Steekproef bij boekenonderzoek Belastingdienst niet accepteren

Steekproef bij boekenonderzoek

Bij een boekenonderzoek wil de Belastingdienst vlot en in algemene lijnen door de administratie. Er wordt dan volgens de controle-aanpak van de Belastingdienst gebruik gemaakt van de (statische) steekproef, ook wel de guldensteekproef genoemd. Deze steekproef kent diverse problemen en tekortkomingen. Wij merken dat steeds meer boekenonderzoeken worden uitgevoerd middels een steekproef. Accepteer dit niet zomaar, omdat de gevolgen extreem kunnen zijn.

Een boekenonderzoek op grond van steekproef

Hoe werkt eigenlijk een boekenonderzoek? Steeds vaker wordt bij een boekenonderzoek gebruik gemaakt van de steekproef. De steekproef vindt haar oorsprong in de accountancy. De Belastingdienst zet deze steekproef in fiscale controles (boekenonderzoeken etc.) steeds vaker in. De steekproef geeft soms vreemde resultaten, kent een overkill en wordt niet altijd op de juiste wijze toegepast. Dit komt door:

1. extrapolatieregels worden ruim toegepast;
2. de op te vragen informatie wordt ruim ingevuld;
3. de statistische steekproef wordt niet goed ingevuld / toegepast (en op verschillende manieren).

Gevolgen steekproef Belastingdienst

De Belastingdienst past de steekproef bijvoorbeeld toe op inkoop- of verkoopfacturen. Als er in de auditfile ook memoriaalboekingen zitten, is dit niet juist. Via memoriaalboekingen worden namelijk foute boekingen tegengeboekt. De fouten in de inkoop- of verkoopfacturen worden dan onjuist geïnterpreteerd. Bij de steekproef ligt de primaire aandacht op fouten in de administratie. De uitkomsten worden geëxtrapoleerd en hier komt dan een foutmarge uit. De Belastingdienst krijgt hierdoor geen compleet beeld. Het aantal fouten dat de Belastingdienst aantreft is vaak de basis voor de op te leggen (naheffings-)aanslagen. De fouten worden namelijk geëxtrapoleerd naar de toekomst (doorwerkende fout). Soms wordt op grond van een steekproef in het verkoopboek wel een forse correctie op af te dragen btw opgelegd, maar geen rekening gehouden met de juiste inkoop-btw.

De jurisprudentie over de steekproef bij een boekenonderzoek is nog beperkt. Een rechter is echter wel redelijk kritisch, de uitkomsten uit een steekproef mogen niet zomaar worden gebruikt als grondslag voor naheffingsaanslagen of navorderingsaanslagen. Soms is de steekproef te summier of wordt slechts een beperkte periode in de steekproef betrokken.

Niet accepteren van de steekproef

Een steekproef scheelt volgens de Belastingdienst veel tijd tijdens een onderzoek. Een steekproef wordt meestal door de rechter geaccepteerd, maar er gelden wel voorwaarden:

1. Een steekproef moet bij de start van het onderzoek (schriftelijk) worden aangekondigd (dus niet tijdens het onderzoek);
2. Er moeten voldoende gegevens zijn vastgelegd in de administratie;
3. Het moet gaan om een homogene populatie;
4. De gegevens moeten bewaard en beschikbaar zijn voor de controle;
5. Er is voldoende zicht op de administratieve organisatie en de interne beheersing.

Soms is een steekproef binnen een bedrijf ongeschikt. De statische methode kan bijvoorbeeld ongeschikt zijn omdat u een klein en / of eenvoudig bedrijf heeft. In dergelijke gevallen kan simpel de gehele boekhouding worden gecontroleerd. Soms klopt ook de steekproef zelf niet, het is mogelijk om dit - via deskundigen - te controleren. Tevens mag een correctie in boekjaar 2020 niet zomaar worden gecorrigeerd in de voorgaande jaren, u moet dan aantonen dat de fouten geen betrekking hebben op andere jaren.

Uitspraken rechters over steekproef

In 2008 keek de Hoge Raad al eens naar de guldensteekproef. De methode wordt door de Hoge Raad (HR 14 maart 2008, ECLI:NL:HR:2008:AU0840) niet verboden. Extrapolatie moet echter wel zorgvuldig worden onderbouwd, het Gerechtshof in Den Bosch zoomde hierop in 2011 nog eens in (Hof Den Bosch 28 januari 2011, ECLI:NL:GHSHE:2011:BQ2837). Het jaar dat werd onderzocht liet een hoge omzet zien, de vraag is of dit maatgevend is voor de overige jaren, volgens het Gerechtshof was dit hier niet zo. Volgens de rechter mag hiervan ook niet zomaar worden uitgegaan. Ook een loonbelastingcorrectie op grond van een steekproef moest in de prullenbak, aldus de Rechtbank Leeuwarden (Rechtbank Leeuwarden 25 maart 2010, ECLI:NL:RBLEE:2010:BL9918) en Rechtbank Den Haag 25 oktober 2016, ECLI:NL:RBDHA:2016:13230.

