Mag de Belastingdienst mails opvragen?

Wij zijn wekelijks betrokken bij boekenonderzoeken en/of fiscale procedures. Hierbij wordt door de Belastingdienst informatie opgevraagd die voor het fiscale onderzoek van belang kan zijn. De Belastingdienst heeft hierbij ruime bevoegdheden maar dit wil nog niet zeggen dat alles zomaar mag.

Als informatie vrijwillig wordt gegeven mag deze worden gebruikt, schakel dus altijd vroegtijdig een fiscaal jurist in bij een onderzoek

Mag de Belastingdienst de hoogte van uw kerstboom vragen? Jazeker mag dit, maar dit is fiscaal niet relevant dus hoeft u geen antwoord te geven. Maar waar liggen dan de grenzen? In dit artikel een overzicht.

Belastingdienst wil inzage in mijn e-mailbox en agenda, mag dit?

De basis voor de vragen van de Belastingdienst liggen vaak in een gewone brief of een informatieverzoek. In artikel 47 van de Algemene Wet Inzake Rijksbelasting (AWR) - kort gezegd - dat u alle gegevens, inlichtingen, boeken, bescheiden en gegevensdragers moet verschaffen die voor de belastingheffing relevant kunnen zijn. Een paar woorden vallen op "belastingheffing" en "kunnen".  Ook een derde moet deze informatie over u aan de Belastingdienst verstrekken (artikel 48 en 53 AWR). Of de informatie dan ook wordt verstrekt is aan belastingplichtige of de derde. Een eventueel bezoek (doorzoeking of beslaglegging) om de informatie op te halen is niet mogelijk. Dit kan de FIOD dan weer wel.

Tip: het is van belang om helder te krijgen waarom welke informatie door de Belastingdienst wordt opgevraagd. De Belastingdienst moet dit klip en klaar duidelijk maken. Schakel voor het onderzoek een fiscaal jurist of advocaat in zodat er niet teveel informatie wordt verstrekt.

Bij een inzage in uw emailbox zijn er 2 routes. De Belastingdienst vraagt naar alle e-mails inzake een onderwerp of persoon of de Belastingdienst maakt bij een bezoek een kopie van uw e-mailbox. Alternatief is dat u samen met de inspecteur achter uw PC schuift en dat de inspecteur een paar zoekwoorden roept en dan deze mails wil meenemen. Het kan dan ook zijn dat er adviezen van notarissen, advocaten of andere geheimhouders in beeld komen. Op dergelijke informatie is het verschoningsrecht van toepassing, zie Gerechtshof 's Hertogenbosch d.d. 2 mei 2023 ECLI:N::GHSHE:2023:1329), hierin wordt helder omschreven dat het Openbaar Ministerie niet juist met verkregen e-mails is omgegaan. Ook adviezen van uw fiscaal jurist hoeft u niet te verstrekken. Maar als de inspecteur deze informatie heeft of meekrijgt is het maar de vraag hoe hiermee wordt omgegaan.

Mag de Belastingdienst uw agenda, mailbox, whatsapp of archiefkasten zomaar inkijken? Maak altijd een heldere mappen structuur met klanten. Zorg er ook voor dat u een prive en zakelijke mailbox heeft hiermee wordt er al een heldere scheiding aangebracht.

Bij dergelijke verzoeken worden vragen erg uitgebreid geformuleerd. Dit zien we regelmatig terug bij een woonplaatsonderzoek, vestigingsplaatsonderzoek of derdenonderzoek. Het is dus van belang dat u de inspecteur vraagt welke concrete informatie hij wil ontvangen en waarom. Dit verzoek moet dan op papier worden gezet zodat u precies deze informatie gaat verstrekken en ook niet meer dan dat. Informatie die ziet op advisering, interne communicatie, privé mails, verschoningsgerechtigden en eventueel privacy gevoelige informatie wordt dan dus niet verstrekt.

De inspecteur van de Belastingdienst zal stellen dat uw emailbox tot uw administratie behoort en dat enkel hierdoor hij/zij het recht heeft om hierin te kijken en/of deze mee te nemen. Immers de informatie "kan" relevant zijn. De vervolg vraag is dan wel "is het fiscaal ook relevant?".

Jurisprudentie over inzage in mailbox door Belastingdienst

Over inzage in mailboxen is nog niet veel jurisprudentie voorhanden. In een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d.d. 1 februari 2022 (ECLI:NL:GHARL:2022:715) oordeelt het Gerechtshof dat een belastingadviseur zijn gehele emailbox moet verstrekken. In eerste aanleg had de rechtbank hetzelfde beoordeeld. Volgens Rechtbank Gelderland is het verzoek om de         e-mails te overleggen geen fishing expedition maar een rechtmatig verzoek dat verband houdt met de controle op de aangegeven omzet en de opgegeven kosten. Ook worden volgens het Gerechtshof de grenzen van de redelijkheid hierbij niet overschreden. De gevraagde informatie kan namelijk van belang zijn voor de vraag of de belastingadviseur haar eigen omzet juist en volledig heeft verantwoord. De belastingadviseur heeft geen afgeleid of informeel verschoningsrecht.

