Aandachtspunten boekenonderzoek

Steeds meer ondernemers krijgen de Belastingdienst op bezoek. Wij begeleiden wekelijks accountants en ondernemers bij dergelijke onderzoeken. Een boekenonderzoek is voor veel ondernemers (en accountants) geen dagelijkse praktijk, voor ons wel! Op 16 mei 2019 is er door ons - in samenwerking met Jaeger advocaten - een lezing verzorgd over een boekenonderzoek door de Belastingdienst en FIOD invallen. In dit memo een overzicht van enkele aandachtspunten en gespreksonderwerpen.

Hoe werkt een boekenonderzoek ?

Het is belangrijk om een aantal onderdelen bij de start van een boekenonderzoek vast te stellen. De belangrijkste zijn:

1. Reden onderzoek: is het onderzoek een regulier boekenonderzoek, onderzoek in de branche, op grond van big data, een klikbrief, een normaal bedrijfsbezoek of een derdenonderzoek
2. Vraag voor het onderzoek om een kennismakingsgesprek, hierin kunt u de spelregels afspreken en afstemmen waarom het onderzoek gaat plaatsvinden en welke informatie relevant is voor de Belastingdienst
3. Navordering beperken: iets wat tijdens het boekenonderzoek is onderzocht kan daarna niet meer een navordering tot gevolg hebben. Uitzondering hierop is (a) onderdeel niet bij boekenonderzoek meegenomen (b) kwade trouw (c) informatie bewust achtergehouden

Moet een auditfile worden verstrekt?

Inspecteur wil auditfile en belastingplichtige stelt, je krijgt de papierenversie. Moet je auditfile verstrekken? De rechtbank is van mening dat de auditfile voorhanden is en dus tot de administratie behoort. Ook de persoonlijke aantekeningen van de klant in de auditfile moeten worden verstrekt Rechtbank Gelderland d.d. 1 oktober 2018 (ECLI:NL:RBGEL:2018:4161)

Voorbereiding boekenonderzoek

Het is verstandig om een boekenonderzoek met uw accountant en uw belastingadviseur goed voor te bereiden. Wat kunt u verwachten? Wat zijn mogelijke risico's? Ook is het volgende van belang:

1. Leg andere administratie en informatie in de kast achter slot en grendel
2. Schakel een specialist in, voor de controlerend ambtenaar is het dagelijks werk
3. Geen adviezen van uw accountant, advocaat, notaris of belastingadviseur ter inzage leggen
4. Eigen notities bij uw administratie niet verstrekken, bent u wel verplicht als hierom wordt gevraagd
5. Verstrek alleen informatie welke fiscaal relevant is en tot uw administratie behoort, laat dit vooraf goed beoordelen door een deskundige accountant of fiscaal jurist.
6. Zorg ervoor dat één persoon binnen uw bedrijf contactpersoon is, andere personen niet met de Belastingdienst laten praten.
7. Geef geen originelen aan de controlerend ambtenaar.
8. Maak afschriften van hetgeen door de inspecteur wordt meegenomen, zo weet u wat er wel niet is verstrekt
9. Geeft kort en bondig antwoord op vragen. En enkel op de gestelde vragen en maak naar elk gesprek een kort gespreksverslag
10. Geluidsopnamen, steeds meer bedrijven hebben camera’s die ook opnemen. Juridisch en qua privacy en bewijsvoering lastig maar zeker te overwegen. Ombudsman (2015/038) opname zonder toestemming bij boekenonderzoek (medische reden “kan niet goed onthouden”) . Ombudsman “opnemen is toegestaan”. Algemeen verbod opnemen bij Belastingdienst is onbehoorlijk.

Vragen over boekenonderzoek

Heeft u vragen over een boekenonderzoek of wilt u een vrijblijvend gesprek? Stuur ons gerust een e-mail of neem contact op.

Rechten en plichten bij een boekenonderzoek

1. Belastingplichtige heeft een inlichtingen verplichting. De informatie moet echter wel voor de belastingheffing relevant zijn.
2. Geef alleen feiten weer en geen meningen,
3. Als vragen betrekking hebben op een mogelijke boete kunt u zich op uw zwijgrecht beroepen
4. U moet uw administratie verstrekken, de wet zegt echter niets over "hoe dit zou moeten".
5. Administratie 7 jaar bewaren (bij onroerende zaken 9 jaar)
6. Fiscale adviezen hoeft u niet te verstrekken
7. Alles wat u zegt moet waar zijn, maar niet alles zeggen !!!
8. Wees kort en bondig bij een antwoord, zinnen max 10 woorden !
9. Inspecteur mag niet snuffelen (fishing expedition).. laden/ kasten openen/ niet achter PC of in archief snuffelen
10. Adviezen notaris/ advocaat : verschoningsrecht .. ook adviezen accountant/ fiscalist (geen wettelijk verschoningsrecht)

Welke boekenonderzoeken kunnen we de komende jaren verwachten?

