Moet een belastingplichtige zijn agenda verstrekken aan de Belastingdienst?

De administratie moet 7 jaar worden bewaard. Maar wat behoort er tot de administratie van een belastingplichtige? Volgens de Belastingdienst behoort een (privé-)agenda tot de administratie van een belastingplichtige. Moet u dan de papieren of digitale agenda (Outlook / Google) volledig verstrekken aan de Belastingdienst? In deze procedure bij de Hoge Raad in april 2024 is bepaald dat in bepaalde situaties de prive agenda moet worden verstrekt.

Agenda onderdeel van de administratie

Een agenda bevat privé- en soms zakelijke afspraken van een belastingplichtige. De Belastingdienst kan veel informatie uit een dergelijke agenda halen. Voor een kapster, belastingadviseur, consultant, etc. kan een agenda ook fiscaal relevante informatie bevatten, zoals het aantal afspraken, de locatie, etc. Ook als er kladaantekeningen in de agenda staan opgenomen, is de agenda relevant voor de Belastingdienst. De agenda kan ook relevant zijn bij een derdenonderzoek (dus een onderzoek bij iemand anders), dit om te controleren of een afspraak daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.

Moet een agenda zomaar aan de Belastingdienst worden verstrekt?

Het belangrijkste is dat de agenda fiscaal relevant is, immers enkel fiscaal relevante informatie moet door de belastingplichtige worden verstrekt. Geheimhouders (advocaten, notarissen) hoeven een agenda niet te verstrekken. Hier blijft het overigens niet bij. Alle boeken en bescheiden (en andere gegevensdragers) moeten - ter keuze en beoordeling van de inspecteur - geraadpleegd kunnen worden door de Belastingdienst. Een zakelijke agenda moet dus worden verstrekt (ook digitaal), de strijdigheid met de Wet Bescherming Persoonsgegevens wordt opgeheven in de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. De fiscale relevantie moet echter wel vaststaan, dit zou u kunnen opvragen bij de Belastingdienst (waarom wilt u de agenda ontvangen en wat is de fiscale relevantie?). Als u de agenda niet zou verstrekken, is het mogelijk dat de Belastingdienst een informatiebeschikking verstrekt en / of de administratie verwerpt. In beide gevallen wordt de bewijslast omgekeerd.

Belastingadviseur weigert agenda te verstrekken

In een procedure bij het Gerechtshof (in 2022) weigerde een belastingadviseur zijn agenda te verstrekken aan de Belastingdienst. De inspecteur wil deze agenda ontvangen om te kijken naar de afspraken inzake het verzorgen van aangiften inkomstenbelasting. In de agenda stonden zakelijke en privé-afspraken. De inspecteur stuurt een informatiebeschikking aan de belastingadviseur (omkering bewijslast). Zowel de rechtbank als het gerechtshof zijn het met de inspecteur eens. Het standpunt van de inspecteur is redelijk en de informatie uit de (privé- en zakelijke) agenda is fiscaal relevant. Dit komt mede omdat de belastingadviseur ook privé-afspraken inzake aangiften voor vrienden in zijn agenda noteert. Dat deze afspraken geen geld opleveren en dus geen bron van inkomen vormen, wordt als "flauwekul" verworpen door het gerechtshof. De rechter komt tot het volgende:

RO 4.16: Naar het oordeel van de rechtbank mocht de inspecteur zich in redelijkheid op het standpunt stellen dat de door hem gevraagde gegevens en bescheiden van belang zouden kunnen zijn voor de belastingheffing. Aangezien belanghebbende afspraken voor het invullen van belastingformulieren voor mensen in de vriendenkring in zijn privé-agenda noteert (…), zou die agenda van belang kunnen zijn voor de heffing van IB/PVV en omzetbelasting in de betrokken jaren. De stelling van belanghebbende dat de Belastingdienst al over de gegevens zou beschikken, verandert dit niet.

Dat de privé-agenda niet is bewaard, komt voor rekening en risico van de belastingadviseur. De algemene beginselen en artikel 8 EVRM worden niet geschonden. De Hoge Raad heeft op 5 april 2024 de uitspraak van het Gerechtshof bevestigd (ECLI:NL:HR:2024:528)

Noot belastingadviseur inzake verstrekken agenda aan Belastingdienst

Aan de inspecteur moet (op grond van artikel 47 en 49 AWR) alle fiscaal relevante informatie worden verstrekt.

Bij een boekenonderzoek of een controle wordt veel informatie door de Belastingdienst opgevraagd. Belangrijk is dat een belastingplichtige zijn rechten bij een boekenonderzoek kent en ook de regie gaat houden over de stukken die worden verstrekt en de antwoorden die worden gegeven. Het inschakelen van een ervaren fiscalist is dus bittere noodzaak. Vertrouwelijke informatie of adviezen hoeven niet te worden verstrekt, ook informatie van een advocaat hoeft niet te worden verstrekt aan de Belastingdienst (geheimhouding / fair play). Een inspecteur moet tijdens een onderzoek ook de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht nemen en moet dus zorgvuldig de belangen van een belastingplichtige afwegen. Een inspecteur wijzen op deze beginselen en / of fairplay of de fiscale relevantie is dus niet gek. Ook mag een inspecteur niet - zonder toestemming van belastingplichtige - in kasten of een computer kijken. Als de inspecteur voornemende is om een boete op leggen (vraag hierom), moet hij / zij u op de cautie wijzen (zwijgrecht). Tenslotte moet de inspecteur u altijd een redelijke termijn geven en moet u erop letten dat u niet zomaar alle vragen gaat beantwoorden.

Op grond van de inlichtingenverplichting moet iedere ondernemer (belastingplichtige) op verzoek van de Belastingdienst de informatie verstrekken die voor zijn belastingheffing (of die van anderen) relevant is of kan zijn. Dit geldt ook voor het verstrekken van uw agenda. Als een belastingplichtige de informatie niet meer heeft is geen sprake van schending van de inlichtingenverplichting, tenzij de belastingplichtige (zoals in deze casus) een administratieplichtige is.

Tenslotte, het is verstandig om een privé- en zakelijke agenda te bezitten !