Belastingdienst en boekenonderzoek

Het boekenonderzoek is een controle van uw aangiften en administratie. Het kan gaan om een onderzoek over een periode of om controle van bepaalde onderdelen van uw aangiften en administratie. Een boekenonderzoek wordt altijd van tevoren aangekondigd, aldus de internetsite van de Belastingdienst.

Omdat wij de komende jaren meer boekenonderzoeken verwachten (waaronder deelonderzoeken over de werkkostenregeling, subsidies, afdrachtverminderingen (zoals WVA) en loonheffingen), maken wij hier inzichtelijk wat u mogelijk staat te wachten.

Regelmatig adviseren wij bedrijven, ondernemers en DGA's over dit onderwerp, bel gerust voor een vrijblijvende afspraak bij ons op kantoor. U bent zeker van een prettige ontvangst, heldere taal, deskundige fiscaal juristen en geen onduidelijke facturen of verrassingen.

Meer boekenonderzoeken Belastingdienst

Uit het rapport analyse niveau toezicht achteraf volgt dat het aantal boekenonderzoek bij MKB bedrijven met 33% is gedaald. Het aantal jaarlijkse onderzoeken is gedaald van 27.000 (in 2016) tot iets meer dan 15.000 (in 2019). De oorzaak is gelegen in personeel- en capaciteitsgebrek bij de belastingdienst. Daarnaast kosten controles veel tijd en zijn deze complex. Op dit moment wordt op grond van data analyses een risico analyse gemaakt en worden onderzoeken dus anders ingezet. Van de 2,7 miljoen MKB bedrijven worden er jaarlijks maar een paar procent gecontroleerd. Onze staatssecretaris (van Rij) komt in de zomer met een actieplan voor een toename en verbetering van het aantal boekenonderzoeken bij MKB bedrijven, aldus het FD. Wij adviseren veel ondernemers tijdens boekenonderzoeken, maar ook via een fiscale scan vooraf. Via een fiscale scan inventariseren wij de risico gebieden maar ook de fiscale mogelijkheden. Interesse in een fiscale APK, neem gerust contact met ons op.

Administratieplicht en boekenonderzoek

Het begint bij de administratieplicht. Zonder administratie valt er immers weinig te controleren. De wet is duidelijk en simpel: elke ondernemer is administratieplichtig.

Wat er dan in de administratie moet zitten en hoe die eruit ziet is veel minder duidelijk. De wet is weinig concreet:

“Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf (…)naar de eisen van dat bedrijf(…) op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen(…) hieruit duidelijk blijken.”

Een onmogelijke opdracht dus. Kern is dat er een deugdelijke en betrouwbare administratie is waaruit de (fiscale) rechten en verplichtingen eenvoudig zijn te destilleren. Hoe dat er precies uitziet is in hoge mate afhankelijk van de aard en omvang van uw onderneming.

Verplichtingen t.b.v. controle / boekenonderzoek

Ten behoeve van de controle gelden bij de administratie onder meer de volgende verplichtingen:

• Bewaarplicht administratie (7 jaar, statuten etc. onbeperkt). Ook de onderliggende stukken dienen te worden bewaard, zelfs nadat de gegevens zijn verwerkt. Het is eventueel wel toegestaan die stukken te vervangen door een toegestane vastlegging. Bijvoorbeeld het in (beveiligd) pdf scannen van kladbriefjes.
• Meewerkplicht. De administratie moet voor de Belastingdienst worden ontsloten en inzichtelijk gemaakt. Daaronder valt, binnen redelijke grenzen, het leesbaar maken van data voor de geautomatiseerde systemen van de Belastingdienst en het inzichtelijk maken van het systeem zelf.
• Bij overgang op een nieuw (automatiserings)systeem moet worden geregeld dat oude gegevens beschikbaar blijven c.q. makkelijk beschikbaar kunnen worden gemaakt.
• Ook de onderliggende stukken moeten worden verstrekt.

De administratie moet zodanig zijn ingericht, dat controle binnen redelijke termijn mogelijk is. Wat een redelijke termijn is, verschilt per onderneming en hangt onder meer af van de aard en omvang van die onderneming. Het is niet de Belastingdienst die uitmaakt wat een redelijke termijn is. Het is ook haar beleid met de redelijke belangen van de onderneming rekening te houden.

Als de zaak onder de rechter is, mag geen boekenonderzoek in die zaak meer worden verricht. De rechter kan echter wel vragen stellen of onderzoek laten verrichten. Het is dus belangrijk nauwkeurig vast te stellen waartoe het onderzoek dient. Verleen nooit medewerking of toestemming zonder eerst uw adviseur te raadplegen.

Als de controleur tijdens een boekenonderzoek bepaalde gegevens opvraagt (op grond van artikel 47 AWR) waarvan u vindt dat deze niet relevant zijn voor het lopende boekenonderzoek, kan de Belastingdienst twee dingen doen. Accepteren dat de betreffende gegevens niet relevant zijn ofwel het afgeven van een informatiebeschikking.

Informatiebeschikking

Sinds juli 2011 kan de inspecteur een informatiebeschikking afgeven (artikel 52a AWR), een dergelijke beschikking wordt afgegeven als een belastingplichtige zou weigeren om informatie af te geven. Tegen een dergelijke beschikking kan de belastingplichtige (uiteindelijk) in beroep bij de rechter.

Komt de rechter tot het oordeel dat het verzoek van de Belastingdienst rechtmatig is, dan krijgt u alsnog een bepaalde periode de mogelijkheid om de desbetreffende informatie te verstrekken. Als u dan nog niet over de brug komt met de gevraagde gegevens, kan de bewijslast worden omgekeerd. Dat is alleen mogelijk als de informatiebeschikking onherroepelijk is geworden.

