Aandachtspunten boekenonderzoek loonbelasting

De belastingdienst heeft het aantal boekenonderzoeken redelijk afgeschaald. Het aantal boekenonderzoeken voor de loonbelasting of loonadministratie blijven echter redelijk op hetzelfde niveau. Dit komt omdat deze onderzoeken vrij eenvoudig en snel kunnen verlopen en daarnaast eenvoudig naheffingen (en boetes) kunnen "opleveren". In dit artikel een overzicht van de belangrijkste onderdelen bij een boekenonderzoek bij uw loonadministratie.

Checklist boekenonderzoek loonbelasting door de Belastingdienst

Deze checklist bevat een kort overzicht van de belangrijkste aandachtsgebieden bij een boekenonderzoek. Het is verstandig om uw loonadministratie regelmatig door een deskundige te laten controleren op juistheid en volledigheid. Wij voeren regelmatig een dergelijk onderzoek uit, als u een offerte wilt ontvangen kunt u ons een e-mail sturen.

1. Is van alle werknemers een actueel identiteitsbewijs aanwezig ? Voor en achterkant met BSN nummer !
2. Is van alle werknemers een loonstaat aanwezig?
3. Controleer de toegepaste loonheffingskortingen en zorg voor de onderliggende informatie / overeenkomsten / beschikkingen.
4. Is de eindheffing juist toegepast?
5. Auto van de zaak: zorg voor een correcte overeenkomst voor werknemers met een auto van de zaak. Als er niet gekozen om een bijtelling op te nemen is een sluitende kilometer registratie noodzakelijk (of verklaring geen prive gebruik).
6. Onderbouwing onkostenvergoeding: maak een onderbouwing, zorg voor ondertekening en controleer regelmatig de verstrekte en betaalde onkostenvergoedingen.
7. Werken met ondernemers: voorkom dat er wordt gewerkt met zogenaamde schijnzelfstandigen (schijnzelfstandigheid). Als de belastingdienst van mening is dat sprake is van werknemers volgen er forse naheffingen. Zorg voor een overeenkomst en een kopie paspoort bij uw administratie.
8. Werkkostenregeling: deze wordt altijd gecontroleerd. Zorg voor keurig overzicht van uw WKR administratie met onderliggende facturen. Maak een onderscheid tussen gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen,intermediaire kosten, etc.)
9. Personeelsfeesten en reizen: let op de fiscale gevolgen van personeelsfeestjes en personeelsreizen.
10. Inkomsten of cadeau's aan derden: inkomsten voldaan aan derden en/of cadeau's voor uitzendkrachten kunnen loonheffing tot gevolg hebben. Zorg een voor keurig overzicht en/of tijdige afdracht
11. Specificatie onderdelen DGA: let op de verzekeringsplicht voor de DGA en/of zijn gebruikelijk loon. Is het gebruikelijk loon juist berekend?
12. Parkeerkosten: de parkeerkosten zijn inbegrepen in de onbelaste reiskostenvergoeding en deze mogen niet apart onbelast worden vergoed.
13. Premies werknemersverzekeringen: let erop dat de premies (hoog/laag en gediffrentieerde WhK) op de juist wijze worden berekend.

Noot fiscaal jurist inzake boekenonderzoek loonadministratie

Voor de loonadministratie geldt een bewaarplicht voor 7 jaren. Dit geldt ook voor elektronisch vastgelegde gegevens. Adviezen van uw accountant of fiscalist hoeft u niet te verstrekken. Bij een controle moet de gehele loonadministratie van de afgelopen 7 jaar worden verstrekt (kijk goed naar de aankondigingsbrief van de belastingdienst, hierop staat de onderzoeksperiode). Na het onderzoek volgt veelal eerst een concept controle verslag. In dit rapport staan de voorgenomen correcties en eventuele boetes. Zorg ervoor dat een deskundige met u meekijkt en hierop eventueel reageert. Na het concept controle verslag volgt een slotgesprek en daarna wordt het verslag definitief afgerond. Het openbare deel van het rapport wordt aan de ondernemer / werkgever toegezonden. Wij voeren regelmatig een dergelijk onderzoek uit, als u een offerte wilt ontvangen kunt u ons een e-mail sturen.