Werkkostenregeling

Wij adviseren regelmatig bedrijven, HR afdelingen en accountants bij een juiste en volledige opzet van de werkkostenregeling. Via onze WKR tool brengen wij alle mogelijkheden in kaart. Wilt u een vrijblijvend gesprek? Bel of mail ons gerust. De vrije ruimte in 2024 bedraagt 1,92% tot € 400.000 (2023: 4% van € 400.000) en over het meerdere 1,18% (2023 en 2024).

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedroeg de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

WKR 2023 3% (eerste 400.000 euro loonsom)

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. De wetgever buigt iets mee, het percentage gaat voor 2023 naar 3%.

Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

WKR 2022 1,7%

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

WKR 2020 en 2021

De werkkostenregeling is over 2020 en 2021 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 en 2021 voor de eerste € 400.000 van 1,18% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.

• WKR 2020 was 1,7% van € 400.000 = € 6.800, dit wordt dus € 12.000 (€ 400.000 x 3%) , over meerdere 1,2%;
• WKR 2021 was 1,18% van €400.000 = € 4.720, dit wordt dus € 12.000 (€400.000 x 3%), over meerdere 1,18%.

De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis. Ook valt de verklaring omtrent gedrag (VOG) vanaf 2020 niet meer onder de vrije ruimte.

De werkkostenregeling in het kort

Via de werkkostenregeling mag een werkgever maximaal 1,2% van het totale (fiscale) loon (kolom loonstaat nr. 14) binnen zijn bedrijf belastingvrij aan zijn werknemers betalen. Dit noemt men de vrije ruimte. Over het bedrag dat hierboven wordt uitgekeerd moet 80% eindheffing worden betaald of het moet worden verloond. Bijzonder is verder nog:

• Er zijn zogenaamde gerichte vrijstellingen die buiten de vrij ruimte vallen.
• Bepaalde verstrekkingen mag u op nul waarderen.
• Veel aanspraken kunnen belastingvrij worden verstrekt.
• Loon in natura wordt gewaardeerd op de factuurwaarde.

De regeling voor de werkkostenregeling geldt voor:

1. Maaltijden in de kantine en op kantoor.
2. Kerstpakketten.
3. Parkeergelden (vergoeding boven € 0,19).
4. Internet thuis (mits tenminste noodzakelijkzakelijk gebruik).
5. Fiets, scooter en dergelijke.
6. Personeelsactiviteiten.
7. Persoonlijke verzorging.
8. Producten uit eigen bedrijf.
9. Korting producten eigen bedrijf.
10. Rentevoordeel personeelslening (niet bij hypotheek voor woning).
11. Maaltijden, verlichting of verwarming bij onregelmatige diensten.
12. Werkruimte bij werknemer thuis.
13. Apparatuur voor thuis.
14. Werkkleding (die mee naar huis gaat en buiten werktijd kan worden gedragen).
15. Bedrijfsfitness buiten kantoor.
16. Contributie vakbond en personeelsvereniging.

Over deze zaken moet u kiezen, de opties zijn:

1. Vallen in de ruimte van 1,5%.
2. U voldoet als werkgever de zogenaamde eindheffing.

Geen loon voor de werkkostenregeling

Er zijn bepaalde zaken die niet als loon worden gezien, u komt dan dus niet toe aan de werkkostenregeling en de vrije ruimte wordt dan niet benut. De belangrijkste zijn:

1. Vergoedingen voor intermediaire kosten.
2. Voordelen buiten de dienstbetrekking.
3. Vrijgestelde verstrekkingen, aanspraken en uitkeringen. 
4. Verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage heeft betaald welke gelijk is aan de waarde.
5. Nihilwaarderingen (geen eindloonheffing).

Als loon voor de werknemer worden aangemerkt

Bepaalde zaken worden als loon of salaris van uw werknemer gezien, de belangrijkste zijn:

1. Het normale of reguliere loon.
2. De auto van de zaak.
3. De dienstwoning waar de werknemer woont.
4. Boetes.
5. Vergoedingen en / of verstrekkingen die de werkgever als loon heeft aangewezen.
6. Vergoedingen en / of verstrekkingen boven de zogenaamde 30% grens (gebruikelijkheidstoets).