Tellen opleidingsuren voor ondernemer?

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting komt u in aanmerking voor bepaalde soorten ondernemersaftrek. Voor sommige van deze aftrekposten moet echter worden voldaan aan het urencriterium van 1.225 uur. Dit betekent dat u als ondernemer in een kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan uw onderneming moet besteden. Daarnaast moet u meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan andere werkzaamheden. Alle uren die u besteedt aan uw onderneming tellen overigens mee voor het urencriterium. Deze uren moeten wel onderbouwd kunnen worden door middel van bijvoorbeeld offertes, uw agenda of urenbriefjes.

Het urencriterium gaat over een heel kalenderjaar, van januari tot en met december. Indien de onderneming is gestart per 1 juni van het kalenderjaar, moet toch worden voldaan aan het urencriterium van 1.225 uur om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek.

In dit artikel behandelen wij een uitspraak van Rechtbank Zeeland - West-Brabant inzake het wel of niet mogen meenemen van opleidingsuren voor de berekening van het urencriterium.

Agenda is voor bewijslast urenregistratie niet altijd voldoende

Henk heeft een eenmanszaak die juridische dienstverlening verricht (en artikelen schrijft). De zelfstandigenaftrek (uren criterium) staat ter discussie. Dat Henk een onderneming heeft staat bij partijen niet ter discussie. Er wordt met de onderneming vrijwel geen winst behaald. Dat dan de uren ter discussie staan is logisch (ondernemers werken immers niet voor niks). Als tijd die in beslag wordt genomen door het drijven van een onderneming geldt alle tijd die wordt besteed aan werkzaamheden die worden verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming. Hierbij dient als leidraad te worden genomen dat de wijze waarop een onderneming wordt gedreven, in beginsel wordt bepaald door de ondernemer, dat het te zijner beoordeling staat of bepaalde werkzaamheden voor de onderneming nut hebben, en dat het niet gaat om werkzaamheden die bedoeld zijn om in particuliere behoeften te voorzien (HR 30 maart 2007, ECLI:NL:HR:2007:BA1832, r.o. 3.4).

De zelfstandigenaftrek is een aftrekpost dus rust de bewijslast voor de uren bij Henk. De gemaakte uren (tenminste 1.225 uur per jaar) rust op Henk. Deze uren volgen volgens Henk uit zijn agenda, hierbij tellen ook niet declarabele uren mee. De uren moeten wel nuttig zijn voor het bedrijf. Henk moet wel aannemelijk maken dat de uren ook zijn gemaakt, dit is in de praktijk vaak lastig. Het overzicht van Henk is volgens de rechtbank en het Gerechtshof Amsterdam d.d. 28 mei 2024 ECLI:NL:GHAMS:2024:2041 te globaal en het lijkt erop dat de agenda achteraf van wat krabbel aantekeningen is voorzien.

Er zijn voornamelijk categorieën werkzaamheden beschreven (zoals marktoriëntatie div. internet, post ophalen, websites en administratie) en vervolgens is per dag per tijdsblok aangegeven dat aan een aantal van deze activiteiten tijd is besteed. De weergave van de tijdsbesteding is dermate algemeen dat de beschrijving van de tijdsbesteding voor vele dagen (vrijwel) identiek is aan die voor andere dagen in de agenda. Zonder onderbouwing met nadere bewijsstukken is het voor de rechtbank niet duidelijk waar de opgevoerde uren concreet betrekking op hebben en is nagenoeg geen enkel door eiseres opgevoerd uur te verifiëren.

Uren die beschikbaar zijn voor de onderneming tellen niet mee 

Een ondernemer voor de inkomstenbelasting (IB) moet minstens 1.225 uur per jaar aan zijn onderneming besteden om in aanmerking te komen voor ondernemersaftrek, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Deze uren kunnen directe (bijvoorbeeld klantenwerk) en indirecte werkzaamheden (zoals administratie) omvatten. Recentelijk heeft de Rechtbank Zeeland-West-Brabant verduidelijkt in 2024 dat uren waarin de ondernemer slechts beschikbaar is voor de onderneming niet meetellen voor dit criterium.

