De Belastingdienst en steekproeven bij boekenonderzoeken: Wat u moet weten?

Wanneer de Belastingdienst aankondigt dat ze uw administratie willen onderzoeken, kan dat een zorgwekkend moment zijn. Vaak streven ze naar efficiëntie en maken ze gebruik van steekproeven, ook wel bekend als de "eurosteekproef," om hun doel te bereiken. Maar wat moet u weten over deze steekproeven en waarom zou u ze niet zomaar moeten accepteren? Welke steekproeven zijn er?

De Steekproef bij een boekenonderzoek

Bij een boekenonderzoek wordt uw administratie nauwkeurig beoordeeld. Steeds vaker gebruikt de Belastingdienst steekproeven om het beoordelingsproces te versnellen. Hoewel steekproeven oorspronkelijk uit de accountancy komen, worden ze nu veelvuldig toegepast in fiscale controles. Echter, er zijn problemen en tekortkomingen geassocieerd met deze aanpak, waardoor u voorzichtig moet zijn voordat u een steekproef zonder meer accepteert.

Problemen met steekproeven

• Ruim gebruik van extrapolatieregels: Een van de problemen is dat extrapolatieregels vaak royaal worden toegepast, waardoor de resultaten verre van accuraat kunnen zijn. Steeds vaker zijn rechters hier niet mee eens, zie bijvoorbeeld Gerechtshof 's Hertogenbosch d.d. 28 januari 2011 (ECLI:NL:GHSHE:2011:BQ2837) maar ok de Rechtbank Den Haag d.d. 25 oktober 2016,  emperisch bewijs voor een constant beeld is van essentieel belang, aldus de rechters. Ook het Gerechtshof Den Haag d.d. 23 november 2016 denkt er zo over.
• Ruim ingevulde informatie: De informatie die wordt opgevraagd, kan overmatig zijn, wat tot onnodige complexiteit kan leiden.
• Onjuiste toepassing van statistische steekproefmethoden: De statistische steekproef wordt niet altijd correct ingevuld of toegepast, en er zijn verschillende benaderingen. Voor de loonbelasting wordt door de Rechtbank Leeuwarden d.d. 25 maart 2010 een steekproef afgewezen, voor de BPM was de Hoge Raad op 14 maart 2008 niet akkoord met een steekproef.  

Gevolgen van gebruik van steekproeven door de Belastingdienst

De Belastingdienst past steekproeven bijvoorbeeld toe op inkoop- en verkoopfacturen. Echter, als er memoriaalboekingen in uw auditfile zitten, kunnen de resultaten vertekend worden. Memoriaalboekingen dienen om foutieve boekingen te corrigeren, wat kan leiden tot een verkeerde interpretatie van fouten in facturen. Dit kan leiden tot onterechte aanslagen en onvolledige beelden van uw financiën.

Juridische aspecten

De jurisprudentie rondom steekproeven bij boekenonderzoek is nog beperkt. Rechters zijn echter kritisch, en de uitkomsten van een steekproef kunnen niet zonder meer als basis voor aanslagen dienen. Soms is de steekproef te beperkt of worden alleen bepaalde perioden onderzocht.

Het niet-accepteren van de steekproef

Hoewel de Belastingdienst steekproeven als tijdbesparend beschouwt, zijn er voorwaarden voor acceptatie:

• Aankondiging: De steekproef moet voorafgaand aan het onderzoek schriftelijk worden aangekondigd, niet tijdens.
• Complete gegevens: Er moet voldoende informatie in uw administratie beschikbaar zijn.
• Homogene populatie: De steekproef moet betrekking hebben op een homogene groep.
• Beschikbaarheid: Uw gegevens moeten beschikbaar zijn voor controle.
• Inzicht in administratieve organisatie: Er moet voldoende inzicht zijn in uw administratieve organisatie en interne beheersing.

Uitspraken van rechters over steekproeven

Rechters hebben in het verleden verschillende uitspraken gedaan met betrekking tot steekproeven. Extrapolatie moet zorgvuldig worden onderbouwd, en niet altijd kan worden uitgegaan van resultaten uit één jaar als maatstaf voor andere jaren.

