Inzagerecht bij een boekenonderzoek

De afgelopen maanden zijn wij vaker betrokken bij boekenonderzoeken. De meeste boekenonderzoeken van de belastingdienst hebben betrekking op de omzetbelasting en loonbelasting. Soms wordt een algemeen onderzoek (steeds vaker een steekproef) opgestart, maar dit zien we minder vaak. Maar wat zijn precies de rechten van belastingplichtige? Welke informatie moet je wel en niet verstrekken? En voor dit artikel "hoe te handelen na het onderzoek en informatie krijgen over de inhoud, aanleiding en strekking van het onderzoek.. de dossierinzage". De belastingdienst neemt het handboek controle als uitgangspunt bij vrijwel elk onderzoek.

Welke informatie moet u verstrekken bij een boekenonderzoek?

Bij een boekenonderzoek vraagt de Belastingdienst erg veel informatie op. Als u het met de opgevraagde informatie niet eens bent, dan kunt u de inspecteur vragen waarom hij de informatie wil ontvangen en waarom deze informatie van belang voor uw belastingheffing, hierbij kunt u denken aan:

• kijken of u de juiste aangifte heeft gedaan; 
• voldoende belasting is betaald; 
• een aftrekpost juist is opgevoerd;
• teveel afdrachtverminderingen zijn geclaimd, etc. 

De inspecteur moet motiveren waarom hij de gevraagde informatie wil inzien of ontvangen. Er moet dan dus een directe samenhang zijn tussen de verzochte informatie en de hiermee samenhangende belastingheffing. Deze informatieverstrekking gaat in de praktijk wel ver, echter niet onbeperkt en wel met als grens "beginselen behoorlijk bestuur", "fair play" en "redelijkheid en billijkheid". Tenslotte moet er niet zoveel informatie worden opgevraagd waardoor het gaat lijken op een fishing expedition. De informatie moet duidelijk, helder en zonder enig voorbehoud worden verstrekt, aldus artikel 49 AWR.

Inzagerecht in uw BTW dossier van de belastingdienst

Transparantie is een belangrijke pijler van rechtsbescherming. Zonder toegang tot de relevante documenten is het voor een belastingplichtige onmogelijk om zich effectief te verweren tegen de stellingen van de inspecteur, die vaak de basis vormen voor naheffingsaanslagen. Dit kan leiden tot een kafkaiaanse situatie situatie waarin de belastingplichtige zich machteloos voelt of gaat voelen. Voor BTW-procedures is daarom een recht op inzage van de op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het hoorgesprek vastgelegd. Dit artikel belicht de rechten en mogelijkheden van belastingplichtigen om inzage te verkrijgen in relevante documenten, en bespreekt recente ontwikkelingen in de wetgeving die deze rechten verder kunnen uitbreiden.

Het inzagerecht bij fiscale onderzoeken of procedures

Het inzagerecht is verankerd in diverse wettelijke bepalingen en jurisprudentie:

• Artikel 7:4 lid 2 Awb: Deze bepaling stelt dat alle op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen van de belastingplichtige ter inzage moeten worden gelegd.
• Artikel 7:4 lid 4 Awb voegt daaraan toe dat de belastingplichtige tegen kostprijs afschriften van deze stukken kan ontvangen .
• Artikel 5:49 Awb: Bij boetedossiers bestaat er altijd recht op inzage in de op de boete betrekking hebbende stukken, afgeleid van het recht op een eerlijk proces zoals verankerd in artikel 6 EVRM .
• Hoge Raad 4 mei 2018, ECLI:NL:HR:2018:672: Dit arrest verduidelijkt dat het gaat om stukken die de inspecteur ter beschikking staan of stonden en die relevant zijn voor het geschil .

Handreiking fiscaal beleid bij opleggen boetes

Voor de formele kant en het standpunt van de belastingdienst is er informatie beschikbaar over de wijze waarop de belastingdienst fiscale boetes kan opleggen (lees hier de handreiking uit een WOO onderzoek), vertrekpunt in deze discussie is artikel 5:49 AWB en artikel 67 AWR, dit in combinatie met het besluit bestuurlijke boeten (pagraaf 13).

