Gebruikelijkheidstoets werkkostenregeling

De voorwaarden voor de gebruikelijkheidstoets worden in 2016 aangepast en minder gunstig voor de werkgever. Lees hiertoe onderstaand artikel.

De werkkostenregeling kent een zogenaamde gebruikelijkheidstoets, dit is de enige echte beperking van de werkkostenregeling.

De gebruikelijkheidstoets wil zeggen dat vergoedingen en verstrekkingen waarover u als werkgever opneemt als einheffingsloon niet voor meer dan 30% mogen afwijken van wat normaal is / in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

De gebruikelijkheidstoets zal nog veel jurisprudentie veroorzaken omdat deze nog moet worden ingevuld. Voor de toetsing aan de gebruikelijkheid moet u volgens de Belastingdienst kijken naar:

• de soort vergoeding / verstrekking;
• de waarde van de vergoeding / verstrekking;
• de hoogte van de vergoeding / verstrekking;
• degene die de vergoeding / verstrekking krijgt.

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Werkkostenregeling 2020

De werkkostenregeling is op 24 april 2020 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 voor de eerste € 400.000 van 1,7% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.

• WKR was 1,7% van € 400.000 = € 6.800
• WKR 2020 wordt 3,0% van € 400.000 = € 12.000 (over meerdere 1,2%)

De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis.

Voorbeelden gebruikelijkheidstoets werkkostenregeling

1. De heer Jansen krijgt een elektrische fiets van € 1.500 inclusief 21% BTW. De heer Jansen komt 3 keer per week met de fiets naar zijn werk. Vorenstaande is niet ongebruikelijk, de fiets mag volledig in de vrije ruimte worden ondergebracht.
2. Een belastingadvieskantoor geeft alle werknemers met Sinterklaas een LCD televisie met DVD-speler. Binnen de branche is het gebruikelijk dat belastingadviseurs dure cadeau's krijgen. De LCD televisie met de DVD-speler mogen volledig in de vrije ruimte worden ondergebracht.
3. Elke werknemer krijgt met de Kerst een kerstpakket van € 150. De directeur is erg enthousiast over vliegen en hij krijgt een sportvliegtuig (tweedehands) van € 30.000. Dit laatste is niet gebruikelijk en wijkt voor meer dan 30% af van de waarde van kerstpaketten die vergelijkbare directeuren krijgen. Dit deel moet u als loon aanmerken.