Gebruikelijkheidscriterium in de werkkostenregeling

Bij de toepassing van de werkkostenregeling is het gebruikelijkheidscriterium een belangrijk begrip. Hetgeen onder dit criterium te scharen is kan namelijk als eindheffingsloon worden aangemerkt. Dit valt in beginsel in de vrije ruimte en indien de vrije ruimte wordt overschreden, zal het meerdere tegen 80% worden belast.

Op 14 september 2016 heeft de Rechtbank Noord-Holland meerdere arresten gewezen inzake de uitleg van het gebruikelijkheidscriterium. Hierin kwam aan de orde of de aandelen die aan de directie van de vennootschap waren toegekend kwalificeren als regulier loon of als eindheffingsloon.

Belastingplichtige ging uit van einheffingsloon. Hiermee was de inspecteur het niet eens en heeft over verschillende jaren naheffingsaanslagen loonbelasting opgelegd.

Werkkostenregeling 2025

Per 1 januari 2025 wordt het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte in de werkkostenregeling verhoogd van 1,92% naar 2%. Daarnaast wordt per 1 januari 2027 het percentage van de eerste schijf van de vrije ruimte verhoogd van 2% naar 2,16%.

Werkkostenregeling 2024

In 2023 bedraagt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling 3% van de fiscale loonsom tot € 400.000. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18%. In de wet is opgenomen dat het maximumbedrag van de vrije ruimte in de eerste schijf in 2023 € 6.800 bedraagt (in plaats van € 12.000), dit is fout. Dit wordt met terugwerkende kracht naar 1 januari 2023 hersteld, waardoor het maximumbedrag in de eerste schijf gelijk zal zijn aan 3% van € 400.000. Vanaf 2024 wordt het percentage van de vrije ruimte verlaagd van 3% naar 1,92% over een fiscale loonsom tot € 400.000.

Werkkostenregeling 2023

De vrije ruimte bedraagt per werkgever 1,7% van de fiscale loonsom van alle werknemers gezamenlijk, voor zover die loonsom niet hoger is dan € 400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom. Om het midden- en kleinbedrijf tegemoet te komen wordt voorgesteld de
vrije ruimte over de eerste € 400.000 (fiscale loonsom) te verhogen met 0,22%-punt (derhalve 1,92%), het mag duidelijk zijn dat dit veel te laag is, een percentage van 5-8% was eens stuk redelijker geweest. Werkgever die werknemers willen compenseren voor bijvoorbeeld de inflatie / hogere energielasten krijgen als bonus nog eens extra loonheffing (aan de overheid).

Het is de vraag of de verruiming tot een echte verbetering leidt. Het ligt immers veel meer voor de hand vergoedingen voor bijvoorbeeld extra energiekosten gericht vrij te stellen (eventueel onder een te formuleren maximum). In het MKB leidt de verruiming van de vrije ruimte niet tot een geweldige mogelijkheid om werknemers langs deze weg te compenseren. Ook het tarief (80%) bij overschrijding van de vrije ruimte is, gelet op de tariefstructuur van de wet, weinig aantrekkelijk.

Werkkostenregeling 2022

Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag zelfs zaken belastingvrij vergoeden waar een werknemer een privé voordeel van kan hebben. Denk hierbij aan gereedschappen, telefoons, bureaus, computers, kerstpakketten en sportabonnementen. In 2020 en 2021 mocht 3% van de eerste € 400.000 aan salariskosten belastingvrij worden gebruikt binnen de onderneming. In 2022 is dit verlaagd naar het oude niveau, namelijk 1,7% van € 400.000. De belangrijkste vrijstellingen die u buiten de WKR kunt gebruiken zijn:

• verhuiskosten vanwege werk
• abonnementen openbaar vervoer
• reiskostenvergoeding € 0,19 cent per kilometer
• thuiswerkvergoeding € 2 per dag
• maaltijden tijdens overwerken

Nieuws werkkostenregeling 2020

De werkkostenregeling is op 24 april 2020 verruimd met ruim € 5.000. Het percentage gaat in 2020 voor de eerste € 400.000 van 1,7% naar 3%. De verruiming is bedoeld om werknemers (maar natuurlijk ook de DGA) extra tegemoet te komen. De verruiming kan ook worden gebruikt voor thuiswerkende werknemers.

• WKR was 1,7% van € 400.000 = € 6.800
• WKR 2020 wordt 3,0% van € 400.000 = € 12.000 (over meerdere 1,2%)

De verruiming is niet bedoeld voor computers en laptops, deze zijn - mits noodzakelijk - al vrijgesteld. De verruiming is voor een bloemetje, vergoeden van koffie en thee of een maaltijd thuis.

Bewijslast ligt bij inspecteur

De belastingplichtige heeft het standpunt ingenomen dat het gaat om eindheffingsloon. De bewijslastverdeling in dit kader is gelegen bij de inspecteur, dat wil zeggen dat de inspecteur moet bewijzen dat het hier gaat om regulier loon. In de procedure bij de Rechtbank Noord-Holland van 14 september 2016 slaagt de inspecteur er niet in om voldoende bewijs te leveren. Opvallend is dat - wanneer je het arrest leest - het bewijs dat de inspecteur levert zeer summier is.

Belang voor de praktijk

Het gebruikelijkheidscriterium is een belangrijk onderdeel van de ingevoerde werkkostenregeling. Het arrest dat de Rechtbank Noord-Holland heeft gewezen benadrukt dat de bewijslastverdeling bij de inspecteur ligt. Dit wil niet zeggen dat alles als eindheffingsloon aangemerkt dient te worden, maar wel dat de Belastingdienst een stapje extra moet doen om iets als regulier loon te kunnen bestempelen in plaats van eindheffingsloon.