Vaste kostenvergoedingen
Inleiding Vaste Kostenvergoeding
Sinds de invoering van de Werkkostenregeling moet u anders omgaan met vaste kostenvergoedingen. Via onze WKR scan kunt u dit eenvoudig bepalen. Wilt u een demonstratie, stuur ons een e-mail.
Werknemers maken kosten om te kunnen werken. Werkgevers vergoeden deze kosten soms op declaratiebasis waarbij de werknemer de bonnetjes mag inleveren en de werkgever de bonnen vergoedt. Naast de vergoeding op declaratiebasis kunnen werkgever en werknemer ook een vaste vergoeding afspreken. In de praktijk komen ook combinaties voor van declaraties met vaste onkostenvergoedingen.
Dit bleek nog eens bij een uitspraak van het Gerechtshof (Amsterdam, 11 juli 2007). Er moet per categorie een gespecificeerde uitsplitsing aanwezig zijn (naar aard en omvang). In dit geval kon het uitzendbureau de uitkering niet verhalen op de werknemers, gevolg brutering van de onbelaste vergoeding tegen een tarief van bijna 70%. Al met al: zorg voor een specificatie en een steekproef voor controle van de vergoeding.
Voordeel
Het voordeel van een vaste vergoeding is dat de werkgever niet alle bonnetjes hoeft te controleren en de werknemer niet alle bonnetjes hoeft te verzamelen.
Nadeel
De onkostenvergoeding moet juist worden opgezet en regelmatig worden gecontroleerd omdat de Belastingdienst anders achteraf kan stellen dat sprake is van loon.
Voorwaarden onkostenvergoeding
De onkostenvergoeding moet worden onderbouwd. Dit wil zeggen dat er een lijst moet zijn van welke kosten worden vergoed en hoeveel de vergoeding hiervoor is. Daarnaast moet er regelmatig een steekproef worden gehouden onder de werknemers. De kosten moeten:
- worden gemaakt in verband met het verwerven van loon;
- dienen als reële kostenvergoeding voor gemaakte kosten.
Onderbouwing kostenvergoeding niet achteraf
Een kostenvergoeding moet worden onderbouwd (zie onder). Dit kan het beste gebeuren bij het toekennen van de vergoeding op basis van ervaringen van de werkgever en werknemer. Een uitspraak van de rechter (zie bron) heeft aangetoond dat de onderbouwing ook achteraf mag worden opgesteld, zelfs nog in de bezwaarfase. Er ligt echter sinds 2009 ook een uitspraak in cassatie van de Hoge Raad (23 januari 2009), deze is helder, de specificatie moet voor de uitbetaling worden opgesteld anders is de vergoeding belast.
Welke kosten vergoeden?
Bij auto van de zaak
parkeergelden;
brug-, tol- en veergelden;
kosten van autowassen;
routebeschrijvingen, stratenboeken en dergelijke;
lidmaatschap van de ANWB;
autokosten tijdens vakanties en weekeinden.
Niet: stallingskosten van de garage als die in of bij de woning van
de werknemer is gelegen.
Overige kosten
zakenlunches en -diners;
koffie, thee en andere consumpties onderweg;
lunchkosten onderweg;
zakelijke telefoongesprekken;
portokosten die de werknemer thuis maakt in verband met de dienstbetrekking;
kosten van vakliteratuur;
kosten van kantoorbenodigdheden;
ontvangsten van relaties en collega's thuis;
bezoeken van relaties en collega's thuis;
bezoeken van recepties en dergelijke bijeenkomsten;
het aanbieden van drankjes, versnaperingen en dergelijke aan relaties buiten
kantoor;
het bijwonen van evenementen georganiseerd door relaties;
relatiegeschenken;
cadeaus en dergelijke aan collega's bij jubileum, huwelijk, geboorte, etc.
(wordt niet altijd geaccepteerd door de Belastingdienst).
Onderbouwing vaste kostenvergoeding (voorbeeld)
Parkeergelden, € 25.
Autowassen, € 10.
Routebeschrijvingen, stratenboeken, ruitenwisservloeistof, € 10.
Koffie, thee en andere consumpties onderweg, € 10.
Lunches onderweg, € 25.
Cadeaus aan relaties (cliënten en opdrachtgevers), € 10.
Kosten van ontvangsten thuis, € 10.
Vakliteratuur, € 10.
Totaal per maand, € 110
Handtekening werkgever handtekening werknemer
Vastgesteld per ...............
Steekproef: per 6 maand specificeren middels bonnen (onderbouwing).
