Familiestatuut binnen een familiebedrijf

In dit artikel omschrijven wij het belang van een familiestatuut binnen een familiebedrijf. Tevens zullen we inzoomen op het noodplan dat door ons kantoor is ontwikkeld voor ondernemers (veelal de DGA van een MKB bedrijf). Als onderdeel van de familie governance is een statuut en een noodplan de fundering onder een familebedrijf. Zo krachtig als een familiebedrijf is, zo kwetsbaar kan het zijn op momenten dat er conflicten binnen de familie voorbij komen. Het behouden van de harmonie en het respect binnen de familie moet samengaan met de continuïteit van het familiebedrijf en de besteding en aanwending van het vermogen.

Binnen de familiebedrijven heeft ongeveer 25% een noodplan en/of familiestatuut opgesteld. Dit maakt familiebedrijven bij calamiteiten (zoals discussies, opvolging, verkoop, overlijden, etc.) kwetsbaar. Het belangrijkste motief om een statuut op te stellen is het omschrijven van de familie, haar prioriteiten en het behouden van harmonie. Vorenstaande komt vaak aan de orde bij een bedrijfsopvolging, voorgenomen verkoop en/of als verschillende families en/of generaties elkaar tegenkomen binnen het bedrijf en/of de fase waarin het bedrijf zich gaat bevinden. Een opvolgingsproces zorgt regelmatig voor gedoe, stress of conflicten. Dit heeft dan automatisch invloed op de concurrentiekracht, het innovatievermogen, de winstgevendheid en natuurlijk ook de sfeer binnen het bedrijf. Naarmate binnen het familiebedrijf meerdere generaties met elkaar samenwerken neemt de complexiteit toe.

De toegevoegde waarde van een noodplan in combinatie met een familiestatuut is dat de processen binnen de familie en het bedrijf worden besproken en vastgelegd in een schriftelijke stuk.

Een Kompas voor zorgeloos ondernemen in Familiebedrijven

Wij adviseren wekelijks familiebedrijven bij herstructureringen, bedrijfsopvolgingen en/of situaties waarbij het bedrijf vastloopt in vraagstukken die niets te maken hebben met de dagelijkse bedrijfsvoering. In de kern gaat het vaak om spanningen tussen familiebelangen en zakelijke prioriteiten. Hier biedt het familiestatuut uitkomst: een waardevol document dat structuur en harmonie brengt in de complexe dynamiek van een familiebedrijf. In dit artikel leg ik uit wat een familiestatuut inhoudt en geef ik enkele tips om hiermee aan de slag te gaan.

Wat is een familiestatuut?

Een familiestatuut is een document waarin afspraken worden vastgelegd over de samenwerking tussen de familie en het bedrijf. Het is geen verplicht document, maar het kan juridisch bindend worden gemaakt als partijen dit willen. Het doel is om duidelijkheid te scheppen en conflicten te voorkomen. Typische onderwerpen die aan bod komen in een familiestatuut zijn:

• Historie en principes: de waarden en normen van de familie en het familiebedrijf worden helder en duidelijk omschreven en indien nodig worden deze afgestemd met het family office en /of de foundation van het familiebedrijf.
• Visie en waarden: Wat zijn de kernwaarden en de lange termijn doelen van het familiebedrijf
• Governance: Hoe worden beslissingen genomen? Wat is de rolverdeling tussen familieleden? Kunnen familieleden de leiding hebben binnen het bedrijf? Hoe wordt opvolging, opleiding, competenties, etc. beoordeeld?
• Aandelenbezit en opvolging: Wie mag aandelen bezitten, en hoe wordt de opvolging geregeld
• Conflictresolutie: Hoe lossen we meningsverschillen op zonder de familieband te schaden? Wie wordt geïnformeerd en op welke wijze? Hoe zorgen we voor het behouden van betrokkenheid van de familieleden? Is een familieraad noodzakelijk?

Het opstellen van een familiestatuut vraagt om maatwerk. Elk familiebedrijf is uniek, en een standaardoplossing is zelden geschikt.

Waarom is een familiestatuut belangrijk?

Familiebedrijven hebben veel voordelen: een sterke betrokkenheid, een lange termijn visie en een solide basis van vertrouwen. Maar deze voordelen kunnen ook een valkuil zijn als er geen duidelijke afspraken zijn. Zonder heldere richtlijnen kunnen emoties en persoonlijke belangen de overhand nemen, met alle gevolgen van dien.

Een goed opgesteld familiestatuut zorgt voor:

1. Continuïteit: Het waarborgt dat de onderneming generaties lang kan blijven floreren.

2. Transparantie: Familieleden weten waar ze aan toe zijn, wat frustraties en conflicten voorkomt.

3. Professionalisering: Het onderscheidt zakelijke belangen van persoonlijke relaties, wat de bedrijfsvoering ten goede komt.

