Waarneming ter plaatse

Als de Belastingdienst inzicht wil krijgen in de dagelijkse gang van zaken binnen uw onderneming, dan komen ze langs. Veelal zal dit via een vooraf aangekondigd boekenonderzoek gebeuren. Het kan echter ook zijn dat de Belastingdienst een ander zicht wil op uw organisatie, dit zou een waarneming ter plaatse kunnen zijn. Meestal wordt een waarneming ter plaatse (WTP) niet schriftelijk aangekondigd. Een WTP is voor de Belastingdienst een controlemiddel om daarna uw aangiften te kunnen controleren.

Als een WTP wel schriftelijk wordt aangekondigd, dan staat in de brief niet wanneer de waarneming ter plaatse zal plaatsvinden en ook niet hoe vaak de Belastingdienst komt kijken. In de brief staat wel - in algemene woorden - waarop wordt gelet en wat er wordt onderzocht.

De Belastingdienst is niet verplicht om een waarneming ter plaatse aan te kondigen. Veelal gaat het om:

• Hoe wordt er gewerkt?
• Hoeveel mensen werken er bij u?
• Hoeveel tafels staan er?
• Hoe druk is het op bepaalde momenten?
• Voorraden vaststellen.
• Kasadministratie beoordelen.
• Aantal auto's op de parkeerplaats.
• Aantal mensen op een terras.
• Aantal werknemers op het bedrijf of op de markt.
• Hoe wordt de administratie bijgehouden?

Van de waarneming ter plaatse wordt een verslag gemaakt, dit verslag krijgt u toegestuurd of wordt u aangeboden. Let erop dat de feiten en inhoud van het rapport juist en volledig zijn!

Toelichting waarneming ter plaatse

De Belastingdienst zal meestal een boekenonderzoek instellen, dit wordt dan schriftelijk aangekondigd. Soms vindt de Belastingdienst het nodig om een waarneming ter plaatse in te stellen, dit kan worden aangekondigd maar dat hoeft niet. Er kunnen diverse zaken worden gecontroleerd en deze informatie kan dan tijdens een later ingesteld boekenonderzoek worden gebruikt. Een waarneming ter plaatse wordt meestal verricht binnen een bepaalde branche (meestal met contant geldverkeer). Via een waarneming wordt een bedrijfstak op onderdelen in beeld gebracht. Binnen de Belastingdienst zijn er regels en instructies om een waarneming ter plaatse in goede banen te leiden.

Meestal zullen de belastingambtenaren een waarneming ter plaatse aankondigen en zich op dat moment legitimeren via een pasje van de Belastingdienst of een paspoort. De betrokken ondernemer krijgt na het onderzoek een (kort) verslag en daarna een uitgebreid verslag per post. Er komen echter steeds meer waarnemingen ter plaatse voor waarbij de ondernemer niet voordien op de hoogte wordt gebracht. De belangrijkste vragen binnen onze praktijk zijn:

• Welke bewijskracht of bewijswaarde heeft een waarneming ter plaatse?
• Wat mag de Belastingdienst wel en niet tijdens een waarneming ter plaatse?
• Hoe kan ik mezelf voorbereiden op een waarneming ter plaatse?

Regels voor de Belastingdienst bij een waarneming ter plaatse

De Belastingdienst heeft een aantal regels voor een waarneming ter plaatse:

1. Schriftelijke aankondiging: het is gebruikelijk dat de ondernemer voor een WTP voordien een schriftelijke aankondiging krijgt. Meestal niet met een exacte datum / tijdstip.
2. Legitimatie: een werknemer van de Belastingdienst moet zich legitimeren, dit moet zo discreet mogelijk.
3. Zo min mogelijk overlast: de waarneming ter plaatse zal vaak tijdens reguliere werktijden plaatsvinden. De werknemers van de Belastingdienst mogen hierbij zo min mogelijk de reguliere werkzaamheden verstoren. Werknemers worden in principe niet aangesproken, tenzij dit echt nodig is.
4. Vastlegging: elke waarneming ter plaatse wordt (uiteindelijk) vastgelegd in een rapport.
   

Bevoegdheden Belastingdienst bij waarneming ter plaatse

De Belastingdienst zal binnen haar bevoegdheden een waarneming ter plaatse uitvoeren, deze regels zijn vastgelegd in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen, de AWR. Artikel 47 AWR (en verder) gaat over deze bevoegdheden. Een aantal bevoegheden zijn:

• Toegang verlenen tot een gebouw.
• Inlichtingen verstrekken op verzoek van een inspecteur.

