Onkostenvergoedingen en boekenonderzoek Belastingdienst

Als u aan uw werknemer vaste onkostenvergoedingen verstrekt, zorgt u er dan voor dat hiervan een onderbouwing (specificatie) voorhanden is. Tevens moet uw werknemer regelmatig (zeg 2 keer per jaar) controleren of de vergoeding nog juist is. Hij moet dit bewijzen met bonnen. Voor een overzicht van de kosten die u belastingvrij mag vergoeden, kijk hier voor een opstelling.

In dit artikel wordt ingegaan op de specificatie van de vaste onkostenvergoeding. Deze moet volgens het Gerechtshof (september 2019) en de Hoge Raad (augustus 2020) aanwezig zijn.

In het kort de onkostenvergoeding

• Ook onder de werkkostenregeling kunt u een (maandelijkse) belastingvrije onkostenvergoeding verstrekken aan uw werknemer. Hieraan zijn wel voorwaarden verboden, deze zijn:
• De werkgever moet deze vergoeding regelmatig (zeg eens per jaar gedurende 2 maanden) controleren middels bonnen (en betaalbewijzen)
• Stel een specificatie van de onkosten op en bezwaar deze bij de loonadministratie.
• Vergeet niet de onkostenvergoeding jaarlijks te verhogen (index)
• Maak indien gewenst een afspraak met de belastingdienst via uw fiscalist

Fiscale APK keuring? Een check op uw loonheffingen, WKR en onkostevergoedingen !

Inleiding vaste kostenvergoeding

Sinds de invoering van de Werkkostenregeling moet u anders omgaan met vaste kostenvergoedingen.

• Werknemers maken kosten om te kunnen werken.
• Werkgevers vergoeden deze kosten soms op declaratiebasis, waarbij de werknemer de bonnetjes mag inleveren en de werkgever de bonnen vergoedt.
• Naast de vergoeding op declaratiebasis kunnen werkgever en werknemer ook een vaste vergoeding afspreken.
• In de praktijk komen ook combinaties voor van declaraties met vaste onkostenvergoedingen.

Dit bleek nog eens bij een uitspraak van het Gerechtshof (Amsterdam, 11 juli 2007). Er moet per categorie een gespecificeerde uitsplitsing aanwezig zijn (naar aard en omvang). In dit geval kon het uitzendbureau de uitkering niet verhalen op de werknemers, gevolg brutering van de onbelaste vergoeding tegen een tarief van bijna 70%.

Advies: zorg voor een specificatie en een steekproef voor controle van de vergoeding. Tevens per kosten categorie specificeren.

Voordeel vaste onkostenvergoeding

Het voordeel van een vaste vergoeding is dat de werkgever niet alle bonnetjes hoeft te controleren en de werknemer niet alle bonnetjes hoeft te verzamelen.

Waar moet u bij een vaste kostenvergoeding op letten?

Het is belangrijk om een aantal dingen in de gaten te houden als u vaste kostenvergoedingen aan uw werknemer wilt betalen. De belangrijkste:

1. Reglement: maak een reglement over de declaraties, kosten en vergoedingen. Wat mag wel en wat niet?
2. Check: zorg ervoor dat u éénmaal per jaar (tenminste) controleert of de kostenvergoedingen nog juist zijn. Laat uw werknemers hiervoor bonnetjes bewaren zodat u de omvang, juistheid en samenstelling van de vaste kostenvergoeding kunt controleren. De vaste kostenvergoeding kan dus alleen worden toegepast als deze wordt gecontroleerd via onderliggende bonnetjes / declaraties.
3. Declareren: zorg ervoor dat kleine declaraties (die al in de vaste kostenvergoeding zijn opgenomen) niet in uw administratie voorkomen.
4. Specificatie: op grond van declaratiegedrag in het verleden (of een check) moet u een specificatie maken naar soort, omvang en samenstelling van de vaste kostenvergoeding.
5. Ziekte: bij langdurige ziekte de vergoeding stopzetten (zeg langer dan 4 - 6 weken).

Nadeel vaste onkostenvergoeding

De onkostenvergoeding moet juist worden opgezet en regelmatig worden gecontroleerd omdat de Belastingdienst anders achteraf kan stellen dat sprake is van loon.

Voorwaarden onkostenvergoeding

De onkostenvergoeding moet worden onderbouwd. Dit wil zeggen dat er een lijst moet zijn van welke kosten worden vergoed en hoeveel de vergoeding hiervoor is. Daarnaast moet er regelmatig een steekproef worden gehouden onder de werknemers. De kosten moeten:

1. worden gemaakt in verband met het verwerven van loon; 
2. dienen als reële kostenvergoeding voor gemaakte kosten.