In deze zaak werd de zelfstandigenaftrek van een ondernemer met een autowasserij geweigerd door de Belastingdienst omdat de ondernemer volgens de inspecteur niet voldeed aan het urencriterium. De ondernemer betoogde dat ook de uren waarin hij zich beschikbaar moest houden voor zijn onderneming mee zouden moeten tellen.

De rechtbank oordeelde dat de ondernemer onvoldoende bewijs had geleverd van de vereiste 1.225 uur per jaar. Het argument van de ondernemer dat hij bereikbaar moest zijn tijdens openingstijden werd niet geaccepteerd. De rechter benadrukte dat beschikbaarheid niet gelijk staat aan het daadwerkelijk besteden van tijd aan de onderneming. Het feitelijk drijven van een onderneming omvat meer dan alleen beschikbaar zijn; directe en indirecte werkzaamheden moeten aantoonbaar zijn.

De rechtbank bevestigde dat voor het voldoen aan het urencriterium uitsluitend daadwerkelijke, aantoonbare werkzaamheden meetellen. Beschikbaarheidsuren zonder directe of indirecte werkverrichting voldoen niet aan de eisen. De zelfstandigenaftrek werd daarom terecht geweigerd.

Dienstbetrekking en ondernemerschap (grotendeelscriterium)

Je moet als ondernemer meer uren besteden aan de onderneming dan aan de dienstbetrekking. Soms kan dit discussie opleveren met de belastingdienst. In een procedure bij de Rechtbank Zeeland Westbrabant d.d. 1 maart 2024 (ECLI:NL:RBZWB:2024:1323) speelde hierbij het volgende:

• Achtergrond: X, eigenaar van een eenmanszaak die reanimatie cursussen en -trainingen verzorgt, heeft in 2019 een omzet van € 56.429 behaald. Naast zijn onderneming werkt X ook in dienstbetrekking bij een ziekenhuis.
• Gewerkte uren: In het betreffende jaar besteedt X 1398 uren aan zijn onderneming en werkt 1544 uren in dienstbetrekking.
• Zelfstandigenaftrek: X past in zijn aangifte IB/PVV 2019 de zelfstandigenaftrek toe. De inspecteur corrigeert dit omdat X niet voldoet aan het urencriterium, met name het grotendeelscriterium van art. 3.6 Wet IB 2001. Dit criterium vereist dat meer dan de helft van de totale arbeidstijd aan de onderneming wordt besteed.
• Beslissing rechtbank: De rechtbank oordeelt dat de inspecteur terecht de zelfstandigenaftrek heeft geweigerd. X heeft niet aan het grotendeelscriterium voldaan omdat hij meer uren in dienstbetrekking heeft gewerkt dan in zijn eigen onderneming.
• Beroepen afgewezen: De beroepen van X op het gelijkheidsbeginsel en het vertrouwensbeginsel worden afgewezen.
• Conclusie: Het beroep is ongegrond verklaard. De aanslag wordt niet verminderd, en X krijgt geen vergoeding van proceskosten noch het griffierecht terug.

Advies ondernemer met dienstbetrekking

• Urencriterium: Het is cruciaal om het urencriterium en specifiek het grotendeelscriterium nauwkeurig te monitoren voor personen die zowel ondernemer als werknemer zijn. Het urencriterium is de sleutel voor fiscale voordelen die je als ondernemer kunt krijgen.  Het gaat om directe en indirect uren. Bij een dienstbetrekking naast uw onderneming is het van belang de uren goed worden bijhouden, gaat dan om direct en indirect (administratie, acquisitie, studie, netwerken, marketing, etc.) uren. Omschrijf de uren niet te algemeen en registreer het goed in urenadministratieprogramma, agenda en/of excel.
• Administratie: Zorg voor een gedetailleerde administratie van de bestede uren aan de onderneming versus uren in loondienst.

