Reiskosten en thuiswerkvergoeding bij ouderschapsverlof

De Belastingdienst heeft binnen de kennisgroep loonheffingen een standpunt ingenomen omtrent het ouderschapsverlof bij thuiswerken. Ouderschapsverlof is sinds 2022 een wettelijk recht (voor ruim 2 maanden). Onderstaand het standpunt van de Belastingdienst.

Standpunt kennisgroep inzake thuiswerken en ouderschapsverlof  

Aanleiding

Met ingang van 2 augustus 2022 wordt betaald ouderschapsverlof (voor een periode van 9 weken) een wettelijk recht. Een aantal werknemers van een werkgever wil gebruik maken van deze regeling. De werknemers ontvangen een vaste reiskostenvergoeding en een vaste thuiswerkvergoeding.

Het ouderschapsverlof kan worden opgenomen in:

1. 9 aaneensluitende weken;
2. Meerdere vaste delen, bijvoorbeeld in 3 x 3 weken;
3. Deeltijd, bijvoorbeeld 1 dag per week gedurende een heel jaar;
4. 6 aaneensluitende weken en vervolgens 1 dag per week gedurende 1 maand cursus.

Vraag

Wat zijn de gevolgen voor de vaste reiskosten- en / of thuiswerkvergoeding in de 4 bovenstaande situaties? Meer specifiek, wat wordt verstaan onder ‘in de regel’ in de zin van artikel 31a tabblad, zevende lid, van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB)?

Antwoord

Een werknemer reist niet meer 'in de regel' naar een vaste plaats van werkzaamheden als hij meer dan 2 maanden niet naar de vaste plaats van werkzaamheden reist. Deze beoordeling vindt per aanleiding plaats en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is er sprake van een nieuwe aanleiding.

Beschouwing

Wet- en regelgeving

Een werkgever mag op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, slotzinsnede, Wet LB een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding geven aan een werknemer op basis van 214 dagen (per kalenderjaar) als die op ten minste 128 dagen (per kalenderjaar) naar een vaste plaats (voetnoot 1) van werkzaamheden reist.

Gericht vrijgesteld is (voetnoot 2)

“(…) vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer:
(…)
met dien verstande dat ingeval voor het vervoer, niet zijnde vervoer per taxi, luchtvaartuig, schip of vervoer vanwege de inhoudingsplichtige, een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, deze vergoeding mag worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist;”

Met ingang van 2022 is artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB gewijzigd vanwege de nieuwe gerichte vrijstelling voor vergoedingen van thuiswerkkosten (voetnoot 3).

Vóór 2022

Artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB:

“Voor de berekening van de in het tweede lid, onderdeel a, bedoelde vaste vergoeding ter zake van vervoer worden de in dat onderdeel genoemde aantallen dagen:
a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer een vierdaagse, een driedaagse, een tweedaagse onderscheidenlijk een eendaagse werkweek heeft;
(…).”

M.i.v. 2022

Artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB:

“Voor de berekening van de in het tweede lid, onderdelen a en k, bedoelde vaste vergoeding ter zake van vervoer, onderscheidenlijk thuiswerken, worden de in die onderdelen genoemde aantallen dagen:

a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, onderscheidenlijk een dag, per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, onderscheidenlijk thuiswerkt;
(…)”

Met ingang van 2022 sluit de wetgever in artikel 31a, zevende lid, onderdeel a, Wet LB dus niet meer aan bij het aantal werkdagen per week, maar bij het aantal dagen per week dat een werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Aangezien het een gerichte vrijstelling betreft, ligt de bewijslast hiervoor bij de werkgever.

Uitleg begrip ‘in de regel’

“In de regel” is geen helder gedefinieerd (juridisch) begrip. Over het begrip heeft de wetgever in de context van artikel 31a, zevende lid, Wet LB het volgende opgemerkt (voetnoot 4):

“(…) Hierdoor is het niet nodig een vaste thuiswerkkostenvergoeding aan te passen als incidenteel op een structurele thuiswerkdag niet wordt thuisgewerkt. Ditzelfde blijft gelden voor de vaste reiskostenvergoeding. Bij een al dan niet tijdelijke langdurige wijziging van het arbeidspatroon dient de vergoeding aangepast te worden. Dit geldt bijvoorbeeld als een werknemer, die normaliter altijd op kantoor werkt, een aantal maanden thuis gaat werken.” (voetnoot 5)