Kostenvergoedingen moeten worden gespecificeerd en tevens gecontroleerd (steekproef). In de onderhavige procedure van het Gerechtshof wordt in rechtsoverweging 4.4 en 4.7 hiertoe het volgende gesteld:

• RO 4.4.: Voor de toepassing van de hiervoor vermelde bepalingen dienen de vaste kostenvergoedingen per kostencategorie vooraf of uiterlijk op het moment van betaling ervan naar aard en veronderstelde omvang te zijn gespecificeerd (vgl. HR 7 maart 2008, nr. 41623, ECLI:NL:HR:2008:BB7763). Indien belanghebbende de kostenvergoedingen niet vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan heeft gespecificeerd, dienen de vaste kostenvergoedingen geheel tot het loon te worden gerekend (vgl. HR 23 januari 2009, nr. 2007/13576, ECLI:NL:HR:2009:BH0612).
• RO 4.7: Met hetgeen belanghebbende in eerste aanleg en in hoger beroep heeft overgelegd, heeft zij, naar het oordeel van het Hof, evenmin aannemelijk gemaakt dat dergelijke kosten door de DGA zijn gemaakt. De overgelegde telefoonrekeningen betreffen slechts een aantal maanden in 2011, terwijl voorts daaruit niet blijkt of, en zo ja in hoeverre, deze kosten kunnen worden toegerekend aan zakelijke gesprekken. De overgelegde verklaringen zijn op zichzelf beschouwd onvoldoende om aannemelijk te maken dat ook daadwerkelijk tot de gestelde bedragen representatiekosten, wat daar verder ook van zij, zijn gemaakt. Ook overigens is niets overgelegd wat tot een andere conclusie zou kunnen leiden.

Onderbouwing kostenvergoeding niet achteraf

Een kostenvergoeding moet worden onderbouwd (zie onder). Dit kan het beste gebeuren bij het toekennen van de vergoeding op basis van ervaringen van de werkgever en werknemer. Een uitspraak van de rechter (zie bron) heeft aangetoond dat de onderbouwing ook achteraf mag worden opgesteld, zelfs nog in de bezwaarfase. Er ligt echter sinds 2009 ook een uitspraak in cassatie van de Hoge Raad (23 januari 2009), deze is helder, de specificatie moet voor de uitbetaling worden opgesteld anders is de vergoeding belast.

Welke kosten vergoeden?

Bij auto van de zaak
parkeergelden;
brug-, tol- en veergelden;
kosten van autowassen;
routebeschrijvingen, stratenboeken en dergelijke;
lidmaatschap van de ANWB;
autokosten tijdens vakanties en weekeinden.
Niet: stallingskosten van de garage als die in of bij de woning van de werknemer is gelegen.

Overige kosten
zakenlunches en -diners;
koffie, thee en andere consumpties onderweg;
lunchkosten onderweg;
zakelijke telefoongesprekken;
portokosten die de werknemer thuis maakt in verband met de dienstbetrekking;
kosten van vakliteratuur;
kosten van kantoorbenodigdheden;
ontvangsten van relaties en collega's thuis;
bezoeken van relaties en collega's thuis;
bezoeken van recepties en dergelijke bijeenkomsten;
het aanbieden van drankjes, versnaperingen en dergelijke aan relaties buiten kantoor;
het bijwonen van evenementen georganiseerd door relaties;
relatiegeschenken;
cadeaus en dergelijke aan collega's bij jubileum, huwelijk, geboorte, etc. (wordt niet altijd geaccepteerd door de Belastingdienst).

Onderbouwing vaste kostenvergoeding (voorbeeld)

Parkeergelden, € 25.
Autowassen, € 10.
Routebeschrijvingen, stratenboeken, ruitenwisservloeistof, € 10.
Koffie, thee en andere consumpties onderweg, € 10.
Lunches onderweg, € 25.
Cadeaus aan relaties (cliënten en opdrachtgevers), € 10.
Kosten van ontvangsten thuis, € 10.
Vakliteratuur, € 10. 
   
Totaal per maand, € 110

Handtekening werkgever                      handtekening werknemer


Vastgesteld per ...............


Steekproef: per 6 maand specificeren middels bonnen (onderbouwing).

Noot fiscaal jurist inzake kostenvergoeding

Er wordt steeds meer gecontroleerd op onkostenvergoeding, dit is eenvoudig en simpel door de Belastingdienst te onderzoeken. Vaak ontbreekt een specificatie en / of een steekproef. Gevolg is dan een naheffing en boete. Laat u adviseren door een deskundige als u met de Belastingdienst in aanvaring komt.

Bron onkostenvergoeding en specificatie

• Hoge Raad 23 januari 2009
• Gerechtshof Den Haag d.d. 16 januari 2019 (ECLI:NL:GHDHA:2019:92)
• Gerechtshof Arnhem Leeuwarden d..d. 10 september 2019 ECLI:NK:GHARL:2019:7343
• Hoge Raad d.d. 28 augustus 2020 ECLI:NL:HR:2020:1328