Waarneming ter plaatse

Waarnemingen ter plaatse (artikel 50 Algemene Wet inzake Rijksbelastingen) zijn er in soorten en maten. Individueel, collectief, spontaan en de zichtwaarneming. Daarbij combineert de Belastingdienst doorgaans diverse haar toekomende bevoegdheden (vb. verlenen toegang tot onderneming, inzage en inzicht in de boeken, identificatieplicht).

Het verrassingseffect van de waarneming ter plaatse is belangrijk voor de Belastingdienst. De ondernemer hoeft niet over de precieze datum en tijd te worden geïnformeerd van de waarneming. Doorgaans zullen datum en tijd wel concreet worden doorgegeven (aan de adviseur). Voor het geval dat niet gebeurt, heeft de ondernemer het recht zich te laten bijstaan door een adviseur. Hij moet dat wel kenbaar maken aan de Belastingdienst. Zonder die bijstand mag het onderzoek niet doorgaan.

De wet geeft geen definitie van de waarneming ter plaatse. In de praktijk komt het erop neer dat de Belastingdienst zelf ter plekke de bedrijfshandelingen van de onderneming waarneemt. Het doel is het op gestructureerde wijze vastleggen van die activiteiten. De aldus gevonden gegevens worden (als norm) gebruikt bij lopende of toekomstige (boeken)onderzoeken.

Toelaten verplicht

U bent verplicht de Belastingdienst tot het pand en het terrein van de onderneming toe te laten. Dat betekent overigens niet dat de Belastingdienst zich zelfstandig toegang mag verschaffen. Mogelijk kan de Belastingdienst zich via een civiele procedure (bij de burgerlijke rechter) wel toegang verschaffen, maar dan is het verrassingseffect weg.

Het niet toelaten kan leiden tot een boete van maximaal € 4.920. Het kan echter niet leiden tot de zogenoemde omkering van de bewijslast. Doorgaans is echter sprake van een combinatie met een (schriftelijk) inlichtingenverzoek (47 AWR). Het daaraan geen gevolg geven kan wel leiden tot omkering van de bewijslast (en gevangenisstraf / boete).

Het is beleid dat de waarneming wordt aangekondigd, hoewel er dan nog geruime tijd overheen kan gaan voordat de Belastingdienst echt op de stoep staat. Overigens zijn wij van mening dat toelaten van de inspecteur tot het gebouw, na legitimatie, alleen kan geschieden door de ondernemer c.q. eigenaar / gebruiker van het pand en niet door een (willekeurig) personeelslid of toevallig aanwezige derde (vb. boekouder of adviseur).

Behoorlijkheid

De Belastingdienst dient zich steeds aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur te houden.

Als de zaak onder de rechter is, brengt de goede procesorde mee dat geen waarneming ter zake wordt verricht (in die zaak). Als u echter toch vrijwillig meewerkt, zijn de bevindingen van die waarneming toch te gebruiken in de lopende zaak. Het is dus belangrijk nauwkeurig vast te stellen waartoe de (aangekondigde) waarneming dient. Verleen nooit medewerking of toestemming zonder eerst uw adviseur te raadplegen.

De controleurs mogen zich niet ongevraagd wenden tot de personeelsleden (anders dan ter identificatie). Maak binnen de onderneming duidelijk wie de controleurs te woord staat en beperk het ook tot die persoon en communiceer dat ook duidelijk naar de Belastingdienst.

Bij de waarneming mogen de controleurs de personeelsleden tellen en identificeren, de voorraad vaststellen, de kas tellen en controleren met de administratie en de aanwezigheid van andere activa vaststellen. Ze mogen niet (archief)kasten openen en onderzoeken.

Naar onze mening is het niet toegestaan dat een waarneming ter plaatse ontaardt in een niet aangekondigd boekenonderzoek, zonder de nodige voorbereiding en zonder bijstand van de adviseur. Dat is in strijd met de aard van de waarneming ter plaatse.

Zichtwaarneming

De zogenoemde zichtwaarneming is een bijzondere variant. Daarbij wordt doorgaans van buiten de onderneming vastgesteld wat er gebeurt (bijvoorbeeld klantenbewegingen, goederenbewegingen, reclame etc.). Deze methode van onderzoek is niet in de wet geregeld. Dat neemt niet weg dat de methode per definitie niet is toegestaan. De Belastingdienst mag zich wat dit betreft gedragen als een ‘normale burger’ die in het dagelijks verkeer bepaalde zaken waarneemt. Het mag echter niet ontaarden in een stelselmatige observatie van de onderneming. Ook mag er geen bewijs worden gecreëerd. Naar onze mening mag een inspecteur bijvoorbeeld niet anoniem in een winkel een incourant artikel kopen om vervolgens enige tijd later te controleren of die verkoop in de boeken is verwerkt.

Wat te doen bij een waarneming ter plaatse

• Zorg dat de zaken op orde zijn. Zoals kas(boek), kopie identiteitsbewijzen.
• Wees voorbereid: zorg dat iedereen weet wat te doen: vooral zwijgen.
• Stel vast wie de controleurs zijn en wat ze komen doen. Wijs de controleurs de deur als de bedrijfsvoering op dat moment bezoek niet toestaat.
• Maak duidelijk wie de controleurs te woord staat en leg geen verklaringen af. Neem direct contact met uw adviseur of bel ons.
• Verleen geen toegang tot archiefkasten.
• Laat de controleur zelf geen kopieën maken, maar verleen hem die service. Dan kunt u meteen controleren of hij die gegevens mag hebben.

Vragen over waarneming ter plaatse

Als u vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met onderstaande specialisten, zij helpen u graag verder.