Preventief medisch onderzoek kan belastingvrij !

Een werkgever organiseert om de zoveel jaar voor al haar werknemers een preventief medisch onderzoek (hierna: PMO). De werknemer ontvangt een individueel advies en de werkgever krijgt een breed advies over waar er misschien extra werk aan de winkel is. Het is de bedoeling dat het de werknemer helpt bewuster te worden van zijn gezondheid, vitaliteit en hoe hij of zij duurzaam inzetbaar kan zijn en blijven.

Vragen inzake medisch onderzoek bij werknemer

1. Kan de werkgever de nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen van artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 toepassen als hij het PMO laat verrichten op de werkplek van de werknemer?
2. Zo nee, kan de werkgever de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen toepassen op het PMO?

Antwoorden inzake belastingvrij preventief onderzoek bij werknemer

1. Ja. De Belastingdienst neemt steeds aan dat de nihilwaardering van toepassing is als een PMO in hoofdzaak (70% of meer van de kostprijs inclusief BTW) bestaat uit een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (hierna:PAGO). In andere gevallen valt een PMO alleen onder de nihilwaardering als het aanbieden van het betreffende PMO op de werkplek redelijk is en de werkgever aannemelijk kan maken dat het onderzoek in het belang is van zijn arbeids- of bedrijfsproces. Dit is aan de inspecteur om te beoordelen. Als hij dit niet aannemelijk acht, is de nihilwaardering niet van toepassing op het PMO en komt de vraag aan de orde in hoeverre de werkgever de arbovrijstelling kan toepassen.
2. Ja, maar alleen voor zover het onderzoek bestaat uit een PAGO.

Beschouwing inzake belastingvrij preventief onderzoek

Wat is een PAGO?

Een werkgever moet op grond van artikel 18 van de Arbowet werknemers periodiek in de gelegenheid stellen een onderzoek te ondergaan dat erop is gericht de risico's die de arbeid voor de gezondheid van de werknemers met zich brengt zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. Dit wordt een PAGO genoemd. Volgens de site van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (hierna: SZW) leidt het PAGO

“tot advisering aan de werkgever en de werknemer over de beschermende maatregelen die moeten worden genomen. Ook maakt vroege preventie onderdeel uit van het advies. Daarmee kan ziekte en uitval voorkomen worden.”

Nihilwaardering voor werkplekvoorzieningen (ad 1)

Wet- en regelgeving nihilwaardering

Op grond van artikel 13 Wet LB in samenhang met artikel 3.7, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 worden werkplekvoorzieningen onder voorwaarden op nihil gewaardeerd. De tekst van artikel 3.7 URLB 2011 luidt als volgt:

“1. De waarde van de volgende voorzieningen, in redelijkheid, wordt gesteld op nihil, ingeval deze geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden:
a. voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken;” (…)

De nihilwaardering is bij de invoering in 2011 o.a. als volgt toegelicht:

“Het betreft een diversiteit aan voorzieningen, die op de werkplek worden getroffen en veelal de keuze zijn van de werkgever, die dergelijke voorzieningen in het belang van het arbeidsproces of het bedrijfsproces noodzakelijk vindt en daarom bepaalde kosten wil maken of vanwege wettelijke verplichtingen moet maken. Voor zover in het gebruik van voorzieningen op de werkplek al een element van een voordeel te onderkennen valt – zoals een paar kopieën van privéstukken, het (privé) gebruik van internet of de behandeling van privémail onder werktijd – is het gebruikelijk en gewenst een dergelijk voordeel buiten beschouwing te laten bij de bepaling van het loon.”

(…)

“Voor de meeste voorzieningen op de werkplek zal het overigens duidelijk zijn dat het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken. Het gaat in het eerste lid, aanhef en onderdeel a, om het genot van de inrichting van de werkplek in brede zin, waaronder het gebruik van de werkplek zelf, zoals van de vaste computer, van het kopieerapparaat en van de vaste telefoon. Als voorbeeld van voorzieningen op de werkplek kan gedacht worden aan de koffie- en frisdrankautomaat, de fietsenstalling of de parkeergarage in het bedrijfsgebouw van de werkgever. Een ander voorbeeld betreft een medewerker van een zwembad (zijn werkplek). Het genot van het gebruik van het zwembad wordt op nihil gewaardeerd. Tevens wordt het genot van het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek op nihil gewaardeerd. Ook ter beschikking gestelde materialen, gereedschappen en hulpmiddelen die op de werkplek gebruikt worden zijn – voor zover het gebruikelijk is deze daar na afloop van de werktijd achter te laten – te rangschikken onder voorzieningen op de werkplek waarvan de waarde op nihil wordt gesteld. Te denken valt aan schrijfgerei, papier en dergelijke.”

