Maaltijden op de werkplek en belastingen

Alle maaltijden waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstige aard is, mogen belastingvrij worden vergoed. Maar zoals altijd zijn er uitzonderingen. Als een werkgever een maaltijd vergoedt (bijvoorbeeld in de kantine), ligt de standaardvergoeding hiervoor op € 3,35. Deze vergoeding is belastingvrij en kan gedeclareerd worden. De vergoeding is bedoeld om werknemers te compenseren voor maaltijden tijdens overwerk (minimaal 2 uur), dienstreizen of koopavonden. De regels zijn relatief gezien (onnodig) complex.

Huidige wetgeving inzake gezonde lunch

Een gezonde lunch is essentieel voor werknemers. Deze kan tot 2022 belastingvrij, volgens de Hoge Raad. Onder de wetgeving tot 2022 kon dit uiteindelijk belastingvrij. De wetgeving is in 2022 aangepast. Vanaf dat moment zijn enkel verplichtige arbo voorzieningen (uit de Arbowet) gericht vrijgesteld, denk hierbij aan een veiligheidshelm of ergonomische werkplek. Gezonde maaltijden vallen hier niet meer onder. De staatssecretaris geeft in zijn beantwoording op 14 juni 2024 aan dat elke werkgever naar eigen inzicht zijn vrije ruimte van de WKR mag invullen. Omdat vrijwel alle werkgevers vlot boven de WKR drempel uitkomen is de gezonde lunch dus belast met een eindheffing. Jammer... en een gemiste kans.  

Standpunt kennisgroep inzake waardering maaltijd op de werkplek

Aanleiding

Een groothandel in levensmiddelen (werkgever) heeft een bedrijfskantine voor al haar personeel. De exploitatie van de kantine, met daarbij ook de inkoop van de levensmiddelen, wordt door de werkgever zelf gedaan. Er zijn diverse producten te verkrijgen, waaronder een belegd broodje of een uitsmijter, maar ook afzonderlijke onderdelen om zelf een boterham met beleg samen te stellen. De werknemers moeten de producten die in de kantine te verkrijgen zijn zelf betalen middels een personeelspas en een afzonderlijk kassasysteem. De maandelijkse kosten worden ingehouden op het netto salaris van de werknemer. Vanwege de goede inkoopcondities en het volumevoordeel wordt de inkoopprijs gedrukt. De werkgever verhoogt de inkoopprijs met een opslag voor de kosten voor de inrichting van de kantine en het personeel in de kantine. Desondanks zijn de prijzen die de werkgever in rekening brengt aanzienlijk lager dan de prijzen van een externe cateraar.

Vraag

Kan de werkgever de maaltijd die de werknemer verbruikt op de werkplek (kantinemaaltijd) op een lager bedrag waarderen dan het in artikel 3.8, onderdeel a, URLB 2011 opgenomen forfaitaire bedrag van € 3,35 (2022)?

Antwoord

Ja, als de werkgever aannemelijk kan maken dat de WEV van de maaltijd lager is dan het forfait.

Beschouwing

Wet- en regelgeving

Het startpunt is artikel 13 Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB) waar als hoofdregel voor de waardering van loon in natura wordt aangesloten bij de WEV, tenzij een bedrag aan de inhoudingsplichtige door een derde in rekening wordt gebracht. In dat laatste geval wordt aangesloten bij het bedrag dat door deze derde in rekening is gebracht (factuurwaarde).

Het derde lid van artikel 13 Wet LB bevat een delegatiemogelijkheid voor de genoemde vormen van niet in geld genoten loon. Dit zijn:

1. Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk gebruikt of verbruikt worden op de werkplek;
2. Het genot van een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart of voordeelurenkaart; en,
3. Het genot van een in het kader van de dienstbetrekking ter beschikking gestelde woning.

De kantinemaaltijd valt onder de reikwijdte van onderdeel 1.

Het derde lid is volgens de letterlijke tekst alleen van toepassing als dit leidt tot een lager bedrag dan het bedrag ingevolge het eerste lid.

De delegatiemogelijkheid is voor maaltijden die op de werkplek worden verbruikt uitgewerkt in artikel 3.8, onderdeel a, URLB 2011. Het opschrift bij dit artikel luidt “Bepaling waarde voorzieningen op de werkplek (lager dan waarde in het economische verkeer of factuurwaarde)”. Dit geeft ook al aan dat toepassing van deze bepaling enkel kan leiden tot het in aanmerking nemen van een lagere waarde dan de WEV of factuurwaarde.