“(...) De vaste reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, dient voortaan te worden herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen onderscheidenlijk een dag per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Als sprake is van incidenteel niet-reizen naar de vaste plaats van werkzaamheden, zoals vanwege een cursus, een vrije dag, een klantbezoek of een incidentele thuiswerkdag, heeft dit geen gevolgen voor de vaste reiskostenvergoeding. De aanpassing van de vaste reiskostenvergoeding op basis van de wettelijke methode heeft voor deze situaties en voor werknemers die niet thuis (kunnen) werken dus geen gevolgen.” (...) (voetnoot 6)

“(…) Het vorenstaande maakt het mogelijk dat deze vergoeding maandelijks kan worden betaald, zonder dat deze hoeft te worden aangepast als de werknemer op vakantie gaat, ziek wordt, een klant bezoekt, een meerdaagse cursus volgt of om een andere reden incidenteel afwijkt van het afgesproken werkschema. Als er twijfels zijn of nog steeds sprake is van een incidentele onderbreking kan dit nader worden beoordeeld aan de hand van de 128 dagenberekening of de in het Handboek Loonheffingen opgenomen praktische regeling. Bij een duidelijke structurele wijziging van het afgesproken werkpatroon kan de 128 dagenberekening of de praktische regeling niet langer worden toegepast en dient de vergoeding te worden aangepast. Ter verduidelijking worden hierna de 128 dagenregeling en de praktische regeling nader toegelicht.”(…) (voetnoot 7)

“(…) In de situatie dat het minimale aantal op basis van de 128 dagenregeling van in dit geval 51 dagen naar de werkplek is gereisd, is het de vraag wat er op de oorspronkelijk voorziene woon-werkreisdagen is gebeurd. Is het beperkte aantal woon-werkreisdagen het gevolg van cursussen, verlof, ziekte, klantbezoeken en eventueel een incidentele extra thuiswerkdag, dan is aanpassing van de vergoeding niet nodig. Indien echter in afwijking van de oorspronkelijke afspraken op de voorziene woon-werkreisdagen anders dan incidenteel thuis is gewerkt, dan is sprake van een meer dan incidentele afwijking van de oorspronkelijke afspraken en dient de vaste vergoeding te worden aangepast.” (…) (voetnoot 8)

De vraag is vervolgens hoe het begrip ‘incidenteel’ moet worden uitgelegd. Ook dit is geen helder gedefinieerd (juridisch) begrip. De betekenis van incidenteel is volgens Van Dale: bijkomstig, ondergeschikt.

De kennisgroep concludeert op grond van de wetsgeschiedenis dat een werknemer niet meer ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden reist als bijvoorbeeld sprake is van:

• Een al dan niet tijdelijke langdurige wijziging van het arbeidspatroon. Dit geldt bijvoorbeeld als een werknemer, die normaliter altijd op kantoor werkt, een aantal maanden thuis gaat werken.
• Een duidelijke structurele wijziging van het (afgesproken) werkpatroon.
• Een meer dan incidentele afwijking (van de oorspronkelijke afspraken) op de voorziene woon-werkreisdagen.

Een werknemer reist ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden als sprake is van incidenteel niet-reizen naar een vaste plaats van werkzaamheden, zoals vanwege een (meerdaagse) cursus, een vrije dag, een klantbezoek, vakantie, ziekte, een incidentele thuiswerkdag of om een andere reden een incidentele afwijking van het (afgesproken) werkschema.

Concrete invulling begrip ‘in de regel’

De kennisgroep begrijpt dat er vanuit de praktijk behoefte is aan een nog concretere invulling van het begrip ‘in de regel’. Het ligt niet op de weg van de kennisgroep om een eigen invulling te geven aan het begrip. Daarom sluit de kennisgroep aan bij de meest ruime uitleg van het begrip in de wetsgeschiedenis. Hierin spreekt de wetgever over een al dan niet tijdelijke langdurige wijziging van het arbeidspatroon. “Dit geldt bijvoorbeeld als een werknemer, die normaliter altijd op kantoor werkt, een aantal maanden thuis gaat werken.” De kennisgroep interpreteert dit als volgt:

Een werknemer reist niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden als hij meer dan 2 maanden niet naar de vaste plaats van werkzaamheden gaat reizen.

De beoordeling of een werknemer reist naar een vaste plaats van werkzaamheden vindt plaats per aanleiding en op kalenderjaarbasis. Aanleidingen zoals verlof, cursus en ziekte worden niet bij elkaar opgeteld en zijn uiteraard afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is er sprake van een nieuwe aanleiding. De kennisgroep kiest hiervoor omdat de werkgever de 128-dagenregeling ook per kalenderjaar moet toepassen.