Steekproef belastingdienst en nu?

De laatste tijd zien we steeds vaker dat de belastingdienst gebruik maakt van de steekproef. Het is voor de belastingdienst namelijk een stuk minder werk om controles uit te voeren en om correcties op te leggen (rechtbank Zeeland West Brabant d.d. 5 december 2019 ECLI:NL:RBZWB:2019:5440).

• Toegestaan: de Hoge Raad heeft al in 2008 toestemming gegeven voor een rechtsgeldige steekproef (Hoge Raad d.d. 14 maart 2008 ECLI:NL:HR:2008:AU0837), deze procedure ging over de BPM, thans wordt de steekproef voor vele belastingen gebruikt. Het Gerechtshof was het ook eens met de steekproef.
• Regels: de formele regels en voorwaarden om van een steekproef gebruik te mogen maken is niet echt duidelijk. In deze noot van de adviseur van de Hoge Raad (De AG) worden wel diverse aanwijzingen gegeven, hier is nog weinig mee gedaan. In 2020 gaf het Gerechtshof 's Hertogenbosch op 31 december 2020 (ECLI:NL:GHSHE:2020:4116) een nuttige toelichting. De steekproef moet statistisch verantwoord zijn en voor belastingplichtige controleerbaar. Dit is in de praktijk knap lastig, edoch er zijn binnen ons netwerk specialisten die de statische steekproef kunnen beoordelen. Belangrijk is dat de populatie homogeen is en op objectieve maatstaven moet worden bepaald.
• Praktijk: het is belangrijk om de steekproef door een deskundige te laten controleren (dus wat is waarom onderzocht en hoe is geselecteerd)
• Bewijslast belastingplichtige: de steekproef geeft een bewijsvermoeden. De belastingplichtige mag proberen om dit bewijs te ontzenuwen. Hiertoe moeten de resultaten - goed gemotiveerd - worden tegengesproken (in twijfel getrokken). Dit kan door een contra onderzoek of een volledig eigen boekenonderzoek van de gehele administratie. Lees voor een toelichting deze uitspraak.
• Extrapolatie: het onderzoek zal vaak over 1 jaar plaatsvinden en wordt dan ook toegepast over de andere jaren. Strikt formeel mag dit - aldus de Hoge Raad (en deze uitspraak). Beide periodes moeten dan wel op elkaar lijken qua feiten en omstandigheden (volgens de Hoge Raad en het Gerechtshof in 2016). De inspecteur moet dus met een toelichting komen over het uitsmeren van de resultaten uit jaar X over jaar X+1 of X-1. Rechters zijn erg kritisch over extrapolatie, hier valt dus nog wel iets te winnen, zie hiertoe diverse uitspraken van rechters (Rechtbank Leeuwarden d.d. 25 maart 2010, Gerechtshof 's Hertogenbosch d.d. 28 januari 2011 en de Rechtbank Den Haag d.d. 25 oktober 2016)
• Boete: een boete bij een steekproef vereist nogal wat, deze moeten overtuigend worden aangetoond door de inspecteur, dit met een uitgebreide toelichting (en een boeterapport), zie Hoge Raad d.d. 8 april 2022 ECLI:NL:HR:2022:526)

Conclusie inzake steekproef belastingdienst

Steekproeven bij boekenonderzoek door de Belastingdienst zijn een realiteit die u als belastingplichtige kunt tegenkomen. Het is van vitaal belang om te begrijpen wat deze steekproeven inhouden, de potentiële problemen te herkennen en te weten dat u niet verplicht bent om ze zonder meer te accepteren. Het raadplegen van deskundigen en het zorgvuldig overwegen van uw opties is essentieel om ervoor te zorgen dat uw financiële situatie eerlijk en correct wordt beoordeeld.

Bron bestanden en jurisprudentie

Centrale Raad van Beroep 14 juli 2005 inzake steekproef bij kostenvergoedingen (akkoord)

Hoge Raad d.d. 14 maart 2008 inzake guldensteekproef en bewijs bij BPM (steekproef niet akkoord) (met heldere noot)

NBA Document inzake het gebruik van steekproeven bij een boekenonderzoek