Belastingvrij verstrekkingen aan personeel

De aanleiding voor dit artikel is een wetswijziging per 1 januari 2024. Vanaf dat moment is er een verbod op wegwerpbekers. Een milieu bewuste werkgever koopt voor al zijn collega's een "koffie to go beker". Deze beker kan worden hergebruikt en mag ook mee naar huis worden genomen. Het gebruik op de werkvloer moet echter wel door de werkgever aannemelijk worden gemaakt. Vallen de kosten van de beker onder de nihilwaardering of niet? De kennisgroep van de belastingdienst heeft deze vraag beantwoord met "komt goed kan belastingvrij".

Waardering van Koffiebekers op de Werkplek - Een Fiscale Kijk

Aanleiding: Het Nieuwe Beleid rondom Koffiebekers

Vanaf 1 januari 2024 introduceert nieuwe wetgeving een belangrijke verandering voor werkgevers en werknemers: het verbod op wegwerpbekers op kantoor. In het kader van duurzaamheid en het verminderen van plastic afval, wordt verwacht dat werknemers hun eigen beker meenemen voor koffie en thee. Werkgevers spelen hierop in door eenmalig een 'koffiebeker to go' aan werknemers te verstrekken. Maar wat betekent dit fiscaal? Kan de verstrekking van deze bekers vallen onder de zogenaamde nihilwaardering van artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (URLB 2011)?

Voorwaarden Nihilwaardering

Volgens artikel 3.7 URLB 2011 kunnen bepaalde voorzieningen op de werkplek op nihil worden gewaardeerd, mits zij aan specifieke voorwaarden voldoen:

1. De Voorziening moet Werkplekgerelateerd zijn: De voorziening moet voornamelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt en niet gebruikelijk zijn om elders te gebruiken.
2. Redelijkheid van het Aanbieden: Het aanbieden van de voorziening moet redelijk zijn binnen het kader van het bedrijfsproces.
3. Gebruik op de Werkplek:** De voorziening moet geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt.

De Koffiebekers Analyse

1. Voldoen de Koffiebekers aan de Voorwaarde van Werkplekgerelateerdheid?  Ja, de verstrekking van koffiebekers valt binnen de praktische aanpak van de wetgever en draagt bij aan het arbeids- en bedrijfsproces. Deze voorziening, hoewel met een beperkt privévoordeel, is niet gebruikelijk om elders te gebruiken in deze context.
2. Is het Aanbieden van de Koffiebekers Redelijk? Absoluut. Met het verbod op wegwerpbekers wordt van werkgevers verwacht dat zij alternatieven bieden, zoals herbruikbare bekers. Dit is een redelijke maatregel die direct bijdraagt aan de bedrijfsvoering en het mogelijk maakt om koffie en thee te blijven verstrekken.
3. Worden de Koffiebekers Gebruikt op de Werkplek?    Dit is afhankelijk van de situatie, maar in principe zijn deze bekers bedoeld voor gebruik op de werkplek. Werkgevers moeten dit aannemelijk kunnen maken.

Conclusie, koffiebeker mag belastingvrij worden verstrekt

De verstrekking van koffiebekers aan werknemers kan onder de nihilwaardering vallen, mits de werkgever voldoet aan de bovengenoemde voorwaarden. Dit biedt een duurzame en fiscaal voordelige oplossing voor zowel werkgevers als werknemers in het licht van nieuwe milieuwetgeving.

Tips voor Werkgevers

• Documenteer het Gebruik: Zorg voor een duidelijke administratie die het gebruik van de bekers op de werkplek ondersteunt, dit kan via een mededeling op intranet of via een mailing
• Communiceer Duidelijk: Informeer werknemers over het belang van het meenemen van de bekers naar de werkplek.
• Duurzaamheid als Prioriteit: Benadruk het belang van duurzaamheid en hoe deze maatregel bijdraagt aan milieuverantwoord ondernemen.

Conclusie fiscaal jurist inzake nihilwaarderingen

De analyse van de toepasselijkheid van nihilwaardering op de verstrekking van koffiebekers door werkgevers aan werknemers onderstreept het praktische doel van de wetgever met deze fiscale faciliteit. De achtergrond ligt in de vermijding van complexe waarderingsregels voor voorzieningen die zowel een zakelijk als een beperkt privévoordeel bieden. Dit beleid richt zich op voorzieningen die essentieel zijn voor het arbeids- en bedrijfsproces, zoals de verstrekking van koffie en thee, en die door nieuwe milieuwetgeving noodzakelijk zijn geworden. De koffiebekers, als vervanging van wegwerpbekers, worden gezien als een voorziening die voornamelijk in het belang van het arbeidsproces en ter voldoening aan wettelijke verplichtingen wordt verstrekt. Ze brengen een beperkt privévoordeel met zich mee en zijn in principe niet bedoeld voor gebruik buiten de werkplek. De conclusie is dat koffiebekers inderdaad vallen onder de voorzieningen waarvoor een nihilwaardering kan gelden, mits ze primair op de werkplek worden gebruikt en bijdragen aan het bedrijfsproces, in lijn met de bedoelingen van de wetgever en eerdere interpretaties van dergelijke voorzieningen.

Uit eerdere vragen die door de kennisgroep worden behandeld komt naar voren dat het een grijs gebied betreft waarbij de wetgever deze in redelijkheid wil toepassen. Kijk hiervoor ook maar eens naar het belastingvrij preventieve medische onderzoek (standpunt kennisgroep) en het opladen van een elektrische auto via een laadpaal van de werkgever (standpunt kennisgroep)

Zoekt u deskundig advies over hoe u fiscaal efficiënt kunt inspelen op nieuwe mogelijkheden om uw personeel belastingvrij te belonen? Ons team van ervaren belastingadviseurs staat klaar om u te ondersteunen, stuur ons gerust een e-mail of neem contact op met onderstaande specialisten.