Reiskostenvergoeding bij thuiswerken

Het komt momenteel veel terug in de media. Werknemers die thuiswerken krijgen vanaf 1 januari 2021 geen reiskostenvergoeding meer voor de dagen die zij thuiswerken. Werkgevers die de reiskostenregeling te laat aanpassen kunnen worden geconfronteerd met naheffingsaanslagen en boeten. Werknemers die na 1 januari 2021 ten onrechte reiskostenvergoedingen ontvangen kunnen, net als nu al het geval is bij andere bovenmatige vergoedingen, worden geconfronteerd met het bestempelen van deze vergoeding als bruto loon, met alle gevolgen van dien. Maar hoe werkt de (vaste) reiskostenvergoeding nu precies?

Andere woonplek en reiskostenvergoeding

Een werknemer verblijft tijdelijk op de camping en reist van deze plek naar zijn werk. De werkgever wil graag een onbelaste vergoeding geven voor deze woonwerk kilometers. Woon werk verkeer is het binnen een tijdsbestek van 24 uur zowel heen als terug reizen tussen de woning of verblijfplaats en de arbeidsplaats. Deze kilometers zijn zakelijke kilometers (belastingvrij vergoeding 0,23 per kilometer). Dit betreft een zogenaamde gerichte vrijstelling. Of een camping wordt gezien als een verblijfplaats is afhankelijk van de feiten en omstandigheden, bij een tijdelijk verblijf is dit niet zo (niet voldoende duurzaam). De kennisgroep van de belastingdienst heeft in 2024 een aantal zaken bekeken, hierbij hun visie;

1. Elk weekend op de camping gedurende 2 maanden: camping is geen verblijfplaats, vergoeding reiskosten woon-werk niet mogelijk
2. In de zomer 3 maanden op de camping: vergoeding reiskosten woon-werk is mogelijk, mits aan de redelijkheidstoets wordt voldaan (dus mag niet veel verder zijn dan de normale woonplaats).

Het is niet altijd nodig dat een werknemer op dezelfde dag heen en weer reist (Hoge Raad 22 november 2002). De reis moet echter wel een zakelijke karakter hebben (Rechtbank Zeeland West Brabant 5 november 2020) . Om het ingewikkeld te maken kan de woonplaats en de verblijfplaats verschillen (Hoge Raad d.d. 4 mei 2018). Ook lunchritten (tussen de middag) kunnen als woonwerk kilometers worden gezien, aldus de Hoge Raad op 11 november 2011.

Nieuws reiskostenvergoeding 2024

De reiskostenvergoeding wordt per 1 janauri 2024 aangepast. De belastingvrije kilometervergoeding zal per die datum worden verhoogd. De vergoeding gaat in 2023 van € 0,19 naar € 0,21 en in 2024 naar € 0,23 per kilometer.

Nieuws reiskostenvergoeding september 2022

Het besluit over de fiscale behandeling in de loonbelasting en de inkomstenbelasting van reiskostenvergoedingen, terbeschikkingstelling van een auto of fiets en privégebruik auto is vernieuwd. Belangrijkste wijzigingen:

1. Vaste reiskostenvergoeding met terugwerkende kracht
2. Afschrijving fiets van de zaak

Nieuws reiskostenvergoeding 2024

De reiskostenvergoeding wordt per 1 janauri 2024 aangepast. De belastingvrije kilometervergoeding zal per die datum worden verhoogd. Vorenstaande staat opgenomen in het regeerakkoord Rutte IV (bekend geworden in december 2021). De vergoeding gaat in 2023 van € 0,19 naar € 0,21 en in 2024 naar € 0,24 per kilometer.

Hoe werkt de reiskostenvergoeding?

Onder de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling is de vergoeding voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking opgenomen. Hieronder valt ook woon-werkverkeer. OV-kosten mogen tot de werkelijke kosten worden vergoed. Reiskosten gemaakt met andere vervoersmiddelen dan het OV mogen worden vergoed tot € 0,19 per kilometer. Een hogere vergoeding betalen is wel mogelijk, maar niet onder de gerichte vrijstelling. Dat betekent dat de werkgever het deel van de vergoeding dat € 0,19 te boven gaat, actief moet aanwijzen voor de vrije ruimte of als bruto loon aan de werknemer dient toe te kennen.

Vaste reiskostenvergoeding

De hoofdregel is dat de vergoeding wordt toegekend naar werkelijk afgelegde kilometers. Dat is ook goed verklaarbaar. De reiskostenvergoeding is bedoeld als vergoeding voor gemaakte kosten. Echter, van iedere werknemer consequent bijhouden of deze al dan niet op bepaalde dagen aanwezig is, kan een behoorlijke administratieve last vormen. Daarom kent de wet een tegemoetkoming in de zin van de vaste reiskostenvergoeding.

Hoe werkt de vaste reiskostenvergoeding?

Indien de werknemer op ten minste 128 dagen per jaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, mag de reiskostenvergoeding worden berekend alsof de werknemer dit 214 dagen per jaar doet. Het idee hierachter is dat 214 dagen ongeveer strookt met het aantal dagen dat een voltijd werknemer in een jaar werkt. De veronderstelling daarbij is dat de voltijd werknemer op vijf dagen woon-werkkilometers maakt. Kortdurend ziekteverzuim en vakantieperioden zijn in de 214 dagenperiode reeds verdisconteerd. De vergoeding op basis van 214 dagen wordt naar evenredigheid verminderd indien de werknemer op minder dan vijf dagen per week de reiskosten heeft. Let hier goed bij op! Het gaat niet om het aantal arbeidsuren, maar om het aantal werkdagen.

