Bewaarplicht Belastingdienst

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren, soms kunnen ook vragen worden gesteld bij verhoging van uw hypotheek of verbouwing van uw eigen woning. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.  In de kern

• Basisgegevens 7 jaar
• Gegevens onroerende zaken 10 jaar

Geen bewaarplicht voor particulieren

Particulieren hebben feitelijk geen bewaarplicht voor hun administratie. Omdat de belastingdienst maximaal over de laatste 5 jaren kan navorderen is het wel verstandig om uw administratie (bankafschriften en onderliggende informatie belastingaangifte) te bewaren.

Bewaarplicht financiële gegevens van bedrijven

Bedrijven en zelfstandigen moeten hun administratie 7 jaar bewaren. Er zijn ook gegevens die een bedrijf 10 jaar moet bewaren. De gegevens die u moet bewaren zijn in ieder geval de volgende:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden
• grootboekkaarten
• debiteuren en crediteuren administratie
• in en verkoop administratie
• loonadministratie
• gegevens die van belang zijn voor belastingheffing van derden
• voorraad administratie en voorraad waardering

Waarom is het belangrijk om gegevens voor de belastingdienst te bewaren?

Als uw administratie niet juist of volledig is kan dit extreem vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst kan zelf een schatting maken van uw omzet en winst en op grond hiervan een aanslag opleggen (redelijke schatting). Als u het hiermee niet eens bent dan moet u bewijzen dat de berekening onjuist is (omkering van de bewijslast)

Toelichting op bezwaarplicht bedrijven

Digitale bankafschriften van de zakelijke rekening

Bij de meeste banken kunt u maximaal 2 jaar uw digitale bankafschriften downloaden. Doe dit dus elk jaar (en wellicht nog beter elk kwartaal). U moet immers de bankafschriften van de laatste 7 jaar opslaan.

Bankafschriften van de privérekening

Soms maken niet alleen je zakelijke bankafschriften, maar ook je bankafschriften van je privérekening(en) deel uit van de administratie. Deze kun je dus het beste ook downloaden en bewaren. Als de belastingdienst vraagt om uw privé administratie is het verstandig om een belastingadviseur te raadplegen, de informatie moet namelijk fiscaal wel relevant zijn.

Agenda op je telefoon of op papier en bewaarplicht belastingdienst

De zakelijke agenda op je telefoon of op papier moet worden bewaard omdat deze (soms) tot uw administratie behoort. Het is verstandig om een privé en zakelijke agenda bij te houden op uw telefoon. Hiermee kunt u voorkomen dat de belastingdienst ook zicht krijgt op uw privé agenda (wat weer vragen kan oproepen).

Zakelijke e-mails en bewaarplicht belastingdienst

Zakelijke e-mails maken deel uit van de administratie van uw bedrijf, deze moet u dus bewaren. Maak ook regelmatig een backup en zorg ervoor dat privé mails apart worden bewaard en/of op een ander mailadres binnenkomen.

Kassabonnen en facturen en bewaarplicht belastingdienst

Sommige kassabonnen en facturen worden geprint op thermisch papier, deze vervagen na verloop van tijd. Maak dus tijdig een scan.

Digitaal bewaren van gegevens

Gegevens die je digitaal ontvangt of opmaakt (bijvoorbeeld facturen) moet je ook digitaal bewaren. Zorg ervoor dat er altijd een backup is.

Contante omzet, alle bescheiden bewaren

Ontvang je omzet in contanten, dan moet je een kasadministratie bijhouden. Ook alle basisgegevens waarmee je deze kasadministratie opmaakt moet je bewaren. Denk hierbij aan detailgegevens van de kassa, kascontroles, kladbriefjes en dergelijke. Maak dus niet teveel stukken, stukken die worden opgesteld moeten worden bewaard. Werk zoveel mogelijk met digitale systemen.

Digitale (inkoop)facturen uit cloudomgeving

Sommige facturen, zoals facturen van je telefoon- of internetprovider, staan in een cloud-omgeving bij de provider. Je kunt deze achteraf nog wel downloaden, maar soms is deze mogelijkheid beperkt. Als je net overgestapt bent naar een andere provider, dan kun je vaak niet meer bij je gegevens komen. Download daarom ook deze facturen regelmatig en sla ze digitaal op.