Gebruikelijkheidstoets werkkostenregeling

Er zijn werkgevers die bonussen en tantièmes van werknemers onderbrengen in de werkkostenregeling (de vrije ruimte). De Belastingdienst is hiermee akkoord tot zo'n € 2.000, maar bij hogere bonussen is men minder enthousiast. De werkkostenregeling is op dit onderdeel niet echt duidelijk.

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Nieuws werkkostenregeling 2020

De werkkostenregeling is op 24 april 2020 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 voor de eerste € 400.000 van 1,7% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.

• WKR was 1,7% van € 400.000 = € 6.800
• WKR 2020 wordt 3,0% van € 400.000 = € 12.000 (over meerdere 1,2%)

De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis.

Wijziging gebruikelijkheidstoets WKR in 2016

Er komt een slimme en subtiele wijziging in de werkkostenregeling. De nieuwe bepaling stelt dat een werkgever alleen vergoedingen (en verstrekkingen) in de vrije ruimte mag onderbrengen (als eindheffingsbestanddeel mag aanwijzen) als het onderbrengen in de werkkostenregeling gebruikelijk is. Op dit moment is de bepaling net een stukje onduidelijker, nu mag een vergoeding worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel mits deze vergoeding / verstrekking niet teveel afwijkt van hetgeen gebruikelijk is in vergelijkbare gevallen.

Wanneer is het onderbrengen in de vrije ruimte / WKR gebruikelijk?

Een lastige vraag die de wet niet echt veel duidelijker maakt, edoch de Belastingdienst wel meer "munitie" geeft om hier tegen te ageren. Nu moet de vergoeding gebruikelijk zijn. In de nieuwe situatie moet de vergoeding gebruikelijk zijn en moet het ook nog gebruikelijk zijn om de vergoeding in de WKR onder te brengen. Waar moet u dan op letten?

1. Wat is de omvang van de vergoeding (of verstrekking)?
2. Krijgen werknemers binnen het concern ook een dergelijke vergoeding (of verstrekking)?
3. Hoe ging u voordat de WKR binnen uw bedrijf werd toegepast om met dergelijke vergoedingen (verstrekkingen)?
4. Hoe gaat de markt (collegabedrijven) om met dergelijke vergoedingen / verstrekkingen?

Uitspraak gebruikelijkheidstoest

Rechtbank Noord Holland d.d. 14 september 2016 ECLI NL RBNHO 2016 7588.