Nacalculeren van reiskosten

Indien de werknemer meer dan 75 kilometer enkele reis woon-werkverkeer heeft, moet u de vaste vergoeding jaarlijks nacalculeren. Dit houdt in dat u controleert of de uitbetaalde vergoeding niet hoger is dan de maximaal toegestane vergoeding op basis van de werkelijke woon-werkkilometers. De nacalculatie dient u te verwerken in de laatste loonaangifte van het jaar (periode 12 of 13).

Zieke werknemers hebben in beginsel geen reiskosten. Indien zij een vaste vergoeding krijgen, zijn er daarom grenzen gesteld aan de doorbetaling van de vaste reiskostenvergoeding. De doorbetaling mag hooguit doorlopen tot het eind van de maand volgend op de maand die loopt op het moment van ziekte. Indien de werknemer dus op 13 maart ziek wordt, kan de vergoeding uiterlijk voor april nog worden uitbetaald. Na een betermelding bij langdurige ziekte mag de vergoeding pas weer in de maand volgend op de betermelding worden betaald. In de praktijk gaat dit nog te vaak niet (helemaal) goed.

Corona en reiskostenvergoeding

Sinds de corona-uitbraak werken veel werknemers verplicht thuis. Het aantal reisbewegingen is daarmee sterk afgenomen. In de systematiek van de reiskostenvergoedingen krijgen werknemers die de vergoeding doorbetaald krijgen dus kosten vergoed die zij niet maken. Het fiscale gevolg zonder een uitzondering te maken is dat de werkgever de vergoeding (deels) moet aanpassen of tot het bruto loon moet gaan rekenen. Bij Besluit is voor de corona-periode een goedkeuring afgegeven. De goedkeuring houdt in dat voor het jaar 2020 de werkgever voor het uitbetalen van de reiskostenvergoeding geen gevolgen hoeft te verbinden aan de wijzigingen in het reispatroon van de werknemer. Dit geldt ook voor een vergoeding op basis van nacalculatie. De goedkeuring is alleen van toepassing op vergoedingen die op 12 maart 2020 reeds bestonden.  

Na de uitzondering: reiskostenvergoeding 2021

Per 1 januari 2021 is de goedkeuring uit het Besluit niet meer van toepassing. Dat betekent dat de vaste reiskostenvergoedingen bij onveranderd reisgedrag door bijvoorbeeld thuiswerken (deels) tot het bruto loon gerekend moet worden. Indien wordt gekozen voor instandhouding van de vaste reiskostenvergoeding via het bruto loon, dienen de loonheffingen hierop te worden ingehouden en afgedragen. Dit kan de bedrijfskosten behoorlijk verhogen. Bij instandhouding door het brengen van de vergoeding in de vrije ruimte dient acht te worden geslagen op het gebruikelijkheidscriterium en de omvang van de vrije ruimte. Hier moet vooraf naar gekeken worden.

Aangezien de (vaste) reiskostenvergoeding ziet op de kosten die deze werknemers niet meer maken, is het stopzetten van de vergoeding onzes inziens verdedigbaar uit werkgeversoogpunt.   

UPDATE 21-12-2020: Bovenstaande uitzondering wordt verlengd. Dit is bij Kamerbrief medio december 2020 aangekondigd. De uitzondering loopt in ieder geval tot 1 februari 2021. De voorwaarde is (nog altijd) dat de vergoeding al voor 13 maart 2020 is toegekend. In januari komt de regering hierop terug. Let op! Deze verlenging met één maand geldt alleen(!) voor de vaste reiskostenvergoeding en niet voor andere vaste kostenvergoedingen.

UPDATE 25-03-2021: Bovenstaande uitzondering wordt verlengd. Dit is bij Kamerbrief media maart 2021 aangekondigd. De uitzondering loopt in ieder geval tot 1 juli 2021. De voorwaarde is (nog altijd) dat de vergoeding al voor 13 maart 2020 is toegekend. De regering zal hier ongetwijfeld enkele weken voor 1 juli 2021 nader over communiceren.

En andere vaste kostenvergoedingen dan?

Bovenstaande is geschreven voor de reiskosten, maar geldt ook voor andere vaste kostenvergoedingen van werknemers die meer dan voorheen thuiswerken. Kostenvergoedingen (en de WKR in het algemeen) zijn bij een belastingcontrole veel gecontroleerde punten. Laat u daarom tijdig adviseren en krijg grip op uw kostenvergoedingen.

Noot van de adviseur

Sommige media brengen het wegvallen van (een deel van) de reiskostenvergoeding als financiële achteruitgang voor de werknemer. Echter, een reiskostenvergoeding ziet op kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt. De werknemer die in 2021 deze kosten nog maakt, kan deze op dezelfde wijze als nu vergoed krijgen. Het wegvallen van een vergoeding speelt alleen bij werknemers die geen kosten / kilometers maken. Dat de vergoeding bij de afwezigheid van reiskosten kon worden doorbetaald zonder verdere fiscale consequenties, is een extraatje geweest van de overheid.

Daarnaast is het zo dat de werknemer die zijn kilometers vergoed krijgt tegen de maximale gerichte vrijstelling van € 0,19 per kilometer niet geheel gecompenseerd wordt. De werkelijke kosten per kilometer zijn vrijwel altijd hoger dan € 0,19. Woon-werkkilometers kosten de werknemer normaliter dus geld, waarvoor zij slechts deels worden gecompenseerd. Deze kosten is de werknemer bij thuiswerken goeddeels kwijt. Er valt derhalve zelfs een standpunt in te nemen dat de werknemer er op vooruitgaat, als gevolg van het wegvallen van een deel van de kosten.