Stagiair en belastingheffing

Hoe werkt de belastingheffing bij een stagiair? De Belastingdienst heeft in 2020 nieuwe regels bekend gemaakt, in dit artikel een overzicht.

Belastingheffing bij een stagiair

Als een werkgever een stagiair aanneemt, is er normaal gesproken sprake van een normale (echte) dienstbetrekking. Er kan echter ook sprake zijn van een fictieve dienstbetrekking of helemaal géén dienstbetrekking. Lekker duidelijk dus !

1. Geen dienstbetrekking bij stagiair

Als de stagiair alleen les / onderricht krijgt op de werkplek en verder niet wordt aangestuurd, is er geen sprake van een dienstbetrekking. In dat geval worden enkel de werkelijke kosten van de stagiair vergoed en er wordt geen loon betaald.

2. Echte dienstbetrekking bij een stagiair

De stagiair krijgt een reële vergoeding (loon) en loopt normaal mee binnen uw organisatie. Er is dan sprake van een normale / echte dienstbetrekking. Over de vergoeding moeten loonheffing en premies werknemersverzekeringen worden ingehouden (tevens werkgeversheffing zorgverzekeringswet)

3. Fictieve dienstbetrekking bij een stagiair

Hiervan is sprake als het geen echte dienstbetrekking is en de stagiaire een stagevergoeding krijgt (en dus geen reëel loon). De beloning moet wel marktconform zijn. Werkgevers moeten dan ook loonbelasting / premie volksverzekeringen inhouden en werkgeversheffing ZVW betalen. De werkgever hoeft dan echter geen werknemersverzekeringen te berekenen. U moet met de volgende zaken rekening houden (codes voor de aangifte loonheffingen):

Code aard arbeidsverhouding is 7.
De verzekeringsindicatie voor de ZW is van toepassing (dus op "ja" zetten).
De verzekeringsindicaties voor de WW en de WAO / IVA / WGA zijn niet verschuldigd, dus op "nee" zetten.
Het loon dat de stagiair geniet (de stagevergoeding) is loon voor de werknemersverzekeringen.
Er is geen sprake van premieloon. De werkgever vult dus € 0 aan premieloon (grondslagaanwas) in.
De sectorcode moet gewoon worden ingevuld.
De rubriek ‘Code invloed verzekeringsplicht’ blijft leeg.

Gelijktijdig stage en dienstbetrekking bij stagiair

Om de duidelijkheid maar weg te nemen, het kan ook zijn dat een stagiair gelijktijdig een echte diensbetrekking heeft en een fictieve dienstbetrekking (stage).

Echte dienstbetrekking: als een stagiair voor de stage-uren een marktconforme beloning ontvangt, is sprake van een echte dienstbetrekking. U houdt op de gebruikelijke manier de loonheffing in en hij betaalt ook premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw.
Fictieve dienstbetrekking: ontvangt de stagiair geen marktconforme beloning maar een stagevergoeding, dan past u de regels toe die gelden voor de fictieve dienstbetrekking. U gebruikt voor de stagevergoeding een aparte inkomstenverhouding.

Na stage in dienstbetrekking

Wanneer de arbeidsverhouding van een stagiair na zijn stage wijzigt van een fictieve dienstbetrekking naar een echte dienstbetrekking, verandert zijn verzekeringssituatie. Voor de echte dienstbetrekking gebruikt u dan een nieuwe inkomstenverhouding.

Wijzigt de dienstbetrekking van de stagiair in de loop van het kalenderjaar, dan heeft dit gevolgen voor de berekening van de premies werknemersverzekeringen. Voor de berekening van het premiemaximum moet u ook rekening houden met loon dat de stagiair tijdens zijn stageperiode heeft genoten. Uw klant moet dan alsnog alle premies werknemersverzekeringen betalen over de stagevergoeding. Dit leidt dus tot een ‘inhaaleffect’.

Voorbeeld stagiair en belastingheffing

Iemand werkt van 1 januari tot en met 31 maart als stagiair in fictieve dienstbetrekking tegen een loon van € 300 per maand. Per 1 april komt deze persoon in vaste dienst tegen een maandloon van € 4.500. Het (fictieve) maximum premieloon per maand is € 4.700.

Voor de berekening van de premies werknemersverzekeringen geldt het volgende:

Vanaf 1 januari tot en met 31 maart is de stagiair alleen verzekerd voor de Wet Wajong en de ZW. Nummer inkomstenverhouding is 1. De stagevergoeding behoort tot het cumulatief loon werknemersverzekeringen, maar leidt niet tot aanwas van de grondslag. Over de stagevergoeding hoeft uw klant dus geen premie te betalen.
Vanaf 1 april komt de stagiair in vaste dienst. Hij is verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. Nummer inkomstenverhouding is 2. In april is sprake van een inhaaleffect in verband met de stagevergoedingen in januari tot en met maart.

School ontvangt stagevergoeding

Als de stagiair de stagevergoeding niet zelf krijgt, hoeft de werkgever geen loonheffingen in te houden en te betalen onder de volgende voorwaarden:

De werkgever maakt de stagevergoeding rechtstreeks over aan de school of het stagefonds, met uitzondering van kostenvergoedingen.
De school of het stagefonds geeft de stagevergoeding niet door aan de stagiair, maar gebruikt dit voor algemene schoolse activiteiten.
De school of het stagefonds administreert de stagevergoedingen en de besteding daarvan.
De werkgever legt binnen 2 maanden na afloop van elk jaar de volgende gegevens in zijn administratie vast: de naam, het adres en het burgerservicenummer van de stagiair, de naam en het adres van de school of het stagefonds en het bedrag van de beloning. Hierbij vermeldt de werkgever de datum en het nummer van het besluit waarop de regeling is gebaseerd: 14 december 2010, nr. DGB2010/2202M. Maak zekerheidshalve een kopie van het paspoort van de stagiair.

Noot fiscaal jurist inzake stagiair en belastingen

De handreiking geeft weliswaar een kader voor de fiscale behandeling, maar daarmee is helaas niet alles adequaat toegelicht. Want als een bedrijf iemand stage laat lopen tegen een onkostenvergoeding, is daarmee altijd sprake van een stagiair?

De praktijk is dat de Inspectie SZW dan nog steeds de arbeidsrelatie beoordeelt en in voorkomende gevallen herkwalificeert als een dienstverband. Als dit aan de orde is, moet het wettelijk minimumloon worden betaald. Als dit niet is gebeurd, kan de Inspectie SZW boetes opleggen.

De scheidslijn wordt bij de beoordeling soms erg dun. De Inspectie SZW beoordeelt de arbeidsrelatie - onder meer - aan de hand van het criterium of de stagiair een arbeidsplek bezet van iemand die anders productief had kunnen worden ingezet. Dit is uiteraard een belachelijk criterium; leerlingen van de hotelschool die stage lopen in een horeca-onderneming zijn productief en in de planning wordt met de inzet van stagiairs rekening gehouden.

Dit voorbeeld laat zien dat het nog steeds nodig is duidelijke criteria te geven voor de kwalificatie van de arbeidsrelatie; stagiair of geen stagiair. Een juiste vastlegging en advisering blijven gewenst.