Op de zaak betrekking hebbende stukken

Uit jurisprudentie blijkt dat het begrip ‘op de zaak betrekking hebbende stukken’ breed moet worden geïnterpreteerd. Het omvat onder andere:

• Controle-rapporten
• Interne correspondentie zoals memo's en e-mails
• Kladaantekeningen
• Digitale gegevens uit de systemen van de Belastingdienst

De crux is of deze stukken een rol hebben gespeeld in de besluitvorming van de inspecteur. In deze procedure in 2021 wordt nog eens duidelijk wat er wel en niet moet worden verstrekt. Ook informatie verkregen uit een derdenonderzoek moet aan de belastingplichtige worden verstrekt. De rechter stelt in deze procedure dat binnen 4 weken alle informatie moet worden verstrekt. Het valt ons op dat de rechter ook een beetje klaar is met "verstoppertje spelen". Als de informatie niet binnen 4 weken wordt verstrekt wordt er een dwangsom van € 10.000 per week opgelegd. Ook moet de Belastingdienst de werkelijke proceskosten vergoeden, dit zien we zelden.

Het Belang van Inzagerecht bij de belastingdienst

Het inzagerecht is van belang voor de rechtsbescherming van de belastingplichtige. Het stelt de belastingplichtige in staat om zich goed voor te bereiden op het hoorgesprek en voorkomt dat de inspecteur beslissingen neemt op basis van informatie die voor de belastingplichtige onbekend is. Ook kan deze informatie worden meegenomen bij een slotpleidooi (hoorzitting) inzake uw bezwaarschrift.

Daarnaast draagt het inzagerecht bij aan de efficiëntie van het bestuursrechtelijke proces. Door tijdig inzicht te krijgen in de relevante stukken, kunnen geschilpunten al in de bezwaarfase worden opgelost, wat onnodige procedures bij de administratieve rechter voorkomt .

Uitbreiding van het Inzagerecht per 2025

Een belangrijke recente ontwikkeling is de invoering van een nieuw artikel 66a AWR, geïntroduceerd door een amendement van het lid Omtzigt, dat belastingplichtigen het recht geeft om hun volledige fiscale dossier in te zien. Dit amendement, aangenomen in het kader van het Belastingplan 2024, treedt in werking op 31 december 2025 of op een eerder bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip .  De achtergrond van dit amendement ligt in de toeslagenaffaire, waarbij stelselmatig bleek dat het inzagerecht tekortschiet. Belanghebbenden konden niet weten waartegen ze zich moesten verweren, wat leidde tot een oneerlijk proces .

Het nieuwe artikel 66a AWR regelt het recht op inzage in het fiscale dossier, waaronder belastingaanslagen, gespreksverslagen, boekenonderzoeken, uitwisselingen van fiscale gegevens met andere landen of instanties, en gegevens opgeslagen in IT-systemen voor fraudeopsporing en risicosignalering . De praktische uitwerking van deze wet zal door de staatssecretaris van Financiën in de zomer van 2024 nader worden toegelicht.

Tips bij dossierinzage belastingdienst

Neem uw paspoort of rijbewijs mee naar elke bezoek bij de belastingdienst. Onderstaand enkele tips welke u voor de dossierinzage aan de inspecteur kunt sturen.

1. Vragen om inhoudsopgave van het dossier (met melding welke stukken eruit zijn gehaald).
2. Vragen of er ook een digitaal dossier aanwezig is. 
3. Vraag expliciet of het dossier dat u mag inzien volledig is en/of er stukken zijn uitgehaald. Als er stukken zijn uitgehaald vraag dan waarom.
4. Leg de stukken op chronologische volgorde en maak na het gesprek een tijdlijn. Dit geeft een beter inzicht in de feiten.
5. Vragen om e-mails, notities, standpunten kennisgroep en vastleggingen van telefoongesprekken. 
6. Vragen of behandelaar erbij kan zijn. 
7. Kijk kritisch of er stukken ontbreken (bijvoorbeeld door verwijzingen in de stukken naar andere stukken, mails of telefoongesprekken).
8. Vraag vooraf om de voorgenomen uitspraak op bezwaar en/of het standpunt van de inspecteur.
9. Vraag aan einde van gesprek dat toekomstige stukken aan u worden toegestuurd.
10. Aangeven dat je eventueel afschriften en/of foto's, wilt nemen.

