Loonbelastingcontrole
Aandachtspunten en tips bij een controle
Een loonbelastingcontrole is voor de Belastingdienst een eenvoudig instrument dat vaak doel zal treffen. Het aantal controles bedraagt op dit moment (2010) zo’n 40.000 per jaar. Er wordt slimmer en sneller gecontroleerd.
De controle
Een boekenonderzoek wordt veelal schriftelijk aangekondigd. Zorg ervoor dat uw adviseur bij het eerste gesprek aanwezig is. Leg de spullen gereed en geef aan de inspecteur aan tot wie hij zich moet richten met vragen, zo voorkomt u dat de inspecteur iedereen gaat vragen. De inspecteur heeft geen snuffelrecht (niet zomaar openen lades, kasten, etc.). Zorg ervoor dat adviezen van uw fiscalist apart worden bewaard.
Vaste controlepunten
Uit onze eigen praktijk en ervaringen uit procedures hebben wij een controlelijst samengesteld. Deze onderdelen worden vrijwel altijd gecontroleerd:
- Heeft u van alle werknemers een kopie paspoort (voor- en achterzijde en alle pagina’s) loonstaat, sofinummer, etc.?
- Kostenvergoedingen, deze moeten gespecificeerd en onderbouwd zijn.
- Reiskostenvergoedingen.
- Maaltijden: maximaal 80 maaltijden onbelast, vanaf 2007 ruimere regeling.
- Auto van de zaak: sinds 2006 in de loonadministratie, zijn de verklaringen “geen privégebruik” aanwezig? Busjes zijn een standaard onderdeel van de controle.
- Pensioenregeling: overleg met uw adviseur of deze aanvaardbaar is.
- Betaalt u aan natuurlijke personen zonder inhouding van loonheffing, zorg dan voor een VAR-verklaring.
- Werkt u met freelancers, thuiswerkers, artiesten, etc., zorg dan dat de berekening van het loon en uw administratie klopt.
- Verminderingen voor lage lonen, onderwijs en kinderopvang.
- Verzamelloonstaat wordt vergeleken met uw grootboek.
- Onderaanneming.
Naheffingen
Naheffingsaanslagen voor de loonheffing worden meestal geheven bij de werkgever (inhoudingsplichtige) in de vorm van de bruto methode (eindheffing volgens tabeltarief). De netto methode (enkelvoudige aanslag) is veelal gunstiger, hierbij wordt de aanslag verhaald op uw werknemer, tenminste dit moet u proberen. De Belastingdienst wijst een verzoek hiertoe meestal af door te stellen dat u niet gaat verhalen of dat netto betalingen werden bedoeld. Er zijn enkele uitspraken die korte metten maken met dit soort standpunten van de Belastingdienst. Door een enkelvoudige aanslag zijn de boete en rente ook lager. Laat u dus goed voorlichten.
Let erop dat het boetebeleid sinds 2010 is aangescherpt, u krijgt eerder en hogere boetes.