Rechtbank Noord-Nederland (voetnoot 1) bevestigt dit standpunt in zijn uitspraak van 19 maart 2019. De rechtbank oordeelt dat, gelet op de duidelijke aanhef van het derde lid van artikel 13 Wet LB, de uitzondering op de hoofdregel maar één kant op kan werken: naar beneden. De rechtbank oordeelt eveneens dat de vergelijking met de situatie dat de werknemers in een lunchroom of restaurant zouden gaan lunchen, niet opgaat. De lunch wordt in dit geval immers genuttigd in de bedrijfskantine op de werkplek en dat is nu eenmaal niet hetzelfde als lunchen in een lunchroom of restaurant.

Hoe werkt dit uit?

In beginsel moet de werkgever de kantinemaaltijd waarderen naar de WEV of, als er een bedrag in rekening is gebracht door een derde, naar de factuurwaarde. De facturen van de groothandel en de supermarkt gelden niet als factuurwaarde, omdat de verstrekking meer omvat dan de losse componenten en ingrediënten van de lunch zelf. (voetnoot 2) Denk aan indirecte kosten voor personeel die de lunch moeten bereiden, uitserveren, afruimen, afwassen, en toerekenbare kosten voor energie en huur van gebouw, etc.

Het begrip WEV stamt uit de (bedrijfs-)economie en is door de belastingrechter in de loop van de tijd ingevuld. Het is de prijs voor een object dat op de meest geschikte wijze na de beste voorbereiding door de meest biedende gegadigde zou zijn geboden en betaald. (voetnoot 3) In 2003 (voetnoot 4) heeft de staatssecretaris van Financiën aangegeven dat de WEV in veel gevallen de detailhandelsverkoopprijs is, inclusief omzetbelasting. Zie wijzing van enige fiscale uitvoeringsregelingen 31 maart 2003, nr. WDB 2003/141M, Stcrt. nr. 64. Het gaat daarbij volgens hem om de laagste prijs die voor het product in de markt kan worden gevonden.

Het onderhavige product is een kantinemaaltijd op het werk. De werkgever moet de WEV per maaltijd aannemelijk maken. De WEV is in dit geval gelijk aan de laagste verkoopprijs (incl. btw) van de betreffende maaltijd die door een externe cateraar in een kantine wordt gevraagd (zonder subsidie van de werkgever). De werkgever zou hiervoor onderzoek kunnen doen bij werkgevers die een externe cateraar hebben ingeschakeld.

Als de WEV lager is dan het forfait, is artikel 3.8, onderdeel a, URLB 2011 niet van toepassing. Als de WEV hoger is dan het forfait, kom je via het derde lid van artikel 13 Wet LB toe aan artikel 3.8 URLB 2011 die de waarde van de kantinemaaltijd bepaalt op € 3,35 (2022).

Voetnoten

1. ECLI:NL:RBNNE:2019:1122. De inspecteur is in de bezwaarfase uitgegaan van de veronderstelling dat de regels uit de oude uitvoeringsregeling nog van toepassing zouden zijn. Door die veronderstelling had hij in de controle- en bezwaarfase niet gevraagd naar de onderbouwing van de kosten. Omdat hij niet kon voldoen aan zijn bewijslast (zie r.o. 10.5), heeft hij besloten om geen hoger beroep in te stellen. Belanghebbende heeft zijn bezwaren tegen de afdracht van eindheffing over de navolgende jaren ingetrokken omdat hij niet kon onderbouwen dat de WEV lager was dan het forfait. Hij had bijvoorbeeld nog geen rekening gehouden met bijv. gas / water / licht / verzekering, etc.
2. Vergelijk Rechtbank Noord-Nederland 19 maart 2019, ECLI:NL:RBNNE:2019:1122 (r.o 6.3).
3. Zie o.a. Loonheffingen (editie 21), Verploegh, Jentink, Taouil, p. 182.
4. Wijzing van enige fiscale uitvoeringsregelingen 31 maart 2003, nr. WDB 2003/141M, Stcrt. nr. 64.