Belastingdienst op bezoek

Tips voor de belastingcontrole

Als ondernemer krijgt u er vanzelf mee te maken: "de controle van de Belastingdienst". Als u de eerste schrik te boven bent, belt u veelal eerst met uw accountant en / of belastingadviseur. Daarna zal de rust terugkeren en begint het echte werk. Op basis van mijn praktijkervaring bij diverse boekenonderzoeken zal ik u hiervan een overzicht geven. In dit artikel vindt u ook diverse praktische tips en aandachtspunten

Voorbereiding

De controleur zal zijn onderzoek vooraf schriftelijk melden. De praktijk leert dat het belangrijk is dat u weet met welk doel een fiscale controle wordt ingesteld. In de meeste gevallen blijkt dat duidelijk uit de brief waarin het onderzoek wordt aangekondigd. Doorgaans betreft het een onderzoek naar de juistheid van de door u zelf ingediende aangiften, maar het kan ook een "derdenonderzoek" betreffen. Als het een controle betreft van uw eigen administratie, is het van belang voor welke belastingen en welke jaren het onderzoek wordt ingesteld. Vervolgens begint u met één van de meest tijdrovende klussen van het onderzoek, het verzamelen van informatie en deze overzichtelijk ordenen. Doet u dit zorgvuldig en goed, dit versnelt het onderzoek en voorkomt een hoop gezeur.

Voorgesprek en begin

Zorg dat uw accountant of belastingadviseur bij dit gesprek aanwezig is. Bij het vervolg van het onderzoek is dit niet zo van belang. Bij het slotgesprek kan hij of zij weer aan tafel plaatsnemen. De controleur begint meestal bij de aansluitingen tussen grootboek, kolommenbalans en jaarrekening. Hij is vooral geïnteresseerd in de zogenaamde correctieboekingen. Daarnaast controleert de beste man (naast een algemene cijferbeoordeling) de bruto marge, negatieve kassaldi, hoge kassaldi en vergelijkende branchegegevens. Naast de administratie van de ondernemer, renseignementen van financiële instellingen en contra-informatie van derden koppelt de Belastingdienst steeds meer aan andere administraties (veelal op basis van sofinummers). Soms bekruipt mij een “big brother”-gevoel, het lijkt soms dat de Belastingdienst wel erg veel voorinformatie heeft. Tevens maakt de Belastingdienst steeds vaker gebruik van de zogenaamde Auditfile (bestand van uw boekhoudprogramma met kerninformatie). Hierdoor heeft de controleur alle informatie digitaal beschikbaar en kan dus efficiënter werken. Let u er wel op dat u hiermee alle informatie verstrekt, dit hoeft niet altijd in uw voordeel te zijn.

Algemene tips tijdens onderzoek

Een goede voorbereiding is het halve werk. Neemt u onderstaande onderdelen door en overleg deze waar nodig met uw accountant.

1. Rommel: een administratie moet er netjes uitzien (geen koffievlekken, uitpuilende ordners, etc.). Leg alles op volgorde en keurig in mappen.
2. Zorg dat de BTW-aangiftes sluiten met de omzet in jaarrekening.
3. Laat de controleur niet door uw bedrijf zwerven of snuffelen in uw administratie, dit mag u hem verbieden.
4. De situatie ter plaatse is van belang, loop eens als een onafhankelijke door uw bedrijf en haal alle zaken die vragen kunnen oproepen voortijdig weg (voorbeeld bordje: tweedehands spullen te koop, ook verkoop aan particulieren, etc.).
5. Zorg voor een contactpersoon binnen uw bedrijf. Het overige personeel moet lekker aan het werk blijven en bij vragen - nog vragender - kijken.
6. Wees coöperatief en zorg voor een nette (verwarmde) ruimte met koffie of thee. Een klein tafeltje in een bedompte ruimte met een rottweiler naast de tafel werkt niet in uw voordeel.
7. Wij Nederlanders zijn een volkje dat graag onderhandelt. Dit werkt ook goed bij de Belastingdienst. Procederen over van alles en nog wat is veelal niet verstandig en een onaantrekkelijke, dure en tijdrovende optie.
8. Brutomarge: zorg ervoor dat deze constant zijn en overeenkomen met uw branchegenoten. Bij lagere marges moet u de reden paraat hebben.
9. Privé-uitgaven: deze kan de Belastingdienst controleren middels een vermogensvergelijking. Zorg ervoor dat u deze kunt verklaren.
10. Als u agenda's heeft, moet u deze ter inzage verstrekken.

Mogelijke correcties

Op basis van door mij afgeronde boekenonderzoeken heb ik een lijst gemaakt, waarin de meest voorkomende controle-onderdelen aan de orde worden gesteld. Deze zijn:

1. Bijtelling personenauto als u minder dan de 25% bijtelling heeft aangegeven. De Belastingdienst let ook op de BTW-correctie die met de bijtelling samenhangt.
2. Vaste onkostenvergoedingen behoren al sinds jaar en dag tot de vaste controleposten. Zorg voor een specificatie (onderbouwing) en voor een regelmatige controle van de omvang en samenstelling van deze vergoedingen.
3. Privé-uitgaven zakelijk boeken is niet toegestaan. De controleur zal hier kritisch naar kijken.
4. Maaltijdverstrekkingen aan personeel zijn fiscaal toegestaan mits een loonbelastingcorrectie wordt toegepast. Veelal is de BTW over deze maaltijden niet verrekenbaar.
5. Betalingen aan personen zonder inhouding van loonbelasting en premies worden altijd onderzocht. Als het een anoniem persoon betreft, kan een naheffing best oplopen.
6. Zakelijk rijden mag worden vergoed tegen € 0,28 per kilometer. Als de werknemer 40 of 60 keer per jaar naar dezelfde plek heeft gereden, is dit niet toegestaan, alsdan is het reiskostenforfait van toepassing.
7. Transfer pricing wil zeggen de prijs die u berekent voor leveringen of diensten binnen uw concern. Dergelijke prijzen moeten zakelijk zijn.

En toen

Als u in uw vooronderzoek ontdekt dat u fouten hebt gemaakt of ergens uit de bocht bent gevlogen, kunt u beter het initiatief aan uw zijde houden. Als door uw fouten te weinig belasting is geheven, kan een boete door zelfstandig melden lager uitkomen, rekent u maar op 25%. Indien u ruimere uitleg of checklisten wenst, dan kunt u mij mailen.