Is er in dit geval sprake van een werkplekvoorziening?

Werkplekvoorzieningen worden dus op nihil gewaardeerd onder de volgende voorwaarden, in samenhang bezien:

1. De voorziening moeten geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden ge- of verbruikt;
2. Het aanbieden van de voorziening moet redelijk zijn; en,
3. Het betreft een voorziening waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te ge- of verbruiken.

Een PMO voldoet aan de eerste voorwaarde. Immers, het PMO wordt uitgevoerd op de werkplek. Aangezien de keuze van de werknemers niet leidend is geweest bij het aanbieden van de PMO en de redelijkheidstoets niet kan dienen om te treden in het beleid van de werkgever, voldoet een PMO ook aan de tweede voorwaarde. Blijft over de vraag of het niet gebruikelijk is het PMO buiten de werkplek te verbruiken.

Ge- of verbruik elders gebruikelijk?

Hoe moet de derde voorwaarde worden uitgelegd? Moet de betreffende voorziening uitsluitend op de werkplek kunnen worden ge- of verbruikt? Of is het criterium dat de voorziening normaal gesproken op de werkplek wordt aangeboden? En kan het gebruikelijk worden als veel werkgevers de voorziening op de werkplek (gaan) aanbieden?

De achtergrond van de nihilwaardering van voorzieningen die (mede) op de werkplek worden gebruikt, is volgens de wetgever vooral praktisch van aard.

“De onwenselijkheid lastige waarderingsregels op te nemen voor voorzieningen met een (vaak beperkt) privévoordeel heeft geleid tot het ontstaan van de nihilwaarderingen voor voorzieningen die de werkgever in het kader van de bedrijfsvoering ter beschikking stelt.”

Hieruit leidt de kennisgroep af dat de nihilwaardering ook van toepassing kan zijn op een onderdeel van een voorziening met een niet evident zakelijk belang. Wel merkt de kennisgroep op dat de wetgever het oog had op voorzieningen die de werkgever “in het belang van het arbeidsproces of het bedrijfsproces noodzakelijk vindt en daarom bepaalde kosten wil maken of vanwege wettelijke verplichtingen moet maken.”

Bij het toetsen van de derde voorwaarde ziet de kennisgroep in de aangehaalde toelichting evenwel ruimte voor een soepele benadering als het gaat om voorzieningen in het belang van het arbeidsproces of het bedrijfsproces met een beperkt privévoordeel.

Voorbeelden voorzieningen

In de wetsgeschiedenis zijn verschillende voorbeelden gegeven van voorzieningen waarvan wordt geacht dat aan de derde voorwaarde is voldaan. Ook de staatssecretaris van Financiën heeft hiervan voorbeelden gegeven.

• Volgens de wetgever wordt het genot van het gebruik van een fitnessruimte op de werkplek op nihil gewaardeerd, terwijl het heel gebruikelijk is om te fitnessen in een sportschool. Uit de wetsgeschiedenis blijkt dat dit standpunt is gebaseerd op praktische overwegingen omdat het bijzonder lastig is om de waarde van het individuele privévoordeel van fitness op dewerkplek te bepalen. Bovendien was het de bedoeling dat vrijstellingen van vóór de invoering van de werkkostenregeling werden gecontinueerd.
• Ook kan een werkgever volgens de wetgever over het algemeen de nihilwaardering toepassen op een cursus stoppen met roken en een stoelmassage als deze op de werkplek wordt aangeboden. Blijkbaar kunnen dit voorzieningen zijn “waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken”, ook al zijn deze niet ongebruikelijk buiten de werkplek.
• Volgens de staatssecretaris van Financiënzijn personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten op de werkplek “voorzieningen waarvoor een nihilwaardering van toepassing is als die voorziening daar gebruikelijk is (…).” De staatssecretaris gaat niet in op de gebruikelijkheidsvraag.

Uitleg kennisgroep

Gelet op de wetsgeschiedenis kiest de kennisgroep voor de volgende uitleg. Het is niet gebruikelijk om voorzieningen met een beperkt privévoordeel die in het belang zijn van het arbeids- of het bedrijfsproces elders te ge- of verbruiken als de werknemer de betreffende voorziening niet kan of mag ge- of verbruiken buiten de werkplek. Dat iemand anders een vergelijkbare voorziening in zijn algemeenheid ook na werktijd en buiten de werkplek ge- of verbruikt is dan niet relevant. Het aanbieden van de betreffende voorziening op de werkplek moet wel redelijk zijn (voorwaarde 2).