Tips voor het opstellen van een familiestatuut

1. Betrek een externe adviseur: Een onafhankelijke partij kan als neutrale bemiddelaar optreden en helpt om emoties buiten de deur te houden.

2. Zorg voor draagvlak: Betrek alle relevante familieleden bij het proces. Een familiestatuut werkt alleen als iedereen het document onderschrijft.

3. Maak het praktisch: Vermijd juridische jargon en richt je op concrete afspraken die direct toepasbaar zijn.

4. Evalueer regelmatig: Een familiestatuut is geen statisch document. Plan periodieke evaluaties om te controleren of de afspraken nog voldoen aan de huidige situatie.

5. Leg het juridisch goed vast: Als bepaalde afspraken juridisch bindend moeten zijn, zorg er dan voor dat deze correct worden opgenomen in de statuten van het bedrijf of in aandeelhoudersovereenkomsten.

De formele kant van een juiste governance binnen een familiebedrijf

Naast de wettelijke bepalingen (boek 2 BW) komen er diverse juridische documenten voorbij die juist moeten worden opgesteld en ook op elkaar moeten aansluiten, de belangrijkste documenten zijn:

1. Statuten: De statuten, vastgelegd in een notariële akte, regelen de interne organisatie van een vennootschap en zijn openbaar. Ze bevatten essentiële informatie zoals de naam, zetel, doelen en aandelenstructuur. Aanpassingen hieraan vereisen een notariële akte. Voor familiebedrijven zijn specifieke bepalingen mogelijk, zoals blokkeringsregelingen en kwaliteitseisen voor aandeelhouders.
2. Aandeelhoudersovereenkomst: Dit document legt vertrouwelijke afspraken vast tussen aandeelhouders en de vennootschap. Onderwerpen zijn o.a. dividendbeleid, toetreding van nieuwe aandeelhouders en prijsbepalingen bij uittreding. De overeenkomst biedt flexibiliteit en is niet openbaar, maar vereist goede afstemming vanwege de uiteenlopende belangen.
3. Familiestatuut: Het familiestatuut schetst de uitgangspunten voor het beheer en de continuïteit van een familiebedrijf, inclusief opvolgingscriteria en communicatie. Het is geen juridisch bindend document, tenzij specifiek anders overeengekomen, en vereist maatwerk dat rekening houdt met familie- en bedrijfsbelangen.
4. Aandeelhoudersstructuur: Bij familiebedrijven wordt vaak onderscheid gemaakt tussen directe en indirecte aandeelhouders. Blokkeringsregelingen en andere beperkingen in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst voorkomen ongewenste toetreding van nieuwe aandeelhouders.
5. Verschillende aandelen en certificaten : (a) Stemrechtloze aandelen: Winstrechten zonder stemrecht, maar met vergaderrecht. (b)Certificaten van aandelen: Winstrechten gescheiden van zeggenschap, beheerd via een stichting administratiekantoor (STAK).
   Beide structuren waarborgen continuïteit, maar verschillen in complexiteit en fiscale gevolgen.
6. Dividendbeleid: Het dividendbeleid biedt vrijheid, maar kan conflicten veroorzaken tussen betrokken en niet-betrokken aandeelhouders. Documentatie in de statuten, aandeelhoudersovereenkomst of familiestatuut kan duidelijkheid bieden, maar vereist zorgvuldige formulering.
7. Bestuur en toezicht: (a) Bestuur: Familieleden kunnen bestuurder zijn, maar duidelijke afspraken over benoeming, schorsing en ontslag zijn cruciaal. (b)Toezicht: Een raad van commissarissen kan onafhankelijkheid en deskundigheid waarborgen. Alternatief is een informeel adviesorgaan, zonder juridische verantwoordelijkheden.

Tips voor Familiebedrijven

1. Maak duidelijke afspraken in statuten, aandeelhoudersovereenkomst en familiestatuut om conflicten te voorkomen.
2. Houd rekening met vertrouwelijkheid en pas de openbaarheidsvereisten van statuten en aandeelhoudersovereenkomst daarop aan.
3. Creëer een passende structuur voor aandelen om continuïteit en evenwicht tussen zeggenschap en winstrechten te waarborgen.
4. Documenteer het dividendbeleid zorgvuldig en anticipeer op uiteenlopende belangen en situaties (zoals wind tegen, investeringen in bedrijf noodzakelijk, calamiteiten, etc.).
5. Stel een evenwichtig toezichtorgaan samen dat interne kennis en externe onafhankelijkheid combineert.

