosten van de maaltijd die de heer De Vries heeft opgegeten vallen onder een gerichte vrijstelling. De gehele rekening van het restaurant kan dus belastingvrij worden vergoed.
- De heer De Graaf koopt een laptop. De laptop wordt door de werknemer zelf betaald en de kosten worden bij de werkgever gedeclareerd. De vergoeding van deze kosten is belastingvrij, zogenaamde intermediaire kostenvergoeding. Vervolgens wordt de laptop aan de heer De Graaf ter beschikking gesteld om thuis te kunnen werken. Als de laptop voor tenminste 90% of meer zakelijk wordt gebruikt, dan betreft het een zogenaamde nihilwaardering voor de werkkostenregeling.