Situatie 1: 9 aaneensluitende weken ouderschapsverlof

Voorbeeld:

Een werknemer werkt 5 dagen per week, 52 weken per jaar (260 werkdagen) en neemt 9 aaneengesloten weken (45 dagen) ouderschapsverlof op. De ingangsdatum van het verlof is 1 december 2022. De werknemer geeft dit van te voren door aan de werkgever.

Reist de werknemer bij 9 aaneensluitende weken ouderschapsverlof nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?

Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 4 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.

Voor het jaar 2023 reist de werknemer ook ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 5 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023.

Als de ingangsdatum van het verlof bijvoorbeeld 1 juli zou zijn geweest, reist de werknemer niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt dan 9 weken ouderschapsverlof op in 2022. De werkgever moet het aantal reis- en thuiswerkdagen van de werknemer tijdens het verlof op 0/5 stellen.

Situatie 2: 3 keer 3 weken ouderschapsverlof

Voorbeeld:

Een werknemer werkt 52 weken per jaar (260 dagen) en neemt 9 weken (45 dagen) ouderschapsverlof op. De werknemer geeft van te voren door aan de werkgever dat hij het ouderschapsverlof verspreid over 3 keer 3 weken wil opnemen. De werknemer neemt 3 weken ouderschapsverlof op vanaf 1 december 2022, 3 weken vanaf 1 januari 2023 en 3 weken vanaf 1 juli 2023.

Reist de werknemer bij 3 keer 3 weken ouderschapsverlof nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?

Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 3 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.

Voor het jaar 2023 reist de werknemer ook ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 6 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023. Ondanks dat het ouderschapsverlof verspreid wordt opgenomen ziet de kennisgroep dit als 1 aanleiding. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is het een nieuwe aanleiding. Dit betekent dat als de werknemer (in een andere situatie) vanaf 1 januari 3 weken ouderschapsverlof en vanaf 1 juli 6 weken ouderschapsverlof zou opnemen (in totaal 9 weken in 2023), dit 1 aanleiding is. Dit leidt dan wel tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023.

Situatie 3: 1 dag per week gedurende 1 jaar ouderschapsverlof

Voorbeeld:

Een werknemer werkt 52 weken per jaar (260 dagen). Hij werkt 3 dagen per week op kantoor en 2 dagen per week thuis. De werknemer neemt 1 dag per week ouderschapsverlof op voor de periode van 1 jaar (52 dagen). De werknemer geeft dit van te voren door aan de werkgever. Hij werkt vervolgens vanaf december 2022 2 dagen per week op kantoor en 2 dagen per week thuis.

Reist de werknemer bij 1 dag per week (gedurende 1 jaar) ouderschapsverlof nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?

Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 4 weken 1 dag per week ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.

Voor het jaar 2023 reist de werknemer niet meer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 48 weken 1 dag per week ouderschapsverlof op. Dit leidt tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2023. De grondslag voor de vaste reiskostenvergoeding dient m.i.v. 2023 te worden aangepast naar 2/5 (was voorheen 3/5). De grondslag voor de vaste thuiswerkkostenvergoeding blijft 2/5.

Situatie 4: 6 aaneensluitende weken en vervolgens 1 dag per week gedurende 1 maand cursus

Voorbeeld:

Een werknemer werkt 52 weken per jaar (260 dagen) en neemt in 2022 6 weken (30 dagen) aaneengesloten ouderschapsverlof op. De werknemer geeft dit van te voren door aan de werkgever. Direct na het ouderschapverlof volgt de werknemer een cursus van 1 dag per week gedurende 1 maand (4 dagen). Dit is in het jaar 2022.

Reist de werknemer bij 6 weken aaneengesloten ouderschapsverlof en 1 dag per week gedurende 1 maand cursus nog ‘in de regel’ naar zijn vaste plaats van werkzaamheden?

Voor het jaar 2022 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt 6 weken ouderschapsverlof op. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.

De afwezigheid vanwege de cursus is een nieuwe aanleiding (beide aanleidingen telt de werkgever niet bij elkaar op). De werknemer is 4 weken 1 dag per week op cursus. Dit leidt niet tot een aanpassing van de vaste reis- dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2022.

Voetnoten

1. Voor de volledigheid merkt de kennisgroep op dat van een vaste plaats van werkzaamheden in ieder geval sprake is als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist, ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken. Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3 tabblad, p. 44 (noot 67).
2. Artikel 31a tabblad, tweede lid, onderdeel a, Wet LB.
3. Artikel 31a, tweede lid, onderdeel k, Wet LB.
4. De onderstreping is aangebracht door de kennisgroep.
5. Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 44.
6. Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 45.
7. Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 46.
8. Kamerstukken II 2020/21, 35927, nr. 3, p. 46.