Geeft de Belastingdienst, na een weigering gegevens te verstrekken, geen informatiebeschikking af, dan heeft de fiscus niet meer de mogelijkheid om de bewijslast om te keren wegens het niet verstrekken van informatie.

Sancties

Het niet of onvoldoende meewerken aan een boekenonderzoek kan dus leiden tot de zogenoemde omkering van de bewijslast door de Belastingdienst. In gevallen van omkering van de bewijslast kan de Belastingdienst bij het opleggen van de aanslag uitgaan van schattingen en aannames. Doorgaans zijn de inkomsten daarbij ruim geschat en de kosten mager gewaardeerd. Het is in de praktijk zeer lastig dergelijke aanslagen te weerleggen. Aantonen dat de aanslag te hoog is (geschat), is vrijwel ondoenlijk. Een reden temeer uw administratie door een deskundige te laten beoordelen.

Het niet voldoende meewerken kan ook strafrechtelijk worden vervolgd. De maximumstraf (2014) is 6 maanden zitten of een geldboete. Bij opzet (dan is sprake van een misdrijf!) wordt het maximaal 4 jaar zitten of een hogere geldboete dan wel – als dat meer is - eenmaal de daardoor te weinig geheven belasting (box 3: driemaal). Strafvervolging is de uitzondering. Voor dergelijke gevallen werken wij samen met een fiscaal advocaat.

Als de fiscale weg niet afdoende werkt voor de Belastingdienst, kan zij ook de gegevens vorderen via de burgerlijke rechter. Dat kan in kort geding, waarbij tevens een dwangsom kan worden opgelegd. Deze weg wordt meer en meer bewandeld door de Belastingdienst en zeker niet alleen in aansprekende fraudezaken. Ook hier kunnen wij u bijstaan.

Personeel

Niet is verboden dat de Belastingdienst vragen stelt aan personeelsleden. Met die mogelijkheid dient wel behoedzaam te worden omgegaan. In een (uitzonderlijk) geval waarin de controleurs tijdens een onaangekondigde waarneming ter plaatse vragen stelden over de omzet zonder dat er gelegenheid was de eigenaar te spreken, mocht die informatie van de Hoge Raad niet worden gebruikt. In minder extreme situaties zal dat anders zijn. Zorg dus voor duidelijke instructies.

Digitale administratie

De eis dat een administratie binnen redelijke termijn moet kunnen worden gecontroleerd kan betekenen dat die administratie digitaal dient te worden gevoerd. Dat is naar onze mening een te vergaande eis die de Belastingdienst alleen in bijzondere gevallen kan stellen. De Belastingdienst is gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en dient daarbij uitdrukkelijk rekening te houden met de belangen van de onderneming. Het gemak en de tijdwinst voor de Belastingdienst dienen te worden afgezet tegen de kosten en moeite die daar tegenover staan bij de onderneming. Ook in deze tijd zijn er tal van ondernemingen die zich niet lenen voor (volledige) digitalisering.

Met betrekking tot het verstrekken van digitale bestanden zijn wij van mening dat de Belastingdienst niet zomaar ‘alles’ mag opvragen. Naar onze mening dient de Belastingdienst aan te geven welke bestanden zij met welk doel wenst te ontvangen. In niet-fiscale (toezichts)jurisprudentie is wel toegestaan dat een integrale kopie (forensic image) wordt gemaakt. Die kopie kan ook vernietigde bestanden bevatten die kunnen worden ‘teruggehaald’ en bestanden die onder het verschoningsrecht vallen (vb. adviezen). In die uitzonderingssituatie wordt wel toegestaan dat een adviseur van de onderneming bij het onderzoek aanwezig is en dat wordt aangegeven welke software en zoektermen worden gebruikt. Een dergelijke aanpak voert in fiscale zaken naar onze mening veel te ver. Maak dus duidelijke afspraken welke gegevens met welk doel worden verstrekt. Biedt desnoods ter plekke de gelegenheid het onderzoek uit te voeren, onder toeziend oog van de adviseur.

Deelonderzoeken

In toenemende mate legt de Belastingdienst zich toe op zogenoemde deelonderzoeken. Slechts een bepaald aspect van de belastingheffing wordt dan (grondig) onderzocht.

Nog meer dan bij algemene boekenonderzoeken is van belang dat vastgesteld wordt wat het doel van het onderzoek is en welke gegevens met welk doel worden verstrekt.

Vanwege het bijzondere karakter van veel regelingen (vb. de milieu-investeringsaftrek, de afdrachtvermindering en allerlei subsidies) kennen we speciale aanvullende eisen voor een fiscale tegemoetkoming. Daarbij dient u ervoor zorg te dragen dat u aan alle gestelde eisen voldoet en dat dit gedocumenteerd vastligt. Controleer dit! Beloftes en toezeggingen zijn mooi; bewijs op papier beter.

Zorg dus dat de boel op orde is. Het is niet voor het laatst dat na een deelonderzoek besloten wordt ‘door te pakken’ naar een meeromvattend boekenonderzoek. Wees dus voorbereid en schakel een adviseur in.

Na het boekenonderzoek

Als het boekenonderzoek onverhoopt al heeft plaatsgevonden, krijgt u een controlerapport. Als u het er niet mee eens bent, helpen wij u graag de schade te beperken. Beter nog kunt u ons inschakelen voor of tijdens het boekenonderzoek.

Vragen over boekenonderzoek Belastingdienst

Neemt u gerust contact op met onderstaande adviseurs voor een vrijblijvend oriënterend gesprek.