We zien steeds vaker dat de Belastingdienst al vroegtijdig samenwerkt met de FIOD en/of de inspectie SZW. De eerst komende jaren zullen onderzoeken ook worden ingezet op grond van datakoppelingen (big data) binnen de Belastingdienst. Tevens komen er meer onderzoeken in het kader van : 

1. Zelfstandigheid of dienstbetrekking (DBA) / Schijnconstructures (uitzendbureau’s/ ondernaanneming. Etc)
2.  Internationale controles (zoals inkeer) nemen toe
3. Rekening courant aandeelhouders
4. Werkkostenregeling / kostenvergoedingen 
5. Auto van de zaak zonder bijtelling
6. Suppletie en omvang omzetbelasting (carrousel fraude)

Inzagerecht in bezwaar en beroepfase

U heeft recht om uw dossier bij de Belastingdienst in te zien, dit wettelijke recht is er pas laat in de bezwaarfase, namelijk voorafgaand aan het hoorgesprek. Volgens Europese wetgeving (handvest) heeft u dit recht eerder en feitelijk op elk moment. Dit wordt in de doctrine onderstreept edoch de Belastingdienst wil hieraan nog niet meewerken. Naast een papieren dossier is er ook een digitaal dossier (zogenaamd TOP dossier) bij de Belastingdienst beschikbaar. De Belastingdienst mag mails en overige informatie uit het dossier verwijderen als men van mening is dat het niet van belang is. De vraag is dan "keurt de slager zijn eigen vlees op een juiste wijze"

In een procedure bij het Gerechtshof Amsterdam in 2018 had de belastingdienst informatie uit het dossier verwijderd. Hierdoor werd volgens de rechter belastingplichtige in haar belang geschaad. Gevolg "aanslagen gaan de prullenbak in".

Tips ten aanzien van boekenonderzoek

1. Verstrek niet klakkeloos alle gevraagde informatie. Kort antwoorden !
2. Scheid adviezen en eigen notities van uw administratie, maakt geen notities in uw eigen administratie
3. Controleer wat de fiscus doet en/of steekproeven kloppen.
4. Wijs binnen uw organisatie één persoon aan als contactpersoon, geef dit ook aan richting de Belastingdienst en instrueer andere personen dat ze geen antwoorden geven.
5. Maak zelf aantekeningen bij een onderzoek, elke dag (wat is er gebeurd, besproken, etc
6. Tijdig adviseur inschakelen
7. Verstrek geen originelen aan de Belastingdienst en maar een scan van de informatie welke door de Belastingdienst wordt meegenomen.
8. Beantwoord vragen kort en zakelijk
9. Vooraf en bij einde onderzoek (voor definitieve rapport) adviseur inschakelen en bij bezwaar/ beroep formele zaken (naast materieel) meenemen . Indien gewenst, moment om te “dealen” is bij slotgesprek
10. Bekijk of er ruimte is voor een schadevergoeding (civiele of bestuursrechter)

Hulp bij boekenonderzoek belastingdienst

Als u een boekenonderzoek van de Belastingdienst verwacht, is het belangrijk om goed voorbereid te zijn en advies in te winnen over hoe u hier het beste mee om kunt gaan. Hier zijn enkele tips die u kunnen helpen bij het begeleiden van een boekenonderzoek:

1. Wees goed voorbereid: Zorg ervoor dat u alle benodigde documentatie bij de hand heeft voordat het onderzoek begint. Dit kan onder meer uw boekhouding, facturen, bonnen en bankafschriften omvatten.
2. Stel een contactpersoon aan: Wijs een contactpersoon binnen uw organisatie aan die verantwoordelijk is voor het begeleiden van het boekenonderzoek. Deze persoon kan als aanspreekpunt fungeren voor de Belastingdienst en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie op een efficiënte en effectieve manier wordt verstrekt.
3. Wees transparant: Wees zo open en eerlijk mogelijk tegenover de Belastingdienst. Het verbergen of achterhouden van informatie kan leiden tot verdere problemen en boetes.
4. Houd deadlines in de gaten: Zorg ervoor dat u alle deadlines in de gaten houdt en dat u alle benodigde informatie op tijd verstrekt. Hierdoor kunt u vertragingen en extra kosten voorkomen.
5. Overweeg het inschakelen van een deskundige: Als u zich zorgen maakt over het boekenonderzoek van de belastingdienst of als u zich niet volledig zeker voelt over de informatie die u verstrekt, kunt u overwegen om een deskundige in te schakelen. Een belastingadviseur kan u helpen bij het voorbereiden van het onderzoek en u adviseren over hoe u het beste kunt omgaan met eventuele problemen die zich voordoen. Wi jadviseren wekelijks accountants en belastingplichtigen bij boekenonderzoeken, vraag gerust een vrijblijvende offerte of kom eens langs voor een bakje koffie.

Door deze tips te volgen, kunt u het boekenonderzoek van de Belastingdienst succesvol begeleiden en ervoor zorgen dat u zich geen zorgen hoeft te maken over onverwachte problemen of boetes.

Jongbloed Fiscaal Juristen helpt u verder

• Gratis oriënterend gesprek om de mogelijkheden te bekijken (neem contact op).
• Direct aan tafel met een ervaren fiscaal jurist.
• Wij begeleiden het traject van begin tot eind.
• Beperkte kosten en vooraf duidelijke offerte.

Bron boekenonderzoek

Handboek controle belastingdienst

Controle aanpak belastingdienst

Fiscale bewaarplicht belastingdienst