Hoorgesprek in de bezwaarfase

Wij worden regelmatig door accountants, administratiekantoren en/of belastingplichtigen gevraagd om fiscale bijstand in de bezwaarfase bij de belastingdienst. In de bezwaarfase gelden bijzondere spelregels die voor deze fase (en de beroepsfase) van essentieel belang zijn. Zo heeft een belastingplichtige in deze fase recht op inzage in zijn dossier en recht op een hoorgesprek met de Belastingdienst. De belastingdienst moet hierom ook vragen en zal dan de datum en de locatie - in overleg met u - vaststellen. Veelal wordt de dossierinzage aan dit hoorgesprek gekoppeld, dus geen hoorgesprek is ook veelal geen inzage in uw dossier bij de Belastingdienst.

Digitaal bezwaar maken tegen aanslagen

Vanaf 2025 kunnen wij als fiscale dienstverlener (via onze software) digitaal bezwaar aantekenen tegen belastingaanslagen inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting of omzetbelasting. Dit gaat meestal via de post en vanaf 2025 dus via de digitale route. Dit kan met exact, AFAS en Nextens software. Een bezwaarschrift per post versturen kan natuurlijk ook. Voordeel van de digitale route is dat de snelheid omhoog gaat en dat er geen onduidelijkheid is over ontvangst door de belastingdienst en de plek binnen de belastingdienst waar het bezwaarschrift wordt behandeld.

Dossierinzage bij de belastingdienst

U mag uw eigen dossier, dat de Belastingdienst heeft, inzien. Dit mag tijdens de hoorfase, dus nadat u uw bezwaarschrift heeft ingediend. Voor en tijdens de bezwaarfase heeft u dus - op grond van de Nederlandse wetgeving - geen recht op inzage in uw belastingdossier. Volgens het Europese Recht heeft u eerder recht op inzage van uw dossier (artikel 41 handvest). Als er een boete is opgelegd gelden andere spelregels, u mag dan uw dossier inzien vanaf het moment dat de boete is aangekondigd. Veelal is er een apart boetedossier met minder informatie dan het gehele dossier. Lees voor een uitgebreid artikel dit bericht. Als er te weinig informatie wordt verstrekt kan de rechter ingrijpen (Gerechtshof d.d. 10 november 2017). Het volgende is bij een dossierinzage belangrijk:

• Zit volgens u alles in het dossier.
• Ziet u verwijzigingen in het dossier (naar telefoongesprekken, mails, interne overleggen, etc.) .
• Is er een digitaal dossier (mag u ook inzien).
• Zijn er derdenonderzoeken geweest.

Hoorgesprek en standpunt Hoge Raad

De belastingdienst mag bij het plannen van het hoorgesprek vrij bot opereren, of beter omschreven " heeft de inspecteur een ruime vrijheid". Strikt formeel mag de belastingdienst het tijdstip en de locatie bepalen. Dat er normale omgangsvormen (algemene beginselen behoorlijk bestuur) zijn spreekt daarbij voorzich. De inspecteur moet dus wel rekening houden met uw (redelijke) belangen. In een procedure bij de Hoge Raad op 25 november 2022 kwam dit uitgangspunt aan de orde. In deze casus had de inspecteur de algemene beginselen van behoorlijk bestuur niet geschonden, mede omdat er geen uitstelverzoek door de gemachtigde was ingediend. Het is niet nodig dat een belastingplichtige uitdrukkelijk van "horen" hoeft af te zien.

Moet u het gesprek zelf voeren?

Nee, dat is niet verplicht. U kunt het gesprek zelf voeren maar u kunt ook uw belastingadviseur of accountant naar het gesprek sturen (met machtiging). U mag ook samengaan of een famielid meenemen. Het gesprek wordt gevoerd met een medewerker van de Belastingdienst die over uw bezwaren gaat beslissen. Deze inspecteur mag niet betrokken zijn bij de totstankoming van de aanslag (of beschikking).

Hoe verloopt een hoorgesprek bij de Belastingdienst?

Meestal is het een open gesprek en is de inspecteur voornemende om van uw bezwaren af te wijken (waarom zou u anders met elkaar om tafel gaan). Let er goed op dat het geen borrelpraat en zeg dus geen dingen die u in een lastige positie kunnen brengen. Maak een agenda en tijdlijn zodat de feiten helder zijn. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt door de Belastingdienst. Het is verstandig om zelf ook een dergelijk verslag te maken, stuur dit eventueel direct na het gesprek aan de Belastingdienst. In de uitspraak op het bezwaarschrift staat dan dat u bent gehoord en wat hierin in besproken. Eventueel kan een hoorgesprek ook via teams of telefonisch plaatsvinden.

Wordt u altijd gehoord?

U wordt niet altijd gehoord. De meest voorkomende situaties zijn:

• Als de belastingdienst het eens is met met uw bezwaren.
• Als u zelf afziet van een hoorgesprek.
• Als uw bezwaarschrift om formele gronden wordt afgewezen.
• Als u niet reageert op oproepen van de belastingdienst.