Soms staat in een specifieke wet nog een extra regel opgenomen, voorbeeld hiervan is de Wet op de Loonbelasting (artikel 30: indentiteit vaststellen van een werknemer, paspoort tonen aan belastingambtenaar).

Als een ondernemer zelf niet aanwezig is, hoeft de werknemer een belastingambtenaar of inspecteur geen toegang te verlenen. Als een werknemer een belastingambtenaar vrijwillig toegang zou verlenen of de ambtenaar binnen laat, dan is de ambtenaar wel binnen en kan hij of zij aan het werk. De belastingambtenaar heeft dan namelijk toegang gekregen en hiervoor niet zijn bevoegdheden gebruikt.

Stel dat u op bezoek bent in een coffeeshop of een restaurant, dan mag een inspecteur u om een paspoort of indentificatie vragen. U kunt dit eenvoudig weigeren en doorlopen. Als u meewerkt, is dit aan u. Deze informatie mag dan wel worden gebruikt in een onderzoek.

Beginsel van behoorlijk bestuur bij WTP

Een belastingambtenaar moet zich wel netjes gedragen, behoorlijk bestuur noemen we dit. Een ondernemer die aan het werk is, moet gewoon aan het werk kunnen blijven en mag geen last hebben van een belastingambtenaar. Een ambtenaar moet dus geen overlast veroorzaken en de ondernemer onnodig lastigvallen. Dit is wel een spanningsveld omdat elk onderzoek als hinderlijk zal worden ervaren. Als een ambtenaar zich niet netjes zou gedragen, dan mag hij de informatie wel gebruiken. Het is dus van belang dat u de ambtenaar wijst op de regels van behoorlijk bestuur en hem of haar desnoods wegstuurt. Als er sprake is van een zeer onbehoorlijk handelende ambtenaar, dan kunt u klachten indienen bij de Belastingdienst of de Nationale Ombudsman, zelden wordt bewijs ter zijde gelegd.

Rechtskracht van een WTP

Bewijs dat via een waarneming ter plaatse is verkregen wordt gezien als een goed bewijsmiddel. Als een onderzoek dus niet netjes verloopt, is het belangrijk dat u de ambtenaar wegstuurt of hem hierop wijst. Laat u niet overvallen door een aantal ambtenaren en schakel eventueel een fiscaal jurist in tijdens de WTP. Als u een rapport ontvangt, is het belangrijk dat u deze controleert op juistheid en volledigheid. Als er in het rapport opmerkingen staan over ontbrekende bescheiden, waarschuwingen worden afgegeven, etc., dan moet u hierop reageren. In de praktijk zien wij vaak dat een WTP een opstapje is naar omkering van de bewijslast of een uitgebreid derdenonderzoek of boekenonderzoek.

Wat is belangrijk bij een waarneming ter plaatse?

Als u wordt geconfronteerd met een waarneming ter plaatse is het volgende van belang:

• Sluit de WTP aan met uw eigen administratie?
• Heeft u getuigen welke verklaringen over die dag kunnen afleggen?
• Heeft de Belastingdienst alle WTP's gebruikt of enkel de WTP welke haar goed uitkomt?
• Reageer op rapporten welke u van de waarneming zou ontvangen en laat dit door een deskundige fiscaal jurist beoordelen.
• Controleer het dossier van de Belastingdienst op andere zaken (inzage in uw dossier).
• Controleer of het verslag volledig is in haar bevinden en niet selectief zaken heeft waargenomen of heeft opgeschreven.
• Wie heeft de waarneming verricht en hoeveel personen (en wie) waren er ter plaatse? Waren deze mensen ook betrokken bij een later onderzoek en zijn deze personen directe collega's van elkaar?

Een rechter is geheel vrij in het soort bewijs dat wordt toegelaten en de waardering welke aan het bewijs wordt toegekend. Als een belastingambtenaar niet netjes, zorgvuldig of nauwkeurig heeft gehandeld, dan moet u een rechter hierop wijzen.

Alternatieven voor waarneming ter plaatse

De Belastingdienst kan via een bedrijfsbezoek, een boekenonderzoek, een informatieverzoek of via een waarneming ter plaatse informatie over uw onderneming verkrijgen. U moet de werknemer van de Beastingdienst toegang geven tot uw gebouw, uw administratie en de opzet hiervan. Dit geldt ook als het gaat om een onderzoek voor de belastingheffing bij een ander / derde.

Bron waarneming ter plaatse

Onrechtmatige WTP aldus ombudsman (2013).

Rechtbank Den Haag 18 februari 2010, WTP is basis voor schatting omzet.

Rechtbank Breda 6 september 2012, WTP niet volledig, belanghebbende deels gelijk.