Het aanbieden van bijvoorbeeld een cursus gewichtsbeheersing op de werkplek draagt wellicht bij aan de algemene gezondheid van de werknemers, maar houdt in onvoldoende mate verband met het arbeids- of bedrijfsproces. Dergelijke voorzieningen zijn meer gericht op (het welzijn en de gezondheid van) de werknemer.

Conclusie PMO

• Als het PMO hoofdzakelijk bestaat uit een PAGO vindt de kennisgroep, in de context van het beperkte privévoordeel, het bedrijfsbelang en gelet op het incidentele karakter, het voldoende om aan te nemen dat het niet gebruikelijk is de voorziening elders te ge- of verbruiken en hierom de nihilwaardering wel van toepassing te achten op het gehele onderzoek. De beoordeling van de arbovrijstelling komt in dat geval niet meer aan de orde.
• Als het PMO niet hoofdzakelijk bestaat uit een PAGO, neemt de kennisgroep niet (zonder meer) aan dat de nihilwaardering van toepassing is. Hiervoor moet het aanbieden van de voorziening op de werkplek redelijk zijn en moet de werkgever aannemelijk kunnen maken dat het in het belang is van zijn arbeids- of het bedrijfsproces. Dit is aan de inspecteur om te beoordelen. Als hij dit niet aannemelijk acht, is de nihilwaardering niet van toepassing op het onderzoek en komt de vraag aan de orde of de werkgever de arbovrijstelling kan toepassen.

Gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen (ad 2)

Wet- en regelgeving arbovrijstelling

Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel h, van de Wet op de loonbelasting 964 (hierna: Wet LB) in samenhang met artikel 8.4a eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 zijn arbovoorzieningen onder voorwaarden gericht vrijgesteld. De tekst van artikel 8.4a URLB 2011 luidt sinds 1 januari 2022 als volgt:

“1. Tot de voorzieningen, bedoeld in artikel 31a, tweede lid, onderdeel h, van de wet, behoren, ingeval deze geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden:
a. voorzieningen voor zover die direct samenhangen met verplichtingen van de inhoudingsplichtige op grond van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet, met inachtneming van artikel 44 van die wet; (…)”

De wijziging ten opzichte van de tekst tot 2022 is o.a. als volgt toegelicht:

“2.7. Verduidelijking gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen

In de praktijk bestaat onduidelijkheid over de reikwijdte van de zogenoemde gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen in de loonbelasting. Deze ziet op voorzieningen ter bestrijding of het voorkomen van veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor werknemers die verbonden zijn met de door de werknemer verrichte arbeid, die door de werkgever(1) op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) moeten worden verstrekt en waarvoor op grond van die wet ook geen eigen bijdrage van de werknemer mag worden verlangd (verplichte arbovoorzieningen). Met voornoemde vrijstelling is nooit beoogd om ook voorzieningen vrij te stellen die niet direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever (niet-verplichte arbovoorzieningen).

Met onderhavige wijziging wordt duidelijk dat alleen verplichte arbovoorzieningen, dat wil zeggen voorzieningen die direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever, gericht zijn vrijgesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor een ergonomisch verantwoorde bureaustoel, een voetenbankje voor beeldschermwerk, een beeldschermbril, laboratoriumjassen en veiligheidsschoenen. Voorzieningen die de werkgever aan de werknemer verstrekt en die niet direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever, ter bestrijding of het voorkomen van veiligheids- of gezondheidsrisico’s die verbonden zijn met de arbeid, vallen niet onder de gerichte vrijstelling.(2) Denk hierbij aan het generiek vergoeden of verstrekken van algemene gezondheidschecks.(3) Ook kan worden gedacht aan het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van gezonde maaltijden, een fiets, sportieve activiteiten en dergelijke.”

(…)

“Artikel III, onderdeel C (artikel 8.4a van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011)

In artikel 8.4a, eerste lid, onderdeel a, URLB 2011 is aangegeven wanneer sprake is van een gericht vrijgestelde verplichte arbovoorziening. De onduidelijkheid die bestaat bij de huidige bepaling wordt mede veroorzaakt door de verwijzing naar ‘het arbeidsomstandighedenbeleid dat de inhoudingsplichtige voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet’. Een arbeidsomstandighedenbeleid kan namelijk meer bevatten dan alleen voorzieningen die direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever (verplichte arbovoorzieningen). Met de wijziging wordt duidelijk dat alleen voorzieningen die direct samenhangen met de verplichtingen van de inhoudingsplichtige op grond van de Arbowet onder de gerichte vrijstelling vallen.”