Tips bij dossierinzage belastingdienst

Neem uw paspoort of rijbewijs mee naar elke bezoek bij de belastingdienst. Onderstaand enkele tips welke u voor de dossierinzage aan de inspecteur kunt sturen.

1. Vragen om inhoudsopgave van het dossier (met melding welke stukken eruit zijn gehaald).
2. Vragen of er ook een digitaal dossier aanwezig is. 
3. Vraag expliciet of het dossier dat u mag inzien volledig is en/of er stukken zijn uitgehaald. Als er stukken zijn uitgehaald vraag dan waarom.
4. Leg de stukken op chronologische volgorde en maak na het gesprek een tijdlijn. Dit geeft een beter inzicht in de feiten.
5. Vragen om e-mails, notities, standpunten kennisgroep en vastleggingen van telefoongesprekken. 
6. Vragen of behandelaar erbij kan zijn. 
7. Kijk kritisch of er stukken ontbreken (bijvoorbeeld door verwijzingen in de stukken naar andere stukken, mails of telefoongesprekken).
8. Vraag vooraf om de voorgenomen uitspraak op bezwaar en/of het standpunt van de inspecteur.
9. Vraag aan einde van gesprek dat toekomstige stukken aan u worden toegestuurd.
10. Aangeven dat je eventueel afschriften en/of foto's, wilt nemen.

Tips voor hoorgesprek belastingdienst

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt (artikel 7:2) dat u in de gelegenheid moet worden gesteld te worden gehoord voordat er een beslissing wordt genomen. Als de belastingdienst aan al uw bezwaren tegemoet komt is dit niet echt nodig. In Artikel 25 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) is bepaald dat u slechts wordt gehoord op zijn verzoek. In het hoorgesprek kan de belastingdienst extra informatie inwinnen en kunt u uw zienswijze nader toelichten. Hierbij een aantal tips voor het hoorgesprek:

1. Stel een agenda op voor de onderwerpen welke u wilt bespreken.
2. Begin het gesprek met een korte inleiding waarin u het volgende aangeeft (a) de feiten (b) standpunt inspecteur (c) uw standpunt (d) de geschilpunten.
3. Vraag om een toelichting van het standpunt van de inspecteur met indien nodig een verduidelijking van zijn mening of standpunt. Vraag dus om het standpunt van de belastingdienst en hoe ze bij dit standpunt komen.
4. Let op de non verbale communicatie van de inspecteur en overige aanwezigen.
5. Neem alle relevante informatie mee naar het hoorgesprek.
6. Wees helder en duidelijk en geef de inspecteur wellicht nieuwe inzichten, vermijd juridisch of fiscaal jargon, maar noem indien nodig wel jurisprudentie en wetsartikelen.
7. Als u nog stukken of informatie wilt toevoegen neem deze dan mee naar de hoorzitting en laat afschriften achter voor de belastingdienst.
8. Maak een (pleit) notitie met een samenvatting van alle feiten en laat dit aan gespreksverslag hechten.
9. Maak zelf tijdens bespreking verslag en stuur dit direct na de hoorzitting aan de inspecteur. Leg hierin de belangrijkste punten en eventuele afspraken vast. Dit verslag zal dienen als gespreksverslag in de latere fase.
10. Vraag of er stukken uit dossier zijn gehaald en waarom.
11. Indien gewenst probeer in het hoorgesprek een compromis te bereiken of onderzoek of er op onderdelen nog oplossingen zijn te vinden.
12. Vraag of er derdenonderzoeken zijn verricht en/of externe informatie over u is ingewonnen.
13. Maak indien nodig en gewenst duidelijk afspraken aan het einde van het gesprek (dus moet er nog informatie worden aangeleverd en/of standpunten worden toegelicht).
14. Sluit het gesprek correct en professioneel af en bedank de belastingdienst medewerker voor het gesprek.
15. Vraag eventueel een fiscaal jurist (second opion) om de situatie te beoordelen. U kunt ons hiertoe een mail sturen voor een vrijblijvende offerte.

Noot inzake hoorgesprek belastingdienst

In de bezwaarfase zal er een nieuwe medewerker van de belastingdienst naar uw dossier en casus kijken. Er zal derhalve een volledige heroverweging van uw bezwaren plaatsvinden. Het bezwaarschrift moet klip en klaar en schriftelijk worden ingediend binnen 6 weken na de aanslag. Soms is een mondelinge toelichting nodig en wordt dit als prettig ervaren. In principe wordt een belastingplichtige altijd gehoord (artikel 7:2 AWB), tenzij dit niet nodig is (zie hierboven). Het is echter ook zo dat een belastingplichtige op zijn eigen verzoek moet worden gehoord door de belastingdienst (artikel 25 AWR).  Het besluit fiscaal bestuursrecht geeft in paragraaf 9 hierover nog een nadere uitleg. Waarom de Hoge Raad in hiervoor genoemde arrest hier geen aandacht aan geeft is ons volstrekt onduidelijk. De lijn uit dit arrest "inspecteur zal datum en locatie bepalen en anders heb je pech" gaat in deze veel te ver.

Als u vragen of opmerkingen heeft over dit artikel en/of als wij u mogen begeleiden in een bezwaarprocedure neem dan gerust contact met ons op.