Zelfstandigenaftrek en rechtspraak

Casus zelfstandigen- en startersaftrek en urencriterium

Belanghebbende werkt sinds 2017 zelfstandig als voetreflexplus-therapeut. In 2014 is belanghebbende gestart met de opleiding tot voetreflexplus-therapeut, welke is afgerond in 2017. Na het afronden van deze opleiding is belanghebbende gestart met de opleiding medische basiskennis. De opleiding medische basiskennis is een vervolgopleiding van de opleiding tot voetreflexplus therapeut.

Belanghebbende heeft een urenoverzicht verstrekt, waarin zij heeft aangegeven dat zij in 2017 1.233,5 uren heeft besteed aan haar onderneming. Uit het overzicht volgt dat 451 uren zijn besteed aan de opleiding tot voetreflexplus-therapeut en vervolgens 454 uren aan de opleiding medische basiskennis. In de aangifte inkomstenbelasting over 2017 doet belanghebbende een beroep op de zelfstandigen- en startersaftrek.

Bij het vaststellen van de definitieve aanslag over 2017 is de inspecteur afgeweken van de ingediende aangifte door belanghebbende. De inspecteur heeft de zelfstandigen- en startersaftrek niet toegekend, omdat belanghebbende volgens de inspecteur niet voldoet aan het urencriterium. Daarbij heeft de inspecteur de door belanghebbende aangegeven uren in verband met de gevolgde opleidingen buiten beschouwing gelaten.

Geschil zelfstandigen- en startersaftrek en urencriterium

De rechtbank beoordeelt of belanghebbende recht heeft op de zelfstandigen- en startersaftrek. Meer specifiek is in geschil of belanghebbende voldoet aan het urencriterium voor toepassing van de zelfstandigen- en startersaftrek.

Oordeel rechtbank zelfstandigen- en startersaftrek en urencriterium

Rechtbank Zeeland - West-Brabant oordeelt dat belanghebbende niet voldoet aan het urencriterium en derhalve geen recht heeft op toepassing van de zelfstandigen- en startersaftrek. Als tijd die in beslag wordt genomen voor het drijven van een onderneming, geldt alle tijd die wordt besteed aan werkzaamheden die worden verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming. Tot zodanige werkzaamheden behoort het door een ondernemer volgen van cursussen of opleidingen, die zijn gericht op het op peil houden van de vakbekwaamheid die nodig is om de onderneming te kunnen blijven uitoefenen.

Tijdens de zitting heeft belanghebbende verklaard dat zij aan het einde van de opleiding tot voetreflexplus-therapeut is gestart met haar onderneming. De aan deze opleiding bestede uren tellen dan ook niet mee voor het urencriterium, gezien het feit dat de kennis die zij heeft vergaard met de opleiding tot voetreflexplus-therapeut dient te gelden als nieuwe vakkennis en niet als het op peil houden van de vakbekwaamheid. De door belanghebbende vergaarde kennis met de opleiding medische basiskennis wordt echter wel aangemerkt als het op peil houden van vakbekwaamheid die zij al bezat, wat ertoe leidt dat de daaraan bestede uren wel meetellen voor het urencriterium.

Noot fiscaal jurist inzake urencriterium

Het voldoen aan het urencriterium leidt voor een IB-ondernemer tot fiscale voordelen. De belastbare winst wordt namelijk verminderd met bepaalde soorten ondernemersaftrek. Dit leidt ertoe dat er minder inkomstenbelasting verschuldigd is. De uren die mee worden geteld moeten echter goed onderbouwd kunnen worden aan de hand van bijvoorbeeld facturen of urenbriefjes. Daarnaast dient duidelijk onderscheid gemaakt te worden tussen uren die wel meetellen voor het urencriterium en uren die niet meegenomen mogen worden.

Heeft u naar aanleiding van het lezen van dit artikel vragen? Neem dan gerust contact op met één van onderstaande auteurs.

Bron uitspraak zelfstandigenaftrek

ECLI:NL:RBZWB:2022:4116, Rechtbank Zeeland - West-Brabant, 21_1517 (rechtspraak.nl)