Snuffelen en vissen is echter niet toegestaan, dit hoort thuis in het strafrecht, dit geldt voor snuffelen op kantoor in de kast, de lade of in de kelder maar ook voor snuffelen in een mailbox zonder heldere reden. Dit wordt ook helder in de folder van de Belastingdienst (derdenonderzoek). Hierbij staat in onderdeel 4 ondermeer dat "de informatie van belang moet zijn voor de heffing van belastingen". De Belastingdienst moet zich naast het bepaalde in de AWR ook houden aan haar eigen beleidslijnen en Europese wetgeving zoals het recht op privacy (artikel 8 EVRM). Hierbij is een balans tussen "inbreuk op privacy en doel van het onderzoek" een continue spanningsproces. Voor een inbreuk op de privacy van een belastingplichtige is altijd een (exacte) wettelijke grondslag vereist en deze grondslag moet voldoende met waarborgen worden omkleed, zie hiertoe de uitspraak van het EHRM in 2013 (ECLI:CE:ECHR:2013:0314) waarbij de Noorse Belastingdienst een server wilde ontvangen.

Ook de artikelen 48, 49 en 52 van de AWR lezen helpt bij een discussie. Informatie moet:

• nodig zijn voor de fiscale vraag die aan de orde is;
• fiscaal relevant zijn; 
• niet onder het verschoningsrecht vallen;
• geen betrekking heeft op fiscale advisering (Hoge Raad d.d. 23 september 2005 ECLI:NL:HR:2005:AU3140, met heldere mening van de AG op 23 september 2005;
• met een administratie wordt (op grond van artikel 52 AWR) bedoeld de gegevens betreffende de vermogenstoestand van de administratieplichtige, voor zover daaruit de rechten en verplichtingen van de administratieplichtige ,alsmede de voor de belastingheffing overigens van belang zijnde feiten, kunnen blijken.

Het mag duidelijk zijn dat niet alle e-mails onder bovenstaande begrip vallen. Dit nog los van de privacy discussie.

Noot fiscaal jurist inzake verstrekken van informatie

We hebben de Nederlandse wet (AWR) en het Europese kader. Daarnaast gelden natuurlijk ook de normale omgangsvormen, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Er moet een redelijke verhouding zitten tussen de tijd en inspanning van een belastingplichtige en het doel van het onderzoek (evenredigheidsbeginsel). Lees hierbij ook eens deze uitspraak . Ook is het zeer uitgebreid opvragen van willekeurige informatie (fishing expedition) niet toegestaan.

Belangrijke tips voor de praktijk

1. Schakel tijdig een specialist in (fiscaal jurist of advocaat).
2. Gebruik altijd een zakelijk en privé mailadres (scheiding privé en werk).
3. Maak duidelijke mappen binnen uw e-mail omgeving, splitsing per klant, onderneming of onderwerp.
4. Sla adviezen van uw fiscalist, accountant of advocaat op in een aparte map.
5. Intern overleg binnen uw bedrijf hoeft u niet te bewaren.
6. Mail niet alles in cc aan iedereen.

Waar ligt de grens bij een informatie verzoek

1. De informatie moet voor de belastingheffing van de betreffende belastingplichtige van belang kunnen zijn.
2. Verzoek om informatie moet via de belastingplichtige lopen.
3. Geef exact antwoord op gestelde vragen en verstrek ook exact deze informatie (en niet meer).
4. Vragen over de rol van externen (zoals boekhouder en fiscalist) hoeven niet te worden beantwoord.
5. Een phishing expedition is verboden, dus laat de inspecteur niet op uw computer rond snuffelen.
6. De algemene beginselen van behoorlijk bestuur moeten altijd in acht worden genomen.
7. Recht op privacy moet worden gewaarborgd, geef dus niet zomaar info van werknemers, derden, etc. Maar ook geen medische info, telefoonnummers of mailadressen.
8. Bekijk goed of de informatie die wordt opgevraagd ook ziet op de periode van het onderzoek.
9. Informatie van notarissen, artsen en advocaten (verschoningsgerechtigden) mogen niet worden opgevraagd.  Dit geldt ook voor mensen die door de verschoningsgerechtigden zijn ingeschakeld.
10. Adviezen van uw accountant en/of fiscalist die de fiscale positie bekijken mogen niet worden opgevraagd.