Tips voor hoorgesprek belastingdienst

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt (artikel 7:2) dat u in de gelegenheid moet worden gesteld te worden gehoord voordat er een beslissing wordt genomen. Als de belastingdienst aan al uw bezwaren tegemoet komt is dit niet echt nodig. In Artikel 25 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) is bepaald dat u slechts wordt gehoord op zijn verzoek. In het hoorgesprek kan de belastingdienst extra informatie inwinnen en kunt u uw zienswijze nader toelichten. Hierbij een aantal tips voor het hoorgesprek:

1. Stel een agenda op voor de onderwerpen welke u wilt bespreken.
2. Begin het gesprek met een korte inleiding waarin u het volgende aangeeft (a) de feiten (b) standpunt inspecteur (c) uw standpunt (d) de geschilpunten.
3. Vraag om een toelichting van het standpunt van de inspecteur met indien nodig een verduidelijking van zijn mening of standpunt. Vraag dus om het standpunt van de belastingdienst en hoe ze bij dit standpunt komen.
4. Let op de non verbale communicatie van de inspecteur en overige aanwezigen.
5. Neem alle relevante informatie mee naar het hoorgesprek.
6. Wees helder en duidelijk en geef de inspecteur wellicht nieuwe inzichten, vermijd juridisch of fiscaal jargon, maar noem indien nodig wel jurisprudentie en wetsartikelen.
7. Als u nog stukken of informatie wilt toevoegen neem deze dan mee naar de hoorzitting en laat afschriften achter voor de belastingdienst.
8. Maak een (pleit) notitie met een samenvatting van alle feiten en laat dit aan gespreksverslag hechten.
9. Maak zelf tijdens bespreking verslag en stuur dit direct na de hoorzitting aan de inspecteur. Leg hierin de belangrijkste punten en eventuele afspraken vast. Dit verslag zal dienen als gespreksverslag in de latere fase.
10. Vraag of er stukken uit dossier zijn gehaald en waarom.
11. Indien gewenst probeer in het hoorgesprek een compromis te bereiken of onderzoek of er op onderdelen nog oplossingen zijn te vinden.
12. Vraag of er derdenonderzoeken zijn verricht en/of externe informatie over u is ingewonnen.
13. Maak indien nodig en gewenst duidelijk afspraken aan het einde van het gesprek (dus moet er nog informatie worden aangeleverd en/of standpunten worden toegelicht).
14. Sluit het gesprek correct en professioneel af en bedank de belastingdienst medewerker voor het gesprek.
15. Vraag eventueel een fiscaal jurist (second opion) om de situatie te beoordelen. U kunt ons hiertoe een mail sturen voor een vrijblijvende offerte.

Aanbevelingen voor de praktijk

Het is voor belastingplichtigen belanrijk om na indiening van een bezwaarschrift altijd een hoorgesprek aan te vragen. Gezien de koppeling tussen het hoorgesprek en het inzagerecht, is dit van  belang om volledige toegang tot de relevante stukken te verkrijgen. De Hoge Raad heeft aangegeven dat het initiatief bij de belastingplichtige ligt om gehoord te worden.  In de praktijk is het raadzaam om, na een besluit van de inspecteur, een licht gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen waarin wordt verzocht om een hoorgesprek en inzage in de op de zaak betrekking hebbende stukken. Dit voorkomt inefficiënties en zorgt ervoor dat de belastingplichtige alle benodigde informatie heeft om zijn bezwaar nader te motiveren. Het is volgens het Gerechtshof 's Hertogenbosch heeft op 9 augustus 2023 (ECLI:NL:GHSHE:2023:2595) van belang dat u bij een schending van het inzagerecht (artikel 7:4 lid 3 AWB) hierover een opmerking maakt tijdens de hoorzitting.

Het inzagerecht is een fundamentele waarborg in fiscale procedures. Het stelt belastingplichtigen in staat om te weten waartegen zij zich moeten verweren, wat zowel de rechtsbescherming als de efficiëntie van het proces bevordert. De recente wetswijzigingen, zoals het nieuwe artikel 66a AWR, versterken dit recht door belastingplichtigen toegang te geven tot hun volledige fiscale dossier. Om deze rechten effectief te benutten, is het cruciaal dat belastingplichtigen en hun adviseurs de juiste stappen volgen en tijdig om een hoorgesprek en inzage verzoeken.