Belangrijkste probleem is vaak de extrapolatie naar andere jaren. Dit is toegestaan, maar dan wel met kanttekeningen:

• Er moet emiprisch bewijs zijn (dus niet alleen een steekproefresultaat).
• De Inspecteur moet met een helder en duidelijk verhaal komen waarom extrapolatie moet kloppen, dus het onderzochte jaar is geen incident.
• Fouten in het ene jaar moeten ook vookomen in de andere jaren (Gerechtshof Den Haag in 2016).
• De jaren moeten een constant beeld geven die aansluit bij feiten.
• De groep die wordt onderzocht moet homogeen zijn, bij werknemers (loonheffing) is dit eerder het geval dan bijvoorbeeld bij auto's (BPM).

Steekproef belastingdienst en nu?

De laatste tijd zien we steeds vaker dat de belastingdienst gebruik maakt van de steekproef. Het is voor de belastingdienst namelijk een stuk minder werk om controles uit te voeren en om correcties op te leggen (rechtbank Zeeland West Brabant d.d. 5 december 2019 ECLI:NL:RBZWB:2019:5440).

• Toegestaan: de Hoge Raad heeft al in 2008 toestemming gegeven voor een rechtsgeldige steekproef (Hoge Raad d.d. 14 maart 2008 ECLI:NL:HR:2008:AU0837), deze procedure ging over de BPM, thans wordt de steekproef voor vele belastingen gebruikt. Het Gerechtshof was het ook eens met de steekproef.
• Regels: de formele regels en voorwaarden om van een steekproef gebruik te mogen maken is niet echt duidelijk. In deze noot van de adviseur van de Hoge Raad (De AG) worden wel diverse aanwijzingen gegeven, hier is nog weinig mee gedaan. In 2020 gaf het Gerechtshof 's Hertogenbosch op 31 december 2020 (ECLI:NL:GHSHE:2020:4116) een nuttige toelichting. De steekproef moet statistisch verantwoord zijn en voor belastingplichtige controleerbaar. Dit is in de praktijk knap lastig, edoch er zijn binnen ons netwerk specialisten die de statische steekproef kunnen beoordelen. Belangrijk is dat de populatie homogeen is en op objectieve maatstaven moet worden bepaald.
• Praktijk: het is belangrijk om de steekproef door een deskundige te laten controleren (dus wat is waarom onderzocht en hoe is geselecteerd)
• Bewijslast belastingplichtige: de steekproef geeft een bewijsvermoeden. De belastingplichtige mag proberen om dit bewijs te ontzenuwen. Hiertoe moeten de resultaten - goed gemotiveerd - worden tegengesproken (in twijfel getrokken). Dit kan door een contra onderzoek of een volledig eigen boekenonderzoek van de gehele administratie. Lees voor een toelichting deze uitspraak.
• Extrapolatie: het onderzoek zal vaak over 1 jaar plaatsvinden en wordt dan ook toegepast over de andere jaren. Strikt formeel mag dit - aldus de Hoge Raad (en deze uitspraak). Beide periodes moeten dan wel op elkaar lijken qua feiten en omstandigheden (volgens de Hoge Raad en het Gerechtshof in 2016). De inspecteur moet dus met een toelichting komen over het uitsmeren van de resultaten uit jaar X over jaar X+1 of X-1. Rechters zijn erg kritisch over extrapolatie, hier valt dus nog wel iets te winnen, zie hiertoe diverse uitspraken van rechters (Rechtbank Leeuwarden d.d. 25 maart 2010, Gerechtshof 's Hertogenbosch d.d. 28 januari 2011 en de Rechtbank Den Haag d.d. 25 oktober 2016)
• Boete: een boete bij een steekproef vereist nogal wat, deze moeten overtuigend worden aangetoond door de inspecteur, dit met een uitgebreide toelichting (en een boeterapport), zie Hoge Raad d.d. 8 april 2022 ECLI:NL:HR:2022:526)

Noot steekproeven en boekenonderzoeken

Wij adviseren veel ondernemers bij boekenonderzoeken en hebben meer dan voldoende ervaring met het gebruik van steekproeven. Wilt u voor of tijdens een boekenonderzoek overleg over het plan van aanpak of de mogelijkheden? Wij kunnen een steekproef simuleren en zo onregelmatigheden in uw aangiften zichtbaar maken. Hierdoor kunt u uw administratie en fiscale processen voor een onderzoek verbeteren en / of kijken of de steekproef van de Belastingdienst juist. Wij werken hierbij soms samen met externe analisten. Bel gerust voor een vrijblijvende afspraak.

Bron Steekproef

Controleaanpak Belastingdienst (CAB), uitgangspunten en modellen

Handboek controle Belastingdienst