(…)

“De gerichte vrijstelling sluit met de aanpassing – een rechtstreekse verwijzing naar de verplichtingen van de inhoudingsplichtige in de Arbowet – nog meer en zoveel mogelijk aan bij deze wet. Hieruit volgt dat voorzieningen die niet direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever en niet redelijkerwijs (in de specifieke situatie) van de werkgever gevergd kunnen worden (niet-verplichte arbovoorzieningen), niet onder de gerichte vrijstelling vallen. De gerichte vrijstelling geldt dus niet voor voorzieningen ter bevordering van de algemene gezondheid van de werknemer.”

(…)

Is een PMO een verplichte-arbovoorziening?

Een PAGO in de zin van artikel 18 van de Arbowet is evident een verplichte arbovoorziening. Maar geldt dat ook voor een PMO?

De site van het ministerie van SZW gaat in op het verschil tussen een PAGO en een PMO:

“Soms wordt met het PMO het PAGO bedoeld. Soms wordt een (aanvullend) leefstijlonderzoek of een in te vullen vragenlijst aangeduid met de term PAGO of PMO. Ten aanzien van het PAGO bestaat er echter een aantal regels (zie de tekst hierboven). De invulling van een PMO kan daaraan voldoen, maar dat is niet altijd het geval.”

Ook volgens Fiscaal up to Date worden de begrippen door elkaar gebruikt.

“Het PAGO is wettelijk beperkt tot risico's door en voor het werk. Het is alweer even geleden dat de beroepsvereniging van bedrijfsartsen het Preventief Medisch Onderzoek introduceerde. Dat gaat ook over gezondheidsrisico's door leefstijl van de werknemer en over zijn toekomst in het werk. Het PMO aanbieden is geen wettelijke verplichting voor de werkgever. Als een organisatie al een PAGO laat doen, is dit tegen bescheiden meerkosten uit te breiden naar een PMO. De twee begrippen worden helaas vaak door elkaar gebruikt. Zowel PMO als PAGO bestaan gewoonlijk uit:

• een vragenlijst;
• een medisch onderzoek, vaak door een assistent, naar werking van zintuigen, hart en longen, uithoudingsvermogen en zo nodig naar bloed en urine;
• eventueel een vervolgonderzoek;
• altijd een adviesgesprek van de bedrijfsarts met de werknemer.

De werkgever krijgt een totaalbeeld van de gezondheid van z'n mensen, uiteraard anoniem, met zorgpunten en aanbevelingen voor verbetering.”

Op de site van ArboNed valt over het verschil met een PMO het volgende te lezen:

“Is PMO (Preventief medisch onderzoek) hetzelfde als PAGO (Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek)?

Nee, een PMO is een verbeterde versie van het PAGO. Er zijn vier belangrijke punten van verschil tussen een PMO en een PAGO:

• U bent als werkgever, samen met de ondernemingsraad actief bij de voorbereiding en uitvoering van het PMO betrokken. Dat was bij een PAGO niet altijd het geval.
• Het gaat bij een PMO niet alleen om gezondheidsonderzoek, maar ook om acties naar aanleiding van dat onderzoek om de gezondheid van uw medewerkers te beschermen of verbeteren.
• In een PMO is aandacht voor de lichamelijke en geestelijke conditie en leefgewoonten van uw medewerkers. Deze zaken zijn immers erg belangrijk voor het goed kunnen functioneren in het werk. Een PMO kijkt ook naar chronische aandoeningen en riskante leefgewoonten.
• Eventuele verplichte keuringen (op grond van de wet of CAO) kunnen onderdeel uitmaken van het PMO.”

Ook andere organisaties wijzen op de verschillen tussen een PAGO en een PMO. Volgens bijvoorbeeld de site van niped is een PMO “breder dan een PAGO. Het PAGO is alleen onderzoek naar gezondheidsfactoren die op het werk gericht zijn, terwijl het PMO veel breder is dan dat”.

Een PMO kan dus meer omvatten dan een PAGO en is dan niet (geheel) verplicht volgens de Arbowet. Ervan uitgaande dat de nihilwaardering niet van toepassing is – zie hiervoor – geldt het volgende. Voor zover het PMO bestaat uit een meer algemene gezondheidscheck is sprake van belast werknemersloon. De werkgever kan dit loon aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in de zin van artikel 31, eerste lid, onderdeel f, Wet LB als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.