Noodplan overlijden DGA of ondernemer

Wij zien in de praktijk regelmatig dat (familie)bedrijven geconfronteerd worden met een noodopvolging na het (onverwacht) overlijden van de ondernemer/ Directeur Groot Aandeelhouder (DGA). Wat moet er gebeuren als u als ondernemer / DGA ineens wegvalt? Wie neemt het stuur over? Wat moet er met uw bedrijf gebeuren?

Ongeveer 20% van alle ondernemers hebben nagedacht over de gevolgen van hun overlijden. Wij hebben – ook voor ons eigen kantoor – na een intensieve samenwerking met notarissen een noodplan ontwikkeld voor de DGA of ondernemer. Naast een juist testament, een berekening van de gevolgen bij overlijden wordt er een duidelijk noodplan opgesteld voor het bedrijf van de DGA / ondernemer.

• Wie gaat de directie voeren?
• Wat moet er met uw bedrijf gebeuren na uw overlijden?
• Moet het bedrijf binnen de familie behouden blijven of niet?
• Wat zijn de risico’s als de DGA wegvalt?
• Welke key werknemers zijn er binnen uw bedrijf? Etc.

Begeleiding bedrijfsopvolging en mogelijke overdracht

In overleg met u onderzoeken wij – op grond van een uitgebreide vragenlijst – hoe er moet worden gehandeld bij uw overlijden. Hierbij kijken we natuurlijk naar de gevolgen voor uw familie, uw bedrijf en overige stakeholders, maar met name ook naar uw wensen.

Noodplan ondernemer of DGA

Niemand staat er natuurlijk graag bij stil maar het kan zomaar gebeuren dat u (plotseling) ernstig ziek wordt of komt te overlijden. Wat moet er dan met uw bedrijf gebeuren zodat het ook kan doordraaien? Door ons uitgebreide noodplan wordt tot in detail vastgelegd hoe er moet worden gehandeld. Via een vragenlijst (ruim 100 vragen) brengen wij alle facetten en risico’s van uw overlijden in beeld. Dit gaat over

• uw persoonlijke wensen, maar ook over
• uw (levens) testament
• de mogelijke erfbelasting
• de juridische structuur
• betrokkenheid familie
• wie gaat de directie voeren

Dit noodplan zorg ervoor dat uw bedrijf – naar uw wensen – blijft doordraaien en dat de volmachten en formaliteiten volledig en juist zijn vastgelegd, dit alles in overleg met uw accountant en notaris. Bij calamiteiten (uw overlijden) zorgt dit plan ervoor dat iedereen weet wat uw wensen zijn en wat er van hen wordt verwacht.

Fiscale en juridische ondersteuning bij familiestatuut en noodplan

Wij hebben voor ons eigen kantoor eens uitgebreid stilgestaan bij mogelijke calamiteiten. Daarom hebben wij een uitgebreid noodplan ontwikkeld dat we nu ook aan klanten gaan aanbieden. In overleg met u worden afspraken gemaakt over eigendom, zeggenschap en leiding van binnen uw bedrijf, dit wordt op grond van noodplan keurig vastgelegd in het familiestatuut.

Ook is het van belang welke personen hierbij betrokken zijn en in de meeste gevallen wordt er ook tijdens uw leven al met deze personen gesproken. Als dit soort zaken niet volledig en juist worden geregeld kunnen er bij een overlijden (of echtscheiding) grote problemen ontstaan. Communicatie met de key personen binnen uw bedrijf en uw familie is van cruciaal belang. Helaas blijkt in de praktijk dat de meeste ondernemers dit (nog) niet hebben geregeld. Het taboe op dit onderwerp (overlijden/ echtscheiding) zorgt anders voor teveel problemen.

Omdat wij ruime ervaring hiermee hebben kunnen wij snel, zorgvuldig en tegen een vast tarief met u dit op papier zetten. Het is voor elke ondernemer van belang om tijdig te anticiperen op situaties als arbeidsongeschiktheid, echtscheiding, langdurig ziek of overlijden. De belangrijkste eerste stap is dat u de problemen ziet om hier vervolgens ook naar te handelen, dit in goed overleg met uw notaris, accountant en familie. Daarna geeft dit rust voor u en uw bedrijf. Neem gerust eens contact op met onze fiscaal juristen om eens te praten over dit noodplan

Het opstellen van een noodplan in combinatie met een familiestatuut is een intensief proces dat zowel juridische als persoonlijke aspecten omvat. Als fiscaal jurist help ik u graag om dit proces soepel te laten verlopen. Van het begeleiden van gesprekken tot het juridisch vastleggen van afspraken: samen zorgen we ervoor dat uw familiebedrijf klaar is voor de toekomst. Wilt u weten hoe een familiestatuut uw familiebedrijf kan versterken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.