Mobiele telefoon en fiscale heffingen
Mobiele telefoon voor werknemer belast of toch niet?
Het verstrekken van een mobiele telefoon aan werknemers zou - sinds de invoering van de werkkostenregeling - een stuk eenvoudiger worden. De praktijk is echter anders. Als een werknemer een mobiele telefoon nodig heeft voor zijn werkzaamheden (noodzakelijkheidscriterium), gaat het meestal wel goed. Maar er is meer...
Werkkostenregeling niet altijd eenvoudig
De werkkostenregeling is indertijd bedoeld geweest om te komen tot een behoorlijke vereenvoudiging van de loonbelasting. Mede door open normeringen is dit niet echt gelukt. Binnen de werkkostenregeling is sprake van enerzijds gerichte vrijstellingen en anderzijds de vrije ruimte. Eén van deze vrijstellingen ziet op vergoedingen en verstrekkingen van werkgevers van gereedschappen, computers en mobiele communicatie-apparatuur die 'noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking'.
Noodzakelijkheidscriterium voor mobiele telefoons binnen de WKR
De vraag is dan wanneer sprake is van 'noodzakelijk voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking'. Niet van belang is daarbij de mate van zakelijk gebruik, maar het antwoord op de vraag of de dienstbetrekking zonder de voorziening niet goed kan worden uitgeoefend. En daar wordt het uiteraard wat arbitrair. In een digitale omgeving waarbij ook nog hybride wordt gewerkt zal het vergoeden of verstrekken van een mobiele telefoon al snel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. De omstandigheid dat een mobiele telefoon van de werkgever ook privé kan / mag worden gebruikt doet hieraan niet af en leidt evenmin tot een te belasten loonvoordeel vanwege dit privégebruik.
Bewijslast gebruik mobiele telefoon
Qua bewijslast wordt als uitgangspunt voor het noodzakelijkheidscriterium het (redelijke) oordeel van de werkgever gevolgd. Als de Belastingdienst van mening is dat het vergoeden of verstrekken van een mobiele telefoon niet voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium, zal zij dit moeten bewijzen. Dit laatste is alleen anders bij bestuurders en commissarissen; bij hen moet de werkgever bewijzen dat aan het noodzakelijkheidscriterium wordt voldaan.
Cafetariaregeling en mobiele telefoon
De noodzakelijkheid van de mobiele telefoon wordt onder andere bepaald aan de hand van wie de voorziening heeft betaald. De vrijstelling is namelijk niet van toepassing als de mobiele telefoon geheel of gedeeltelijk wordt uitgeruild (keuzeloon / cafetariaregeling). Eigen aan dergelijke keuzeregelingen is immers dat de werknemer zelf kan bepalen of hij een voorziening c.q. mobiele telefoon krijgt. Van belang voor het noodzakelijkheidscriterium is dat de werkgever dit heeft bepaald.
Als de werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening kiest en alleen de meerprijs wordt uitgeruild met het brutoloon, dan is dit wel mogelijk. De werkgever moet in dat geval dat gedeelte (de meerprijs) aanwijzen als eindheffingsloon. Omdat de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen niet van toepassing is op de meerprijs, moet mogelijk wel rekening worden gehouden met de gebruikelijkheidstoets (als vergoedingen en verstrekkingen per werknemer per jaar in totaal meer dan € 2.400 belopen).
Eigen bijdrage mobiele telefoon
Een eigen bijdrage van de werknemer die kiest voor een duurdere telefoon dan het exemplaar aangeboden door zijn werkgever of een duurder abonnement is wel toegestaan. De eigen bijdragen moet de werknemer uit zijn netto loon aan de werkgever voldoen.
Einde noodzakelijkheid mobiele telefoon
Als de werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan de werkgever betaalt, moet vanaf het moment dat de voorziening niet meer noodzakelijk is, de restwaarde van de voorziening tot het loon worden gerekend.
Bronnen fiscaliteit en mobiele telefoon
Artikel 31a lid 2 onderdeel g Wet op de loonbelasting
